Problemas comuns da Wably: configuração e soluções¶
Esta página reúne os problemas comuns que um profissional encontra quando configura a Wably pela primeira vez e nas primeiras semanas de utilização. As perguntas seguem a ordem da configuração: ativação, WhatsApp, calendário, horários e durações, locais, marcações inseridas à mão, contactos, lembretes. Cada resposta dá a solução em resumo e o link para o guia completo.
As quatro verificações que resolvem a maior parte dos problemas comuns¶
Antes de procurar o seu caso, verifique estes quatro pontos no painel:
- Interruptor geral ligado, na faixa verde no topo do Home.
- WhatsApp Business e Google Calendar em Connected, no cartão Integrations do Home.
- Horários de trabalho guardados, com pelo menos um dia aberto: ver Horários de trabalho.
- Teste gratuito ou subscrição ativos: com o teste terminado, o assistente para. Ver o teste gratuito.
Ativação e primeiro acesso¶
Não consigo entrar no painel da Wably¶
Use o link de recuperação da palavra-passe no ecrã de acesso. O email de acesso é aquele com que se registou: no Perfil é só de leitura. Se o problema continuar, escreva-nos. Guia: acesso e primeira entrada.
Concluí a ativação guiada mas o assistente não responde¶
A ativação guiada prepara tudo, mas o assistente é você que o liga. Vá ao Home e ligue o interruptor geral na faixa verde em cima. Se a barra da ativação guiada não estiver nos 100%, abra o passo que não está assinalado e conclua-o. Guia: ativação guiada.
Por que ordem convém configurar a Wably?¶
Siga a ordem da ativação guiada: Perfil, Horários de trabalho, Info & serviços, Google Calendar, Google Contacts, WhatsApp. Assim, quando o assistente começa a responder, já conhece horários, serviços e preços. Importe os contactos Google antes de o ligar: familiares e amigos entram nos contactos desativados, ou seja, com o interruptor desligado, e não recebem respostas automáticas.
O teste gratuito terminou e o assistente já não responde¶
No fim dos 30 dias de teste, se não ativou um plano, o assistente para. Acontece o mesmo se o pagamento da subscrição falhar. Ative ou atualize o plano a partir do Perfil, botão Manage. Guias: o teste gratuito e gestão da subscrição.
Ligar o WhatsApp Business¶
Tenho de mudar de número ou avisar os clientes?¶
Não. A Wably trabalha no número WhatsApp Business que já usa. Você continua a escrever a partir do telemóvel como sempre, o assistente responde em paralelo no mesmo número e as conversas ficam onde estão. Os clientes não têm de fazer nada. Saiba mais: WhatsApp Business sem mudar o seu número.
Uso o WhatsApp normal e não o WhatsApp Business: posso ligá-lo?¶
A Wably liga-se à app WhatsApp Business. Se no número do consultório usa o WhatsApp normal, instale primeiro a app WhatsApp Business no mesmo número: a app propõe-lhe levar consigo as conversas existentes. A Meta pode exigir que o número esteja em uso no WhatsApp Business há alguns dias antes da ligação. Depois ligue o número a partir do ecrã Integrações.
A ligação do WhatsApp não é concluída¶
Verifique três coisas. A app WhatsApp Business tem de estar atualizada para a última versão. O telemóvel com o número do consultório tem de estar à mão, porque o processo pede para o confirmar. O número não pode estar já ligado a outra plataforma que use as API oficiais do WhatsApp: nesse caso tem de ser desligado primeiro. Se o erro continuar, escreva-nos com uma captura de ecrã. Guia: ligar o WhatsApp Business.
O WhatsApp estava ligado e agora aparece desligado¶
A Meta desliga o número se a app WhatsApp Business ficar fechada no telemóvel durante cerca de 14 dias, ou se a app for desinstalada. Abra a app pelo menos uma vez por semana, para ficar longe do limite, e não a desinstale. Se no cartão Integrations o WhatsApp já não aparecer como Connected, volte a ligar o número a partir do ecrã Integrações.
