Marcações em vários locais: o assistente sabe onde trabalha cada dia¶
Quem divide a semana entre dois endereços conhece bem a chamada de recuperação: o cliente aparece no consultório no dia em que o senhor estava no ginásio, ou escreve na véspera para lhe confirmarem onde deve ir. Cada marcação passa a ser duas comunicações em vez de uma.
A Wably gere as marcações em vários locais como parte normal da conversa. Sabe em que dias trabalha em cada local e diz-lho ao cliente sempre que for preciso, sem que tenha de se lembrar.
Como funciona a gestão de marcações em vários locais¶
O assistente conhece a correspondência entre os seus locais e os dias da semana. Daí resultam três comportamentos automáticos, que cobrem todo o ciclo de vida da marcação:
- Quando propõe os horários livres, indica para cada dia onde o senhor está.
- Quando pede confirmação antes de marcar ou de remarcar, repete o local juntamente com a data e a hora.
- Quando a marcação fica feita, o local aparece na mensagem final que fica na conversa do cliente.
A informação chega três vezes, nos momentos em que serve mesmo, dentro de uma conversa de WhatsApp que o cliente pode reler quando quiser. Nenhum anexo, nenhum link para abrir, nenhum e-mail para procurar.
Os horários livres chegam já divididos por local¶
A lista dos horários disponíveis não é uma lista plana. O assistente organiza-a por dia e associa a cada um o local desse dia, com uma só linha por dia: legível no ecrã de um telefone, sem repetir o endereço ao lado de cada horário.
O cliente vê logo a diferença entre a terça e a quinta e escolhe em consequência. Quem vive perto de um local e longe do outro decide por si, sem lhe escrever a perguntar.
O local certo na confirmação e na mensagem final¶
Antes de fixar a marcação, o assistente manda sempre uma confirmação com dia, hora e local. O cliente responde que sim e só então a marcação é criada. O mesmo vale para as remarcações, e é o caso mais delicado: mudar uma sessão de um dia para outro pode significar mudar de endereço, e é exatamente aí que nascem os mal-entendidos.
O endereço nunca é reescrito
O assistente reproduz o local exatamente como o senhor o escreveu, sem o abreviar, traduzir ou completar com detalhes que não indicou. Se por qualquer motivo não conseguir associar com certeza um local a esse dia, não tenta adivinhar: reproduz o endereço completo tal como está e deixa o cliente decidir. E nunca apresenta um local como válido num dia que o senhor não indicou.
Onde se definem os locais¶
Os locais escrevem-se uma só vez a partir do painel, no ecrã das informações e dos serviços, indicando para cada um os dias em que lá trabalha. A partir desse momento o assistente aplica-os a todas as conversas, e se mudar de consultório, acrescentar uma colaboração ou mudar um dia basta atualizar o texto: a nova configuração vale de imediato, sem qualquer intervenção técnica. O detalhe do ecrã está em Info & serviços.
Se tiver um só local nada muda e não tem de desativar nada: o assistente não repete o endereço nas listas de horários, comunica-o apenas a quem o pergunta. O local entra em cada mensagem só quando serve mesmo para distinguir um dia do outro.
Os horários de funcionamento, a duração das sessões e as pausas continuam a ser os da sua semana tipo, explicados em gestão de marcações no WhatsApp. Para um fecho extraordinário num dos dois locais, bloqueia esses dias no seu calendário: o assistente lê a sua agenda real, como descrito na sincronização com o Google Calendar, e não propõe horários num período ocupado.
Para quem muda de consultório durante a semana¶
É a situação normal de boa parte dos profissionais que trabalham por marcação:
- o fisioterapeuta que está no consultório três dias e no ginásio ou no centro desportivo nos outros
- o osteopata que divide a semana entre o seu próprio consultório e o de um colega
- o nutricionista ou o psicólogo que aluga uma sala em duas policlínicas diferentes
- o personal trainer que alterna a sala e as sessões ao ar livre
Em todos estes casos a pergunta "mas hoje estás onde?" desaparece da conversa, porque a resposta já está dentro de cada mensagem que o cliente recebeu.
O que muda para si
Nenhum cliente que apareça no lugar errado, nenhuma mensagem de confirmação do endereço para enviar à mão, nenhuma sessão perdida por um equívoco sobre onde estava nesse dia. O local passa a ser um detalhe que se gere sozinho.