Marcações com durações diferentes: primeira consulta e seguimento¶

Em resumo: quase nenhum consultório trabalha com um único tipo de marcação. A primeira consulta precisa de mais tempo, o seguimento precisa de menos, e uma agenda que as trata da mesma forma ou lhe faz perder minutos ou o faz andar atrasado. A Wably gere marcações com durações diferentes: define duas durações, cada uma com o nome que usa, e o assistente propõe a cada cliente os horários certos para aquilo de que precisa.

O que custa uma agenda com uma só duração¶

Quem atende por marcação conhece bem o dilema. Se acertar tudo pela duração mais longa, cada seguimento de meia hora ocupa uma hora inteira e o dia enche-se a meio. Se acertar tudo pela mais curta, a primeira consulta passa do tempo e, a partir daí, chega atrasado a todas as marcações seguintes.

Com duas durações o dilema desaparece. Cada marcação ocupa exatamente o tempo de que precisa, a agenda compacta-se e os horários propostos nunca se sobrepõem entre si, seja qual for a mistura de marcações longas e curtas que se forme no dia.

Como funcionam as marcações com durações diferentes¶

As durações definem-se uma só vez a partir do painel, no ecrã Horários de trabalho. Cada duração tem duas coisas: um nome, escolhido por si, e os minutos. A pausa entre um cliente e o seguinte continua a ser uma definição única, válida para as duas durações.

A partir daí o assistente trabalha assim:

• Se o cliente já disse do que precisa, não pergunta nada. "Queria uma primeira consulta na quinta-feira" é informação suficiente: o assistente passa diretamente aos horários livres para essa duração.
• Se não for claro, pergunta uma única vez que tipo de marcação é necessário, enumerando as opções com a respetiva duração. Uma pergunta, não um questionário.
• Se o cliente pedir algo que não está na lista, o assistente não recusa nem deixa a conversa a meio: propõe as opções disponíveis e segue a partir daí.

O tipo escolhido não fica dentro da conversa. Aparece no evento do seu Google Calendar e no resumo diário por e-mail, por isso quando olha para o dia já sabe o que o espera a cada hora.

Os nomes das durações são escolhidos por si¶

É o que distingue a Wably de uma agenda online com serviços fixos, e merece duas linhas só para si.

O nome de cada duração é texto livre. Escreva Primeira consulta, Tratamento completo, Avaliação inicial, Primeira sessão, Consulta de seguimento: aquilo que diz mesmo aos seus clientes quando fala com eles. No WhatsApp o assistente usa exatamente essas palavras, sem as traduzir para uma etiqueta genérica do software e sem as encaixar numa categoria predefinida.

A diferença nota-se. Um cliente que lê "Prefere uma primeira consulta ou uma consulta de seguimento?" está a ler a linguagem do seu profissional. Um cliente que lê "Selecione o serviço: Tipo A / Tipo B" está a falar com um programa, e vê-se. É o mesmo princípio que sustenta todo o assistente IA conversacional: adaptar-se à forma como o consultório fala, e não ao contrário.

O espaço que fica livre depois de uma marcação curta¶

Esta é a parte que dá dinheiro, não apenas organização.

Normalmente os horários partem da hora de abertura e avançam com um passo fixo, duração mais pausa. Com duas durações configuradas o assistente faz mais uma coisa: recalcula os horários também a partir do fim de cada marcação que já está na agenda, somando a pausa.

Um exemplo concreto, com turno das 09:00 às 13:00, primeira consulta de 50 minutos, consulta de seguimento de 30 e pausa de 10 minutos. Já tem uma consulta de seguimento das 09:00 às 09:30. A primeira consulta seguinte que o assistente propõe é às 09:40, e não às 10:00: vinte minutos de consultório que uma grelha rígida teria deixado vazios e que aqui se transformam numa marcação.

Numa semana cheia de marcações curtas e longas misturadas, são várias horas recuperadas sem trabalhar um minuto a mais. O mecanismo de cálculo está explicado com todos os exemplos na documentação dos Horários de trabalho.

Se o cliente adiar, a duração mantém-se¶

Um adiamento já é um incómodo: não deve tornar-se também uma nova entrevista.

Quando um cliente pede para mudar a marcação, o assistente já sabe que tipo tinha reservado e mantém a duração original. Não volta a perguntar o tipo, não recomeça do zero e não corre o risco de pôr uma primeira consulta no espaço de um seguimento. Propõe alternativas com a duração correta e atualiza o calendário. O ciclo completo de marcação, adiamento e cancelamento está descrito em gestão de marcações no WhatsApp.

Quem precisa de duas durações¶

Quase todos os profissionais que atendem por marcação, de formas diferentes:

• o fisioterapeuta e o osteopata, entre a primeira avaliação e a sessão de tratamento
• o psicólogo, entre a primeira consulta e a sessão
• o nutricionista, entre a primeira consulta e o controlo
• o terapeuta da fala, entre a avaliação e a sessão de terapia
• o esteticista e o centro de massagens, entre um tratamento longo e um curto
• o personal trainer, entre a avaliação inicial e o treino

As restantes categorias estão todas em soluções por profissão.

Duas durações com o Standard, uma com o Starter¶

Com o plano Standard configura até duas durações diferentes. Com o plano Starter a duração é uma só, igual para todas as marcações: continua a ser configurável nos minutos que quiser, juntamente com a pausa entre um cliente e o seguinte.

As durações não são a tabela de preços. Quanto custa um tratamento escreve-se no ecrã Info e serviços, que é também onde o assistente vai buscar as respostas sobre preços e serviços. Quanto dura uma marcação define-se nos Horários de trabalho. Dois ecrãs, dois objetivos: o preço não muda consoante a duração escolhida.

A comparação completa entre os dois planos está na página planos e preços.

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