O assistente não responde ou responde a quem não deve¶
O assistente não responde a ninguém¶
Verifique por esta ordem: interruptor geral do Home ligado; WhatsApp em Connected no cartão Integrations; teste ou subscrição ativos. Se recebeu um email sobre o limite de segurança diário, o assistente está em pausa até à meia-noite e depois volta a arrancar sozinho, ou arranca logo se subir o limite a partir do Home. Guia: limite de segurança diário.
O assistente não responde a um cliente em concreto¶
Abra Contactos e procure o cliente: se estiver desativado, o assistente fica em silêncio. Os contactos importados do Google chegam sempre desativados. Um cliente também aparece desativado durante algum tempo quando lhe escreveu (6 horas) ou quando aceitou a pausa que o assistente lhe propõe para lhe escrever a si (até 10 minutos depois da última mensagem dele): depois volta a ficar ativado sozinho. Se estiver ativado, a conversa pode ter sido parada pelas proteções automáticas, que intervêm quando chegam demasiadas mensagens em poucos minutos ou quando do outro lado responde um sistema automático. Nesse caso volta a arrancar sozinha.
O assistente respondeu a um familiar ou a um amigo¶
O assistente responde a quem lhe escreve e não está em Contactos, como a um novo cliente: é isso que lhe traz novas marcações. Para excluir as pessoas da família, importe os contactos Google com Sync: os contactos importados entram desativados e continuam desativados até ser você a ativá-los. Ative só os clientes. Use AI for all só se o número for dedicado ao trabalho. Guia: porque é que os contactos começam desativados.
O assistente responde com alguns segundos de atraso¶
É de propósito. Muitos clientes escrevem duas ou três mensagens seguidas: o assistente espera alguns segundos, lê-as todas e responde uma só vez, em vez de responder a meio de uma frase.
O assistente deixa de responder depois de eu intervir na conversa com um cliente¶
Escreveu a esse cliente nas últimas 6 horas, ou enviou-lhe /bot off? Então o assistente está em pausa só com esse cliente. Para o voltar a ligar de imediato, escreva /bot on na conversa dele (consulte Responder manualmente aos clientes).
Google Calendar e disponibilidade¶
As marcações feitas pelo assistente não aparecem no calendário¶
Verifique que o Google Calendar está em Connected no cartão Integrations. Depois verifique que está a ver o calendário certo: se a sua conta Google tem vários calendários, a Wably só escreve no que foi escolhido no seletor Calendar do ecrã Integrações. Guia: escolher o calendário das marcações.
O assistente propõe um horário em que já tenho um compromisso¶
As causas são duas. O compromisso está noutro calendário: a Wably só lê o calendário escolhido para as marcações. Ou o evento está assinalado no Google Calendar como disponível em vez de ocupado: os eventos disponíveis não bloqueiam o horário. Passe o compromisso para o calendário das marcações ou assinale-o como ocupado.
Num dia o assistente não propõe nenhum horário¶
Verifique por esta ordem. O dia está fechado nos Horários de trabalho. No calendário das marcações há um evento de "dia inteiro": bloqueia o dia todo, mesmo que seja só um lembrete pessoal como um aniversário. A agenda desse dia já está cheia. Para o próprio dia, o assistente não propõe horários que comecem dentro de uma hora a partir de agora.
Como bloqueio férias, feriados ou uma tarde livre?¶
Crie um evento no calendário das marcações. Um evento de "dia inteiro" bloqueia o dia todo, um evento com horário bloqueia só essa faixa. Na Wably não há nada a configurar: o assistente lê a sua agenda e não propõe esses horários. Saiba mais: sincronização com o Google Calendar.
Mudei ou apaguei uma marcação diretamente no Google Calendar¶
Está tudo bem. A Wably verifica o calendário a cada 30 minutos e alinha-se: o lembrete segue o novo horário, e uma marcação apagada não recebe lembrete. As alterações feitas por si na agenda não geram o aviso de cancelamentos, que diz respeito só às alterações feitas pelos clientes no WhatsApp.
