Como funciona a Wably: marcações no WhatsApp com a IA¶

A Wably apoia-se em duas ferramentas que já usa: o WhatsApp Business, o canal com que fala aos clientes, e o Google Calendar, a sua agenda. Uma vez ligados, o assistente faz de ponte entre os dois: lê as mensagens que chegam, percebe o pedido, verifica a disponibilidade real e escreve a marcação no calendário.

Não tem de mudar nada na forma como trabalha. Continua a usar o seu número e a sua agenda de sempre.

O que é preciso para começar¶

• O número WhatsApp Business que já usa. Não é preciso ativar um novo e os seus clientes não têm de descarregar nada: continuam a escrever-lhe para onde sempre escreveram. Esta possibilidade chama-se coexistence e está explicada na página o seu número WhatsApp.
• Uma conta Google com Calendar para a agenda e Contacts para a lista de contactos.
• Cerca de dez minutos para a configuração guiada, na qual descreve por palavras suas serviços, tarifas, horários e as respostas às perguntas mais frequentes.

O percurso de uma marcação¶

1. Um cliente escreve para o seu número WhatsApp: «Queria uma marcação na quinta à tarde».
2. A Wably percebe o pedido em linguagem natural, portanto mesmo que a frase esteja mal escrita, abreviada ou noutra língua.
3. Verifica a disponibilidade real na sua agenda, tendo em conta os horários de trabalho, as pausas, a duração do serviço pedido e os compromissos já marcados.
4. Propõe um ou mais horários livres. Se o cliente pedir um momento ocupado, o assistente propõe a alternativa livre mais próxima em vez de responder que não há vaga.
5. O cliente confirma e a marcação é escrita automaticamente no seu Google Calendar, com o nome do cliente e o serviço pedido.
6. A Wably confirma na conversa e, se o cliente for novo, guarda o contacto na lista.

Tudo isto acontece em conversa, como uma conversa normal no WhatsApp, sem que tenha de intervir. Os horários propostos respeitam sempre o que definiu nos horários de trabalho e o que já está no seu calendário, por isso não se criam sobreposições.

Remarcações e cancelamentos¶

Os planos mudam, e geri-los ao telefone faz perder tempo a si e ao cliente. A Wably trata disso em conversa.

• Remarcação. Se um cliente pedir para mudar de hora, o assistente verifica a nova disponibilidade, propõe uma alternativa e atualiza a marcação no calendário.
• Cancelamento. Se um cliente cancelar, a marcação é removida da agenda e o horário volta a ficar disponível para outra pessoa.

Um horário libertado a tempo é um horário que ainda pode preencher. Menos atrito para o cliente, menos interrupções para si.

O lembrete antes da marcação¶

No dia anterior à marcação a Wably envia um lembrete ao cliente. Pode escolher entre duas modalidades:

• Aviso simples, que recorda o dia e a hora.
• Pedido de confirmação com os botões Confirmar e Remarcar, para que quem não pode vir o diga com antecedência em vez de desaparecer.

Quem toca em Remarcar entra diretamente em conversa com o assistente, que propõe as alternativas livres e atualiza o calendário. Os detalhes estão na página lembretes de marcações automáticos.

Depois da marcação: o pedido de avaliação¶

Quando a marcação já passou, a Wably envia sozinha o pedido de avaliação, por WhatsApp ou por email, com o link que escolhe: o seu perfil do Google, a sua página ou qualquer outro endereço.

A mensagem sai algumas horas depois da marcação, ou seja, quando o cliente ainda tem a experiência fresca e está mais disposto a responder. É a parte que normalmente se perde, porque enquanto trabalha não se lembra ou não encontra o momento certo para o pedir.

Os detalhes estão na página avaliações automáticas no WhatsApp.

O que acontece enquanto não está a olhar¶

A Wably trabalha também à noite, ao fim de semana e enquanto está com um cliente. Para não perder o fio, todos os dias recebe por email um resumo do que o assistente tratou: marcações feitas, remarcadas e canceladas.

Se o cliente escrever noutra língua, o assistente responde na dele: útil se trabalha numa zona turística ou com clientela estrangeira.

Mantém o controlo¶

É você que decide quando o assistente está ativo e para que contactos. Pode colocá-lo em pausa a qualquer momento, mesmo para um único cliente, e as mensagens continuam a chegar-lhe normalmente ao seu WhatsApp.

Para qualquer situação particular pode intervir diretamente na conversa: escreve você e a conversa segue como sempre. O calendário continua a ser a única fonte de verdade, por isso se criar ou remarcar um compromisso à mão, a Wably vê-o e tem-no em conta. Saiba mais na página contactos e lista.

Experimente antes de ativar¶

Pode ver como o assistente responde sem se registar e sem ligar nada: abra a demo do assistente de WhatsApp e escreva como faria um cliente seu.