Resumo diário por e-mail: o que o assistente IA fez e o que o espera amanhã¶
Delegar a secretaria a um assistente IA só funciona com uma condição: que saiba sempre o que aconteceu. Não por amostragem, não a remexer na conversa, não a abrir o calendário às onze da noite com a dúvida de que alguma coisa tenha mudado.
O resumo diário da Wably é o e-mail que fecha o dia. Chega todas as tardes às 19, no fuso horário do seu consultório, e diz-lhe em trinta segundos tudo o que o assistente IA geriu no seu lugar enquanto estava em consulta.
O que contém o resumo diário¶
1. As alterações das últimas 24 horas¶
O primeiro quadro, o que salta à vista, reúne tudo o que mudou na sua agenda a pedido dos clientes:
- As marcações canceladas, com etiqueta vermelha.
- As marcações remarcadas, com a indicação do horário anterior e do novo.
- O destaque dos horários que ficaram livres para amanhã, para saber logo onde tem espaço.
É a parte que lhe dá o controlo: nenhuma alteração passa despercebida, mesmo que tenha chegado enquanto estava a trabalhar.
2. As novas marcações feitas pelo assistente IA¶
A contagem das marcações conseguidas nas últimas 24 horas, feitas de forma autónoma pelo assistente enquanto o senhor estava a trabalhar. É o número que, mês após mês, lhe diz quanto lhe está a render a subscrição.
3. A agenda de amanhã¶
A tabela com todas as marcações do dia seguinte: hora, nome do contacto, número de telefone e serviço marcado. Se amanhã não tiver marcações, o e-mail diz-lho com clareza.
Há também a indicação da janela do dia, ou seja, de que hora a que hora está ocupado, útil para perceber num relance se lhe convém acrescentar alguma coisa.
Recebe o e-mail só quando serve mesmo¶
Esta é a decisão de desenho que torna o resumo útil em vez de ruidoso.
A Wably não lhe manda o e-mail se o assistente IA não fez nada nas últimas 24 horas. Se não houve novas marcações nem alterações, ao fim da tarde não recebe nada, porque a agenda de amanhã já a conhece: está no seu calendário e não mudou.
O e-mail só parte quando há alguma coisa que merece a sua atenção. O resultado é que, quando o vê chegar, já sabe que vale a pena abri-lo. É o oposto das notificações que se deixam de ler ao fim de uma semana.
Porquê ao fim da tarde, às 19¶
Porque é a hora a que a maioria dos consultórios já acabou com os clientes e ainda não desligou a cabeça. Receber a agenda de amanhã a essa hora deixa-lhe a margem para:
- telefonar a quem cancelou e propor-lhe uma alternativa,
- preencher um buraco oferecendo o horário a quem estava à espera,
- preparar o material para uma primeira consulta,
- dar-se conta de que amanhã tem um dia mais leve do que o previsto e aproveitá-lo.
Se a mesma informação lhe chegasse na manhã seguinte às 8, boa parte das ações possíveis já estaria fora de tempo.
Como se ativa¶
O interruptor está no Início do painel, por baixo das automatizações. Um toque e o e-mail começa a chegar, um toque e deixa de chegar. Cada e-mail contém de qualquer forma, no fim, o lembrete de onde o desativar.
O e-mail chega ao endereço da sua conta e está escrito na língua configurada para o seu consultório, entre italiano, espanhol, inglês e francês.
O resumo diário está incluído no plano Standard. O detalhe está na página planos e preços.
Resumo diário e alerta de cancelamento: quando usá-los juntos¶
São duas ferramentas complementares e convém tê-las as duas ligadas:
- O alerta de cancelamento e horários livres é imediato e serve para agir: chega no momento em que a marcação cai, quando ainda a pode recuperar.
- O resumo diário é de síntese e serve para saber: chega ao fim da tarde e devolve-lhe o quadro completo, incluindo as coisas que não exigiam uma intervenção urgente.
Um faz o senhor reagir, o outro faz o senhor perceber. Juntos fazem com que nunca tenha de se perguntar o que anda o assistente a fazer.
Perguntas frequentes sobre o resumo diário¶
A que horas chega exatamente o e-mail?¶
Às 19, calculadas no fuso horário definido para o seu consultório. Se trabalha em Espanha com fuso espanhol, chega às 19 espanholas.
Porque é que ontem à tarde não recebi o resumo?¶
Porque nas 24 horas anteriores o assistente IA não registou nem novas marcações nem alterações. É o comportamento previsto: o e-mail só parte quando há alguma coisa nova para lhe dizer.
O resumo contém dados sensíveis dos pacientes?¶
Contém nome do contacto, número de telefone, hora e serviço marcado. Nenhuma informação clínica, nenhum diagnóstico, nenhuma nota de sessão. Encontra o detalhe do tratamento dos dados na página segurança, privacidade e RGPD.
Posso fazê-lo chegar a vários endereços de e-mail?¶
O resumo é enviado para o endereço da conta ativa do seu consultório.
Se desativar o resumo perco informação?¶
Não. Todas as marcações continuam no seu Google Calendar e os contactos na sua lista. O resumo é uma ferramenta de síntese, não um arquivo.