Horários, durações e grelha das marcações¶
Os horários propostos não caem à hora certa¶
Os horários partem da abertura do dia e avançam com um passo igual a duração mais buffer. Com 60 minutos de duração e 10 de buffer o passo é de 70: 14:00, 15:10, 16:20. Para ter horas redondas, faça com que duração mais buffer dê 60 minutos (50+10, 45+15, 55+5) ou 30 minutos (25+5, 20+10). Guia com exemplos: Horários de trabalho.
Tenho duas durações: como as mantenho as duas numa grelha ordenada?¶
O buffer é um só e vale para todas as durações, e cada duração avança com o seu passo. Escolha durações que, com o mesmo buffer, deem 60 ou 30 minutos. Exemplo com buffer de 10 minutos: primeira consulta de 50 (passo de 60) e consulta de seguimento de 20 (passo de 30). Com consulta de seguimento de 30 o passo passa a 40: 9:00, 9:40, 10:20. As duas durações estão incluídas no plano Standard, o Starter tem uma. Saiba mais: marcações com durações diferentes.
Depois de uma marcação curta o assistente propõe um horário fora da grelha¶
É de propósito. Com duas durações, o assistente propõe também o horário que parte do fim de uma marcação já na agenda mais o buffer. Se uma consulta de seguimento termina às 9:30 e o buffer é de 10 minutos, propõe também as 9:40. Assim o tempo deixado livre por uma marcação curta volta a poder ser marcado.
Como defino a pausa de almoço ou a pausa entre um cliente e o seguinte?¶
A pausa entre um cliente e o seguinte é o Buffer between appointments, no quadro verde no topo dos Horários de trabalho. A pausa de almoço (Lunch break) liga-se dia a dia, com a sua hora de início e de fim. Se trabalha de manhã e ao fim do dia com uma interrupção longa, use a pausa de almoço para cobrir a interrupção.
O cliente pede um tratamento que não está entre as durações¶
O assistente propõe as durações que configurou, com os nomes que escolheu. Os serviços escritos em Info & serviços são a tabela de preços, não criam durações marcáveis: as durações definem-se nos Horários de trabalho. Dê às durações os nomes que os seus clientes usam, por exemplo "Primeira consulta" e "Consulta de seguimento".
Os horários propostos estão desfasados uma ou mais horas¶
Verifique o Time zone no Perfil. O assistente calcula os horários no fuso horário do consultório, também para os clientes que escrevem a partir do estrangeiro.
Vários locais e morada dupla¶
Trabalho em dois consultórios: como digo ao assistente onde estou em cada dia?¶
Em Info & serviços, no campo Practice address, escreva uma linha por local começando pelos dias. Por exemplo:
Segunda e quarta: Rua Augusta 12, Lisboa
Terça e quinta: Rua Cândido dos Reis 4, Almada
O assistente mostra os horários livres divididos por dia com o local, e repete o local no pedido de confirmação e na mensagem final. Com um só local escreva só a morada. Se trabalha ao domicílio ou online, deixe o campo vazio. Saiba mais: marcações em vários locais.
O assistente indica o local errado ou dá a morada completa¶
Verifique o formato de cada linha: os dias escritos por extenso (Segunda, não Seg), depois os dois pontos, depois a morada, como no exemplo. Cada dia tem de aparecer numa só linha. Quando não consegue associar com certeza um local a um dia, o assistente dá a morada completa tal como a escreveu e deixa o cliente escolher. Nunca apresenta um local num dia que não indicou. Guia completo: marcações em vários locais.
Nos dois consultórios trabalho com horários diferentes¶
Não há problema: o local está ligado ao dia e os horários definem-se dia a dia nos Horários de trabalho. Se à segunda está num local das 9 às 13 e à terça no outro das 14 às 19, defina essas faixas nos dois dias.
Um dos dois consultórios fica fechado durante um período¶
Bloqueie esses dias no calendário das marcações com um evento de "dia inteiro". O assistente lê a agenda e não propõe horários nesses dias.
Marcações inseridas à mão na agenda¶
Posso inserir uma marcação à mão?¶
Sim, diretamente no Google Calendar, no calendário escolhido para as marcações. Não precisa de outra agenda: o horário fica logo ocupado para as marcações no WhatsApp e o cliente recebe o lembrete como todos os outros. Para um cliente que já está nos contactos basta o número nas notas; para um cliente novo são precisos número e nome. Guia: lembretes a partir da agenda.
