Lembretes de marcação automáticos no WhatsApp: menos faltas, agenda protegida¶
Em resumo: cada cliente que não comparece é um horário pago a zero. A sua secretária evita-o: recorda a marcação ao cliente no WhatsApp na véspera, à hora que escolher, e se quiser também no próprio dia, poucas horas antes. O cliente pode confirmar ou pedir para remarcar com um toque.
Porque um lembrete no WhatsApp funciona¶
O problema das faltas raramente é falta de educação. Na grande maioria dos casos é um esquecimento: a marcação foi feita duas semanas antes, não foi parar ao calendário do cliente e entretanto a semana encheu-se.
Um lembrete resolve o esquecimento, mas só se chegar onde a pessoa olha mesmo. Um email vai parar às promoções, um SMS é ignorado, um telefonema exige o seu tempo e muitas vezes não encontra ninguém.
O WhatsApp é o canal que as pessoas abrem de qualquer forma, várias vezes por dia. É aí que um lembrete é lido.
Dois tipos de lembrete, à sua escolha¶
A partir do Home decide como deve funcionar o lembrete da véspera.
Aviso. Uma mensagem que recorda a marcação ao cliente, com data, hora e serviço. Simples e discreta, não pede nada em troca. É a escolha certa quando não quer colocar o cliente na posição de ter de responder.
Confirmação. Uma mensagem com dois botões, Confirmar e Remarcar: o cliente responde com um toque, sem escrever nada. Se confirmar, sabe que vai estar lá. Se tocar em Remarcar, o assistente assume a conversa e propõe-lhe as alternativas disponíveis, libertando o horário a tempo.
Define o modo que prefere e pode mudá-lo quando quiser.
Vale também para as marcações que insere à mão¶
O lembrete não é só para as reservas feitas no WhatsApp. Sai também para as marcações que escreve à mão na agenda ou que chegam da sua página de marcações online, com uma condição: nas notas do evento tem de estar o número de telefone do cliente.
É a forma como entram também no fluxo automático as marcações combinadas ao telefone ou pessoalmente no fim da sessão. Veja o que escrever no evento para o lembrete sair.
Sem surpresas, nunca¶
Mesmo no modo confirmação, a Wably não cancela nada por silêncio: o cliente que não toca no botão mas comparece nunca é perdido pelo sistema. Uma escolha pensada para os contextos de cuidado.
É uma diferença substancial face aos sistemas de marcação que libertam automaticamente o horário na ausência de confirmação. Essa lógica funciona para um restaurante, não para uma clínica onde a pessoa que não responde às mensagens é muitas vezes precisamente a que mais precisa de ser acompanhada.
O silêncio não é interpretado. A marcação fica onde está.
Quando parte o lembrete da véspera¶
O primeiro lembrete parte na véspera da marcação, à hora que escolher entre as 9:00, as 11:00 e as 17:00. Se não mudar nada, a Wably usa as 11:00.
As 11:00 continuam a ser a escolha recomendada: suficientemente cedo para o cliente ter tempo de se reorganizar se algo não correr bem, e suficientemente tarde para a mensagem não se perder entre as da noite. Sobretudo, deixam-lhe o dia inteiro para preencher o horário se alguém desmarcar.
O segundo lembrete, no próprio dia¶
Pode ligar um segundo lembrete que parte no dia da marcação, 2, 3 ou 4 horas antes, à sua escolha, com 3 horas como valor de partida. É opcional: enquanto não o ligar, funciona apenas o da véspera.
É sempre um simples aviso, sem botões de confirmação. A poucas horas da marcação serve para fazer lembrar, não para reabrir a negociação sobre o horário.
Duas regras mantêm-no discreto. Nunca parte antes das 7:00: para as marcações logo de manhã cedo a mensagem sai às 7:00 e não a meio da noite. E se faltar menos de uma hora para a marcação, é ignorado.
Quem marca no próprio dia também recebe o lembrete¶
É a diferença mais concreta face a antes. Com o segundo lembrete ligado, o cliente que marca de manhã para a tarde recebe-o à mesma. Antes, quem marcava depois da hora de envio da véspera não recebia nada.
À noite recebe depois o resumo diário por e-mail, com as alterações do dia e a agenda do dia seguinte de relance.
O que muda para si
Um horário libertado a tempo é um horário que ainda pode preencher: os lembretes recuperam boa parte das marcações perdidas e protegem a sua faturação.
Se o cliente cancelar à mesma¶
Um lembrete evita o esquecimento, mas nem todos os cancelamentos são esquecimentos: às vezes acontece simplesmente alguma coisa.
Nesse caso recebe um aviso imediato por email, com o horário que ficou livre e um botão para contactar no WhatsApp quem o poderia ocupar. O funcionamento em detalhe, juntamente com a escolha da janela horária, está na página alerta de cancelamento e horários livres.
Disponibilidade¶
Ambos os lembretes automáticos estão incluídos a partir do plano Standard.
As mensagens de lembrete viajam como modelos do WhatsApp Business: o seu custo é definido pela Meta e cobrado diretamente na sua conta Meta, sem intermediários e sem margens da nossa parte.