Ativação guiada: configurar o seu assistente de IA para WhatsApp passo a passo¶

Em resumo: a ativação guiada é a checklist que leva a Wably de conta vazia a assistente operacional. São seis passos, com uma barra que mostra a percentagem de conclusão. Quando chega aos 100%, resta apenas ligar o assistente a partir do Home.

Como funciona a ativação guiada¶

A ativação guiada, com o subtítulo "Complete todos os passos para ativar o Assistente IA", acompanha-o na entrada em funcionamento da Wably.

Em cima encontra uma barra com a percentagem de conclusão e, por baixo, a lista de passos. Toque num passo para o abrir: os já concluídos estão assinalados, por isso sabe sempre em que ponto está sem ter de se lembrar do que tinha feito da vez anterior.

Não é preciso concluir tudo numa sessão. Pode interromper e retomar quando quiser: a Wably guarda o que introduziu e a barra recomeça do ponto onde a tinha deixado.

Os seis passos da ativação, por ordem¶

1. Perfil, os dados do seu negócio¶

Nome do negócio, tipo de atividade, morada, idioma e fuso horário.

Parece a parte mais burocrática e é, pelo contrário, a que condiciona tudo o resto: o fuso horário é o dado com que o assistente calcula os horários livres a propor, enquanto o idioma estabelece como se dirige a quem escreve quando a conversa não sugere outra coisa.

Guia completo: perfil.

2. Horários de trabalho, quando está disponível¶

Dias úteis, faixas horárias, pausa do almoço e dias de encerramento.

É o passo que merece mais atenção, porque é sobre estes horários que o assistente propõe as marcações. A Wably parte de um horário padrão, mas o seu será quase de certeza diferente: se trabalha ao sábado de manhã, se faz horário contínuo, se à quarta-feira fecha às 14, acerte-o agora e não depois da primeira marcação feita na hora errada.

Aqui define também a duração das sessões e a pausa entre um cliente e o seguinte, os dois parâmetros que evitam que a agenda se encha sem respiração.

Guia completo: horários de trabalho.

3. Info & serviços, o que o assistente pode dizer aos clientes¶

O passo que faz a diferença entre um assistente útil e um que lhe devolve tudo. Aqui escreve:

• a descrição do negócio: quem é, do que trata, como trabalha;
• a lista de serviços, com a duração e o preço de cada um;
• as perguntas recorrentes dos clientes, com a resposta que daria você;
• as informações práticas: onde se estaciona, como se acede à clínica, o que levar à primeira consulta, como se paga.

Vale a regra mais simples do produto: o assistente só sabe dizer aquilo que lhe escreveu. Se faltar uma informação, não a inventa: remete-a para si. Quanto mais completa estiver esta ficha, menos interrupções recebe durante as sessões.

Se tem pouco tempo, comece pelos três serviços que presta com mais frequência e pelas cinco perguntas que mais lhe fazem. Pode voltar a enriquecê-la a qualquer momento, mesmo com o assistente já ligado.

Guia completo: info e serviços.

4. Ligar o Google Calendar, a sua agenda real¶

A ligação que transforma a Wably de chatbot em secretária. Daqui em diante o assistente lê a sua disponibilidade efetiva antes de propor um horário, e cada marcação que faz vai diretamente para a sua agenda, sem transcrições manuais e sem marcações duplicadas.

Se tiver vários calendários, pode escolher qual usar.

Guia completo: ligar o Google Calendar.

5. Ligar o Google Contacts, a sua lista de contactos¶

Serve para reconhecer quem lhe escreve: uma mensagem de um contacto guardado é tratada de forma diferente de uma de um número nunca visto. Se ativar a opção, os novos clientes geridos pelo assistente são também guardados automaticamente entre os seus contactos, e assim a lista constrói-se sozinha.

Guia completo: importar os contactos.

6. Ligar o WhatsApp, o passo que liga tudo¶

É a ligação que transforma a configuração num assistente que trabalha: daqui em diante as mensagens que chegam ao seu número são recebidas e geridas.

Duas coisas que convém saber antes de começar.

Mantém o seu número. Graças à função Coexistence continua a usar o número que os seus clientes já conhecem, com o histórico que tem, e continua a escrever a partir do telemóvel como sempre fez. Não tem de comunicar a ninguém um número novo. O detalhe está na página o seu número de WhatsApp.

A Meta vai pedir-lhe um cartão de pagamento. Serve para cobrir as conversas do WhatsApp Business, fica registado na sua conta Meta e não é um custo da Wably. Escolhemos não recorrer a intermediários, por isso o custo das mensagens e dos lembretes é o que a Meta define, sem margens nem comissões de terceiros.

Guia completo: configuração do WhatsApp Business.

Quando todos os passos estiverem concluídos, a barra chega aos 100% e a Wably está pronta a trabalhar.

Quanto tempo demora a configurar a Wably¶

Uns minutos para a parte técnica. As ligações ao WhatsApp, ao calendário e à lista de contactos exigem apenas algumas autorizações guiadas, sem chaves para copiar nem parâmetros para introduzir à mão.

O tempo a sério é o terceiro passo que o leva: escrever os serviços e as informações. E é tempo bem gasto: é a parte que depois trabalha por si todos os dias, sempre que alguém pergunta quanto custa uma sessão ou onde se estaciona.

Como verificar que a ativação correu bem¶

Duas verificações no painel, uma confirmação no terreno.

1. No Home, verifique que o estado das integrações aparece como ligado em todas as entradas.
2. Ainda no Home, verifique que o interruptor geral do assistente está ligado.
3. Peça a alguém que envie uma mensagem para o seu número de WhatsApp a partir de outro telemóvel e observe a resposta.

A terceira verificação é a que conta mesmo, e é também a melhor forma de perceber se as informações introduzidas no passo 3 estão tão completas como pensava. Se o assistente responder de forma vaga sobre um serviço, é a ficha que tem de ser enriquecida, não é o assistente que se engana.

Alterar a configuração depois da ativação¶

Nada do que definir é definitivo. Horários, serviços, tom de voz e automações alteram-se a qualquer momento no painel, sem refazer a checklist e sem interromper o serviço. As alterações têm efeito nas conversas seguintes.

Vale também para as integrações: pode desligar e voltar a ligar o Google Calendar ou mudar o calendário de destino quando precisar.

Depois da ativação: o que definir¶

Com o assistente ligado, o passo seguinte é decidir como se deve comportar no dia a dia:

• configure os lembretes automáticos para reduzir as faltas;
• ative o aviso de cancelamentos e horários livres para não perder os horários que se libertam à última hora;
• ative o resumo diário por email para saber todas as noites o que o assistente geriu;
• reveja tom de voz e controlos para decidir como fala e a quem responde.