O que escrevo no evento para o lembrete sair?¶
Três regras. Escreva o número de telefone do cliente nas notas do evento, em qualquer formato: sem indicativo internacional a Wably usa o país do consultório. Ponha o nome no título, com duas ou três palavras sem números, ou uma linha "Cliente: Nome Apelido" nas notas. Dê ao evento um horário, não "dia inteiro". Se o cliente já está nos contactos basta o número. Se é novo são precisos número e nome: só com o número a Wably não cria o contacto, para não encher os contactos de entradas sem nome, e o lembrete não sai. Exemplo: título "Inês Ferreira", notas "912 345 678, segunda sessão".
O lembrete de uma marcação escrita à mão não saiu¶
As causas mais frequentes: nas notas falta o número de telefone; o evento é de "dia inteiro"; o evento está num calendário diferente do das marcações; o cliente é novo e no evento falta um nome reconhecível, por exemplo porque o título é demasiado longo e nas notas não há a linha "Cliente:"; nos contactos há duas pessoas com o mesmo nome; inseriu a marcação depois da hora de envio da véspera. Os lembretes estão incluídos no plano Standard. Guia: o lembrete não saiu, porquê?.
O cliente pode alterar no WhatsApp uma marcação que eu escrevi?¶
Sim, se no evento estiver o número a partir do qual o cliente lhe escreve e, para um cliente novo, também o nome dele. A Wably associa a marcação a esse cliente cerca de meia hora depois de ser inserida, e depois o cliente pode alterá-la ou cancelá-la na conversa como se a tivesse marcado ele.
Uso o Calendly ou as marcações do Google Calendar¶
O nome do cliente é reconhecido sozinho, o telefone não. No formulário de marcação acrescente a pergunta sobre o telefone e torne-a obrigatória: sem número o lembrete não sai.
A Wably criou um contacto com um nome estranho¶
Acontece quando o nome é tirado do título do evento: a Wably guarda o contacto com uma nota que lhe pede para o verificar. Se guarda os contactos no Google Contacts, corrija o nome nos contactos do telemóvel e a correção chega à Wably sozinha. Para o evitar, escreva nas notas uma linha "Cliente: Nome Apelido".
Contactos e lista de contactos¶
Tenho de inserir à mão os meus clientes na Wably?¶
Não. Os contactos chegam de três formas: dos contactos Google, com o botão Sync em Contactos e todas as noites de forma automática; dos novos clientes que marcam no WhatsApp; das marcações escritas na agenda com número e nome do cliente. Saiba mais: gestão de contactos.
Porque é que os contactos importados estão todos desativados?¶
É uma proteção. Nos contactos Google há também familiares, amigos e fornecedores, e não quer que o assistente lhes responda. Ligue o interruptor só nos clientes, ou use AI for all se o número for dedicado ao trabalho. Os contactos que nascem de uma marcação feita no WhatsApp ou de uma marcação na agenda chegam, pelo contrário, já ativados.
Um cliente novo não aparece em Contactos¶
Um novo cliente entra em Contactos quando marca, não à primeira mensagem. Os contactos Google chegam com Sync ou com a atualização automática noturna. Se o procura, use o campo de pesquisa por nome ou telefone.
Quero que os novos clientes fiquem também nos contactos do telemóvel¶
No Home, ligue Save new contacts to Google Contacts. A Wably acrescenta aos seus contactos Google os novos clientes que marcam no WhatsApp. Só acrescenta: nunca altera nem apaga os contactos que já tem.
A Wably pode apagar ou alterar os meus contactos Google?¶
Não. A sincronização vai do Google Contacts para a Wably. O que ativa, desativa ou remove na Wably não toca nos seus contactos Google. A única escrita possível é acrescentar os novos clientes, e só se ligar o interruptor próprio. Guia: a sincronização é unidirecional.
Lembretes, avaliações e emails¶
Os lembretes não saem para nenhum cliente¶
Verifique quatro coisas. O plano: os lembretes estão incluídos no Standard. O interruptor Send reminders no Home. A hora de envio: o lembrete sai na véspera à hora escolhida, às 11:00 se não a alterar. O pagamento à Meta: os lembretes são mensagens pagas faturadas pela Meta, e a Meta bloqueia-os se na sua conta Meta Business faltar um método de pagamento válido.
