Como criar um evento manualmente no Google Calendar¶

Nem todas as marcações nascem no WhatsApp. Algumas escreve-as à mão na agenda, depois de um telefonema ou no fim de uma sessão. Outras chegam da sua página de marcações online, se usar uma.

Também estas marcações podem receber os lembretes automáticos. Basta que no evento esteja o que é preciso.

Lembretes de marcações a partir do Google Calendar: é preciso o número de telefone¶

O lembrete chega pelo WhatsApp. Por isso é preciso o número de telefone do cliente. Sem número não sai nada, por muito bem escrito que esteja tudo o resto.

A Wably procura o número nas notas do evento (em alguns calendários chama-se descrição). Serve qualquer forma de o escrever:

+351 912 345 678
00351 912 345 678
912 345 678
912-345-678
912345678

Se escrever o número sem o indicativo internacional, a Wably vê primeiro se esse número é de um cliente que já tem: nesse caso usa o número completo dele. Se for uma pessoa nova, usa o país da sua clínica, o que definiu no Perfil.

Se escrever mais do que um número, ponha o telemóvel em primeiro: a Wably usa só o primeiro que encontra.

Como escrever um evento no Google Calendar: duas maneiras que funcionam sempre¶

Não é preciso lembrar-se de todas as regras. Escolha uma destas duas maneiras e use-a sempre.

Método 1: o nome no título¶

Escreva nome e apelido no início do título. Se quiser indicar também o tipo de marcação, ponha-o depois de um traço. O número de telefone vai nas notas.

Título: João Almeida - primeira consulta
Notas:  +351 912 345 678

Também servem João Almeida, João Almeida | sessão, João Almeida - controlo do joelho. O importante é que o nome venha antes do traço.

Método 2: o nome nas notas¶

Use o título para descrever a marcação e escreva o nome nas notas, precedido de Nome:. Também servem Cliente: ou Paciente:.

Título: Primeira consulta joelho direito
Notas:  Nome: João Almeida
        +351 912 345 678

Com este método o título pode ter qualquer coisa, até notas para si próprio: o nome já foi o próprio a escrevê-lo e a Wably não tem nada para interpretar.

As três coisas a evitar¶

• O número no título. Vai sempre nas notas.
• O nome depois do traço, como em Controlo - João Almeida. A Wably lê só a parte antes do traço: ponha aí o nome, ou use o método 2.
• Nenhum nome, nem no título nem nas notas. O número sozinho não chega: sem nome o cliente não recebe o lembrete.

Quando escreve a marcação à mão¶

É o número que faz sair o lembrete. O nome serve para saber de quem é a marcação.

A Wably procura o nome por esta ordem, e para assim que o encontra.

1. A pessoa convidada para o evento. Se para o evento estiver convidada uma só pessoa além de si, a Wably tira dali o nome e o e-mail.

2. Uma etiqueta nas notas, escrita no início de uma linha. Funcionam Nome:, Nome completo:, Cliente:, Paciente:, Contacto:, Contato:, Marcado por: e as mesmas etiquetas em italiano, espanhol, inglês e francês. Pode escrevê-las com ou sem acentos, e em vez dos dois pontos pode usar um traço.

Paciente: Sofia Ramos
912 345 678
segunda sessão, joelho direito

3. O nome do título, comparado com a sua lista de contactos. Se no título estiver uma pessoa que já tem nos contactos, a Wably reconhece-a. Funciona mesmo que o título tenha mais coisas, também com o nome invertido e também tudo em minúsculas:

João Almeida - controlo do tornozelo
Almeida João
joão almeida

4. O título como nome de uma pessoa nova. Só vale se o título tiver duas ou três palavras sem algarismos, e nenhuma dessas palavras descrever a marcação.

Ana da Silva serve. Primeira consulta não: são duas palavras, mas falam da marcação e não de uma pessoa. Controlo pós-operatório paciente novo não: são palavras a mais e não é um nome.

