Cancelamentos de última hora: o alerta que lhe faz recuperar o horário livre¶
Um cancelamento à última hora não é só um incómodo: é faturação que evapora. Se um cliente anula a sessão das 16 h às 9 da manhã e o senhor descobre às 15:45, esse horário está perdido. Se descobrir às 9:02, tem sete horas para o preencher.
A Wably avisa-o no momento exato em que a marcação fica livre, com tudo o que precisa para a voltar a colocar em circulação em trinta segundos.
Como funciona o alerta de cancelamento da Wably¶
Quando um cliente cancela ou remarca uma consulta a falar com o assistente IA no WhatsApp, a Wably verifica quanto falta para o horário libertado. Se couber na janela que escolheu, sai imediatamente um e-mail para o seu endereço.
O e-mail contém:
- O tipo de evento, distinguido com uma etiqueta clara: Cancelado ou Remarcado.
- O horário que ficou livre, com a indicação de quanto falta ("dentro de menos de uma hora", "dentro de cerca de 5 horas").
- O nome do cliente e o serviço que estava marcado.
- Se a marcação foi remarcada em vez de anulada, a nova data e hora para que foi remarcada.
- Um botão "Escrever no WhatsApp", que abre diretamente a conversa para contactar quem poderia ficar com esse lugar.
Se no mesmo momento ficarem livres vários horários, recebe um único e-mail que os reúne todos, ordenados por hora, para que a caixa de correio não se encha de notificações separadas.
Que alterações fazem disparar o alerta¶
O alerta foi pensado para as alterações que chegam dos clientes através do assistente IA no WhatsApp: são aquelas que corre o risco de não ver logo, porque chegam enquanto está em consulta com outra pessoa.
As alterações que o senhor faz no calendário não geram um alerta, por um motivo simples: já as conhece, acabou de as fazer. Uma notificação que o informa de uma ação sua é apenas ruído, e o ruído é a forma mais rápida de fazer ignorar as notificações seguintes.
A janela de antecedência: 24, 48 ou 72 horas¶
Nem todos os cancelamentos são urgentes. Se um cliente anula com dez dias de antecedência, a agenda reorganiza-se sozinha. Se anula para amanhã de manhã, o jogo decide-se nas horas seguintes.
Por isso o alerta só dispara para as marcações que caem dentro de uma janela que o senhor decide:
- 24 horas: recebe o alerta apenas para os cancelamentos mesmo de última hora.
- 48 horas: a definição predefinida, o compromisso que funciona para a maioria dos consultórios.
- 72 horas: se trabalha com agendas cheias e precisa de mais tempo para voltar a contactar a lista de espera.
A janela muda-se a partir do Início do painel, a qualquer momento, sem assistência técnica.
Porque conta, em termos de faturação¶
A conta pode fazê-la com a sua própria tabela. Tome como exemplo um consultório que perde dois horários por mês por cancelamentos descobertos tarde demais: sobre uma sessão média de 50 euros são 100 euros por mês, 1.200 euros por ano deixados em cima da mesa. Preencher mesmo só metade paga a subscrição e ainda sobra.
A questão não é tecnológica, é de oportunidade. Não é preciso um sistema que lhe diga ao fim do dia o que aconteceu: é preciso um sistema que lho diga enquanto ainda pode fazer alguma coisa. A lista de espera que tem na cabeça, ou nos seus contactos de WhatsApp, já lá está. Só falta o sinal que lhe diz quando a usar.
Porque é por e-mail e não no WhatsApp¶
É uma escolha deliberada, não um limite.
O e-mail é o canal onde a informação fica e se volta a encontrar. Um alerta no WhatsApp ficaria sepultado debaixo das mensagens dos clientes em menos de uma hora, precisamente no momento em que precisa de o resgatar para saber que horário tinha ficado livre.
Dentro do e-mail está de qualquer forma o botão que o leva diretamente ao WhatsApp para agir: lê onde tem o histórico, escreve onde estão os seus clientes.
A diferença face aos lembretes¶
São duas funções distintas, que trabalham em dois momentos opostos:
| Lembretes automáticos | Alertas de cancelamento e horários livres | |
|---|---|---|
| Quando | No dia anterior à marcação | No instante em que a marcação cai |
| A quem | Ao cliente, no WhatsApp | A si, por e-mail |
| Para que serve | Evitar que o cliente se esqueça | Recuperar o horário que ficou livre |
| Efeito | Menos faltas | Menos buracos na agenda |
O lembrete automático previne, o alerta de cancelamento recupera. Juntos cobrem todo o ciclo de vida de uma marcação em risco.
O que tem de fazer para o ativar¶
Nada de complicado: o alerta de cancelamento está ativo por predefinição com janela de 48 horas nos planos que o incluem. Se lhe serve assim, não tem de tocar em nada.
Se quiser mudar a janela horária ou desativá-lo por completo, encontra o interruptor no Início do seu painel. Os e-mails chegam ao endereço da sua conta, estão na língua configurada para o seu consultório, e cada mensagem contém a ligação para desativar a função se mudar de ideias.
Se o desativar, o assistente IA continua a gerir normalmente cancelamentos e remarcações e o seu calendário mantém-se atualizado: simplesmente não recebe a notificação imediata. As mesmas informações volta a encontrá-las no resumo diário por e-mail do fim da tarde, que porém chega quando a margem para agir já se reduziu.
O alerta de cancelamento está incluído no plano Standard. O detalhe dos planos está na página planos e preços.