Gestão de marcações no WhatsApp: a sua agenda gerida na perfeição¶
Em resumo: imagine uma secretária altamente qualificada, dedicada apenas ao seu negócio, que trata de cada marcação com precisão absoluta e nunca se engana. É o que a Wably faz: a gestão das consultas deixa de ser um problema seu. Sem marcações duplicadas, sem sobreposições, sem clientes no horário errado.
Como funciona a gestão de marcações no WhatsApp¶
Um calendário online qualquer mostra horários fixos que se desalinham da realidade assim que acrescenta algo à mão. A Wably faz algo diferente: consulta a sua agenda real a cada pedido, no momento em que o cliente está a escrever, e propõe apenas os horários realmente livres nesse instante.
Isto significa que uma marcação que acabou de anotar pessoalmente no telemóvel já é tida em conta na conversa que está a decorrer. Não existe uma janela de desalinhamento em que duas marcações se possam sobrepor.
As regras da sua agenda, respeitadas sempre¶
O assistente não propõe horários ao acaso dentro das suas faixas de abertura. Conhece as regras do seu negócio e aplica-as a cada proposta.
A duração certa para cada consulta. Trinta, quarenta e cinco, sessenta minutos: cada marcação ocupa exatamente o tempo que aquele serviço exige, não um bloco padrão igual para todos.
O seu respiro entre um cliente e o seguinte. O intervalo para arrumar, tomar notas, deixar a pessoa trocar. Nunca marcações coladas que lhe entopem o dia e o põem em atraso das onze em diante.
Os seus horários reais, mesmo repartidos. Manhã e tarde, por exemplo das 9 às 13 e das 15 às 19, com a pausa de almoço excluída das propostas. Não um ingénuo bloco único da abertura ao fecho.
Sem corridas de última hora. Nada de marcações "daqui a cinco minutos": o assistente deixa sempre a sua antecedência mínima, para que não apareça alguém à porta enquanto ainda está com o cliente anterior.
A hora certa para cada um. Um cliente que escreve do estrangeiro recebe a hora correta no seu fuso horário, sem mal-entendidos e sem se apresentar com uma hora de diferença.
Define-as uma só vez a partir do ecrã horários de trabalho, e a partir daí são aplicadas a cada conversa, para sempre.
Marcar, remarcar e cancelar: tudo na mesma conversa¶
Fazer a marcação é apenas o primeiro dos três momentos, e muitas vezes não é o que faz perder mais tempo.
Remarcações. O cliente escreve a dizer que lhe surgiu um compromisso e pede para antecipar ou adiar. O assistente propõe as alternativas disponíveis, confirma a nova data e atualiza o calendário, sem que tenha de procurar a marcação original e voltar a escrevê-la.
Cancelamentos. A marcação é anulada e o horário volta a ficar disponível de imediato para quem quer que esteja a escrever nesse momento. Se o cancelamento chegar perto da hora, recebe também um aviso imediato para preencher o horário libertado.
Confirmações. Com os lembretes automáticos ativos, o cliente confirma ou pede para alterar com um toque, no dia anterior à sessão.
São todas operações que acontecem na mesma conversa de WhatsApp, sem links externos, sem formulários para preencher e sem obrigar o cliente a descarregar nada.
Sempre sincronizada com o seu Google Calendar¶
Se remarcar ou cancelar uma marcação à mão no seu Google Calendar, a Wably dá-se conta e mantém-se alinhada: escreve e atualiza as marcações na sua agenda, que continua a ser a única fonte de verdade.
É este o ponto que distingue uma verdadeira integração de uma simples exportação. Não existem duas agendas para manter sincronizadas à mão: existe uma só, a sua, e o assistente trabalha dentro dela.
Saiba mais em sincronização com o Google Calendar. Cada alteração da agenda chega-lhe no resumo diário por e-mail.
Porque não há marcações duplicadas¶
Vale a pena explicá-lo, porque é o receio número um de quem confia a agenda a um sistema automático.
A marcação duplicada nasce quando duas fontes escrevem no mesmo calendário sem se verem: o senhor a anotar à mão e um sistema a anotar automaticamente. A Wably elimina o problema pela raiz por não ter agenda própria: lê e escreve diretamente no seu Google Calendar, por isso vê tudo o que o senhor vê, incluindo o que acabou de acrescentar.
O que muda para si
A gestão das marcações deixa de ser uma preocupação. Tudo fica organizado de forma impecável, sem erros e sem que tenha de verificar nada. Fica-lhe apenas o trabalho que gosta de fazer, das marcações trata ela.