A Wably conhece as palavras que descrevem uma marcação nas línguas em que trabalha: consulta, sessão, controlo, tratamento, massagem, treino, orçamento, reunião, pausa e muitas outras. Se o título tiver uma delas, não é usado como nome.

Quando nasce um contacto novo¶

Um contacto novo nasce apenas se no evento estiverem tanto o nome como o número de telefone, e nenhum dos seus contactos corresponder. O nome é tirado pelas regras acima.

Se faltar o nome, a Wably não guarda a marcação e o cliente não recebe o lembrete. É uma escolha propositada: um contacto só com o número, sem um nome, não lhe serviria de nada e ficaria assim também na sua lista de contactos.

Quando reconhece alguém que já tem¶

A Wably reconhece um cliente já existente pelo número, pelo e-mail ou pelo nome do título.

O reconhecimento pelo nome só acontece quando o resultado é seguro. Se tiver na lista duas pessoas diferentes com o mesmo nome e números diferentes, a Wably não adivinha e não liga nenhuma das duas. É uma escolha propositada: um lembrete enviado à pessoa errada é pior do que um lembrete não enviado.

A nota que lhe pede para verificar o nome¶

Quando o nome vem do título do evento (o caso 4), a Wably não tem forma de saber se é mesmo um nome. Por isso guarda o contacto com uma nota que o convida a verificá-lo.

Se tiver ativado a gravação dos contactos no Google Contacts, encontra o contacto e a nota diretamente na lista de contactos do telemóvel, e corrige aí o nome. A correção volta à Wably sozinha.

Se usar uma página de marcações online¶

O Google Calendar Marcações, o Calendly e o Cal.com pedem sempre nome e e-mail, e acrescentam o cliente como convidado do evento. O nome é assim reconhecido sozinho, sem nada para configurar.

O telefone não: não o pedem de forma automática.

Quando a Wably olha para a agenda¶

A Wably verifica o calendário a cada 30 minutos e lê os dois meses seguintes.

O primeiro lembrete sai na véspera da marcação, à hora que escolheu em Home entre as 9:00, as 11:00 e as 17:00, hora da sua clínica. Se também ligou o segundo lembrete, esse sai no próprio dia, 2, 3 ou 4 horas antes da marcação.

Uma marcação inserida depois da hora de envio da véspera já não chega a tempo desse lembrete. Com o segundo lembrete ligado, no entanto, recebe à mesma o do próprio dia.

Todos os casos num relance¶

O lembrete não saiu, porquê?¶

Volte a abrir o evento e verifique por esta ordem.

• Nas notas não está o número de telefone. É o motivo mais frequente.
• Falta o nome do cliente. O número sozinho não chega: o nome vai no título, ou nas notas depois de Nome:.
• O evento é de "dia inteiro". Dê-lhe uma hora.
• Não há número, nem e-mail, nem um nome que a Wably encontre nos contactos. Um título como "Primeira consulta" não chega.
• O título é demasiado longo para ser um nome, ou tem duas pessoas com o mesmo nome.
• Inseriu a marcação depois da hora de envio da véspera. Esse lembrete já tinha saído. Se ligou o segundo lembrete, o cliente recebe à mesma o do próprio dia, a não ser que falte menos de uma hora para a marcação.
• Marca online e o formulário não pede o telefone. É o caso mais comum entre quem usa uma página de marcações.
• Escreveu mais do que um número nas notas e o primeiro não é o telemóvel. A Wably usa só o primeiro que encontra.
• O número está sem indicativo e é igual ao de dois clientes diferentes. Neste caso a Wably não escolhe: escreva o número completo, com o indicativo internacional.

Para escolher entre lembretes só de alerta e lembretes com pedido de confirmação, para mudar a hora de envio e para ligar o segundo lembrete do próprio dia, veja o ecrã Home. Para ligar a agenda, veja Google Calendar.