Cancelamentos de última hora: o alerta que lhe faz recuperar o horário livre¶
Um cancelamento à última hora não é só um incómodo: é faturação que evapora. Se um cliente anula a sessão das 16 h às 9 da manhã e o senhor descobre às 15:45, esse horário está perdido. Se descobrir às 9:02, tem sete horas para o preencher.
A Wably avisa-o no momento exato em que a marcação fica livre, com tudo o que precisa para a voltar a colocar em circulação em trinta segundos.
Como funciona o alerta de cancelamento da Wably¶
Quando um cliente cancela ou remarca uma consulta a falar com o assistente IA no WhatsApp, a Wably verifica quanto falta para o horário libertado. Se couber na janela que escolheu, sai imediatamente um e-mail para o seu endereço.
O e-mail contém:
- O tipo de evento, distinguido com uma etiqueta clara: Cancelado ou Remarcado.
- O horário que ficou livre, com a indicação de quanto falta ("dentro de menos de uma hora", "dentro de cerca de 5 horas").
- O nome do cliente e o serviço que estava marcado.
- Se a marcação foi remarcada em vez de anulada, a nova data e hora para que foi remarcada.
- Um botão "Escrever no WhatsApp", que abre diretamente a conversa para contactar quem poderia ficar com esse lugar.
Se no mesmo momento ficarem livres vários horários, recebe um único e-mail que os reúne todos, ordenados por hora.
A janela de antecedência: 24, 48 ou 72 horas¶
Nem todos os cancelamentos são urgentes. Se um cliente anula com dez dias de antecedência, a agenda reorganiza-se sozinha. Se anula para amanhã de manhã, o jogo decide-se nas horas seguintes.
Por isso o alerta só dispara para as marcações que caem dentro de uma janela que o senhor decide:
- 24 horas: recebe o alerta apenas para os cancelamentos mesmo de última hora.
- 48 horas: a definição predefinida, o compromisso que funciona para a maioria dos consultórios.
- 72 horas: se trabalha com agendas cheias e precisa de mais tempo para voltar a contactar a lista de espera.
A janela muda-se a partir do Início do painel, a qualquer momento, sem assistência técnica.
Porque conta, em termos de faturação¶
Faça a conta com a sua própria tabela. Um consultório que perde dois horários por mês por cancelamentos descobertos tarde demais, sobre uma sessão média de 50 euros, deixa em cima da mesa 100 euros por mês, 1.200 euros por ano. Preencher mesmo só metade paga a subscrição e ainda sobra.
A questão não é tecnológica, é de oportunidade. Não é preciso um sistema que lhe diga ao fim do dia o que aconteceu: é preciso um sistema que lho diga enquanto ainda pode fazer alguma coisa. A lista de espera que tem na cabeça, ou nos seus contactos de WhatsApp, já lá está. Só falta o sinal que lhe diz quando a usar.
A diferença face aos lembretes¶
São duas funções distintas, que trabalham em dois momentos opostos:
| Lembretes automáticos | Alertas de cancelamento e horários livres | |
|---|---|---|
| Quando | No dia anterior à marcação | No instante em que a marcação cai |
| A quem | Ao cliente, no WhatsApp | A si, por e-mail |
| Para que serve | Evitar que o cliente se esqueça | Recuperar o horário que ficou livre |
| Efeito | Menos faltas | Menos buracos na agenda |
O lembrete automático previne, o alerta de cancelamento recupera. Juntos cobrem todo o ciclo de vida de uma marcação em risco.
O que tem de fazer para o ativar¶
Nada de complicado: o alerta de cancelamento está ativo por predefinição nos planos que o incluem. Se quiser mudar a janela horária ou desativá-lo por completo, encontra o interruptor no Início do seu painel.
Os e-mails chegam ao endereço da sua conta, estão em português se o seu consultório estiver configurado em português, e cada mensagem contém a ligação para desativar a função se mudar de ideias.
O alerta de cancelamento está incluído no plano Standard. O detalhe dos planos está na página planos e preços.
Perguntas frequentes sobre o alerta de cancelamento¶
O alerta chega também se for eu a cancelar a partir do calendário?¶
O alerta foi pensado para as alterações que vêm dos clientes através do assistente IA no WhatsApp, ou seja, as que corre o risco de não ver logo porque está em consulta. As alterações que faz o senhor mesmo no calendário já as conhece.
Recebo um e-mail por cada cancelamento?¶
Se ficarem livres vários horários seguidos, a Wably agrupa-os num único e-mail ordenado por hora, para não lhe encher a caixa de correio.
Posso receber o alerta no WhatsApp em vez de por e-mail?¶
Por agora o alerta viaja por e-mail, porque é o canal onde tem o histórico e pode reencontrar a informação também mais tarde. Dentro do e-mail está de qualquer forma o botão que o leva diretamente ao WhatsApp para agir.
O que acontece se desativar o alerta?¶
O assistente IA continua a gerir normalmente cancelamentos e remarcações, e o seu calendário mantém-se atualizado. Simplesmente não recebe a notificação imediata. Essa mesma informação volta a encontrá-la no resumo diário do fim do dia.
É preciso configurar alguma coisa da primeira vez?¶
Não. A função está ativa por predefinição com janela de 48 horas. Se lhe serve assim, não tem de mexer em nada.