Sincronização com o Google Calendar: a sua agenda continua a ser a única fonte de verdade¶
Em resumo: a sua secretária trabalha na sua agenda, não num calendário à parte. A Wably escreve as marcações diretamente no seu Google Calendar e mantém-no sempre alinhado com a realidade, nos dois sentidos.
Porque não existe uma agenda da Wably¶
É a diferença que mais conta e vale a pena explicá-la já.
Muitos softwares de marcações mantêm uma agenda interna e depois exportam-na para o seu calendário. Parece a mesma coisa, mas não é: assim que algo muda de um lado, as duas agendas começam a divergir, e a partir daí tem de verificar as duas.
A Wably não tem agenda própria. Lê e escreve diretamente no seu Google Calendar, que continua a ser a única fonte de verdade. Não há duas cópias para manter alinhadas, porque a cópia é uma só.
Sempre atualizada, nos dois sentidos¶
A sincronização é bidirecional.
Da Wably para o calendário. O assistente escreve as novas marcações, atualiza as remarcadas e remove as canceladas, no momento em que a conversa termina.
Do calendário para a Wably. Se for o senhor a criar, mover ou apagar um evento à mão, o assistente dá-se conta e tem-no em conta nas conversas seguintes.
Isto significa que a Wably está sempre ciente das suas alterações: se um cliente pedir informações sobre a sua marcação recebe os dados atualizados, e os horários propostos refletem sempre a sua disponibilidade real, não uma fotografia com horas de atraso.
Vale também para as marcações que insere à mão¶
Uma marcação que escreve à mão, ou que chega da sua página de marcações online, pode receber o lembrete automático como todas as outras: basta que nas notas do evento esteja o número de telefone do cliente.
É a forma como as marcações feitas ao telefone, ou pessoalmente no fim de uma sessão, entram na mesma no fluxo automático. Veja o que escrever no evento.
Se tiver mais do que um calendário¶
Muitos profissionais mantêm calendários separados, por exemplo um pessoal e um da clínica, ou um por local.
No momento da ligação escolhe que calendário a Wably deve usar. O assistente trabalha apenas nesse: os outros ficam fora do seu perímetro, não são lidos nem alterados. Pode mudar a escolha mais tarde na secção Integrações do painel.
O que a Wably vê do seu calendário¶
É uma pergunta legítima, sobretudo para quem trabalha na área da saúde, e merece uma resposta clara.
A Wably precisa de saber quando está ocupado, para não propor horários já preenchidos. Lê, por isso, os eventos do calendário que ligou: hora de início, hora de fim e os dados necessários para gerir a marcação.
O que o produto não faz é igualmente importante: não recolhe processos clínicos, não arquiva diagnósticos, não guarda notas de sessão. O perímetro dos dados tratados está propositadamente limitado ao que serve para gerir uma agenda. O detalhe completo está na página segurança, privacidade e RGPD.
Se um evento do seu calendário contiver informações que prefere manter de fora, a solução mais simples é ligar à Wably um calendário dedicado às marcações e manter o resto noutro.
Pode desligá-lo quando quiser¶
A ligação não é definitiva. Na secção Integrações do painel pode desligar o Google Calendar a qualquer momento: as marcações já existentes ficam no seu calendário, porque são suas e sempre lá estiveram.
Uma única agenda, sem dupla verificação¶
Continua a usar o calendário que já conhece, no telemóvel e no computador, com as mesmas notificações de sempre. Sem novas ferramentas para aprender, sem dois sítios para verificar.
É também o motivo pelo qual não existem marcações duplicadas: o assistente vê exatamente o que o senhor vê, incluindo a marcação que acabou de anotar à mão há trinta segundos. O funcionamento em detalhe está em gestão de marcações no WhatsApp.
Para o ligar, veja o guia Google Calendar.