Secretária virtual no WhatsApp: responde aos clientes, não só marca¶
Em resumo: uma secretária a sério não se limita a anotar as marcações. Sabe responder quando um cliente pergunta "quanto custa a primeira consulta?", "do que tratam?", "passam fatura?". A Wably faz exatamente isto, no WhatsApp, a qualquer hora do dia.
O que faz uma secretária virtual no WhatsApp¶
A maior parte das mensagens que chegam a um negócio não é um pedido de marcação: é uma pergunta. Quanto custa, onde ficam, se há estacionamento, se passam fatura, quanto dura uma sessão, se são precisos documentos.
São perguntas simples, a que responde sempre da mesma maneira, e que no entanto o interrompem enquanto trabalha. Uma secretária virtual absorve-as todas, e fá-lo com as suas palavras.
Instrui-a uma só vez a partir do ecrã info e serviços, e a partir daí responde para sempre.
O que sabe dizer aos seus clientes¶
Os seus serviços e os preços. "Primeira consulta 60 euros, sessão a partir de 45 euros": o cliente sabe logo o que esperar, mesmo às dez da noite. É também um filtro útil, porque quem não está de acordo com a sua tabela apercebe-se antes de ocupar um horário.
As perguntas frequentes. Fatura para a dedução, estacionamento, acordos: as respostas que dá vinte vezes por dia, dadas por ela. São as mesmas para todos, e é precisamente por isso que são as que menos sentido faz continuar a dar pessoalmente.
As informações práticas. Como chegar até si, métodos de pagamento, o que levar à primeira consulta, indicações para encontrar a entrada.
O que faz e em que é especializado. Assim o cliente percebe se é o sítio certo antes mesmo de marcar, e o senhor recebe menos marcações de pessoas que procuravam outra coisa.
A informação com que responde é o senhor que a escreve nas fichas do painel: veja personalização e controlo.
O que está incluído em cada plano
A descrição do negócio (do que trata) está disponível logo no plano Starter. Serviços e preços, FAQ e informações práticas estão incluídos no plano Standard.
Responde e marca na mesma conversa¶
É aqui que está a diferença que nenhuma das ferramentas alternativas cobre.
Um calendário online marca, mas não sabe nada do seu negócio: se o cliente tiver uma dúvida antes de escolher o horário, tem de a procurar noutro lado ou escrever-lhe na mesma. Um chatbot genérico talvez responda, mas não toca na sua agenda: recolhe o pedido e passa-o para si, que tem de intervir de qualquer forma.
A Wably faz as duas coisas na mesma conversa. O cliente pergunta, obtém a resposta e marca, sem esperas e sem mudar de canal.
O percurso é o natural de quem decide: primeiro percebo se me serve, depois marco. Parti-lo em duas ferramentas diferentes é a maneira mais eficaz de perder pelo caminho quem estava interessado.
Quando não sabe responder¶
Vale a pena dizê-lo com clareza, porque é a garantia que torna seguro delegar as respostas.
A secretária virtual só sabe dizer aquilo que lhe escreveu. Se uma pergunta sair do perímetro das informações que introduziu, não improvisa: diz que sobre esse ponto é melhor falar diretamente consigo. Não inventa preços, não promete serviços que não presta, não dá pareceres fora da sua função.
O perímetro é o senhor que o define, e pode alargá-lo a qualquer momento acrescentando uma linha à tabela ou uma pergunta às FAQ. Sempre que recebe uma pergunta que o assistente não soube tratar, descobriu uma linha que vale a pena acrescentar.
Não trata da parte clínica¶
Um ponto importante para as profissões de saúde e para os psicólogos: a secretária virtual trata de secretaria, não de conteúdo profissional.
Gere o nome, o telefone, a hora e o serviço marcado. Não recolhe sintomas, não arquiva diagnósticos, não guarda notas de sessão. O perímetro está propositadamente limitado ao que serve para gerir uma agenda e responder a perguntas de organização. O detalhe está na página segurança, privacidade e RGPD.
O que muda para si
Deixa de responder vinte vezes às mesmas perguntas. Os clientes chegam informados, os pedidos sem retorno diminuem e as marcações tornam-se mais qualificadas. É uma receção completa, não um simples calendário.