O segundo lembrete do próprio dia não chega¶
O segundo lembrete começa desligado: ligue-o no Home e escolha quantas horas antes da marcação o enviar (2, 3 ou 4). Nunca sai antes das 7:00 e é saltado se faltar menos de uma hora para a marcação.
O pedido de avaliação não sai¶
Verifique que no campo Review link de Info & serviços está o link, e que no Home o interruptor Review request está ligado. O pedido sai uma só vez por cliente, depois da sua primeira marcação, entre as 8:00 e as 21:00. Com o canal Email só o recebem os clientes com um endereço de email. Está incluído no plano Standard. Saiba mais: pedido automático de avaliações.
Não recebo o resumo diário das 19:00¶
O resumo só chega se nas últimas 24 horas o assistente tratou marcações ou alterações: nos dias sem novidades não recebe nada. Verifique que o interruptor está ligado no cartão Alerts for you do Home e veja na pasta de spam.
Um cliente cancelou mas não recebi o aviso¶
O aviso de cancelamentos diz respeito só aos cancelamentos e às remarcações feitos pelos clientes no WhatsApp, dentro do limite que escolheu: 24, 48 ou 72 horas. Os cancelamentos mais distantes encontra-os no resumo diário. As alterações feitas por si na agenda não geram avisos. O aviso está incluído no plano Standard. Saiba mais: aviso de cancelamentos e horários livres.
O que o assistente responde aos clientes¶
O cliente enviou um áudio ou uma fotografia¶
Por agora o assistente só lê as mensagens escritas. Ao cliente responde que os áudios, fotografias e documentos vai vê-los você na conversa, e convida-o a escrever o seu pedido. Encontra-os na app WhatsApp Business como sempre. Guia: áudios, fotos e documentos dos clientes.
O assistente não sabe responder sobre preços e serviços¶
O assistente diz só o que escreveu em Info & serviços e não inventa: se falta uma informação, remete para si. Preencha Services and prices, General information e FAQ, depois prima Save: as novas informações valem logo. No plano Starter o assistente usa a Business description e a Practice address; serviços, preços, informações gerais e FAQ estão incluídos no Standard. Guia: Info & serviços.
O assistente trata por tu e eu prefiro um tratamento formal¶
No Home, cartão How the assistant behaves, escolha o Tone: Friendly usa um tratamento informal, Formal um tratamento formal. A escolha do tom está incluída no plano Standard.
O cliente escreve-me noutra língua¶
O assistente responde a cada cliente na língua em que ele escreve. O Language no Perfil é a língua principal do consultório e não limita as respostas. Saiba mais: assistente multilingue.
Um cliente quer alterar uma marcação feita a partir de outro número¶
Por segurança, o assistente só altera as marcações ligadas ao número de onde chega a mensagem. Se um pai ou uma mãe marcou para o filho a partir do próprio telefone, a alteração tem de ser pedida a partir desse mesmo número, ou faz você a alteração na agenda.
O cliente pede uma opinião sobre o seu caso¶
O assistente não dá avaliações clínicas ou especializadas: marca, responde sobre serviços, preços e informações do consultório, e para o resto remete para si.
Custos das mensagens WhatsApp¶
Quem paga as mensagens WhatsApp e como mantenho a despesa sob controlo?¶
As mensagens WhatsApp são faturadas pela Meta diretamente na conta WhatsApp Business da sua atividade, não pela Wably. O Daily safety limit no Home coloca o assistente em pausa acima do número de mensagens escolhido (200, 360, 800 ou 1500 por dia, 360 se não o alterar) e avisa-o por email. Para estimar a despesa use a calculadora em planos e preços.
Não resolveu?¶
Escreva-nos e respondemos por email. Para nos ajudar a resolver mais depressa, indique o que estava a fazer, o dia e a hora do problema e, se puder, anexe uma captura do ecrã. Nunca nos envie palavras-passe nem códigos de acesso.