Home¶

O Home é o centro de controlo do assistente e o resumo da sua atividade. É o primeiro ecrã que vê ao entrar no painel.

Em cima encontra uma faixa verde com o sobretítulo YOUR WHATSAPP ASSISTANT, o nome da sua atividade e o estado Active, replying to messages. À direita está o interruptor geral do assistente: ligado, o assistente responde aos seus clientes; desligado, fica tudo em silêncio. Na criação da conta já vem ligado. É o comando mais importante da Wably.

Os comandos do assistente¶

Os comandos estão repartidos por três cartões: como o assistente trabalha e o que faz de forma autónoma, as mensagens que os seus clientes recebem e o que lhe chega a si por email.

How the assistant behaves¶

O cartão How the assistant behaves, com o subtítulo "How it works and what it does on its own.", reúne o tom, o pedido de avaliação, a gravação dos novos contactos e o limite de segurança diário.

O seletor Tone tem duas opções:

• Friendly: tratamento informal.
• Formal: tratamento formal, registo cortês.

(disponível a partir do plano Standard)

Review request - "Pede a avaliação ao cliente depois da sua primeira marcação." Quando o liga aparecem dois seletores.

Sending channel tem três opções:

• Email: o pedido parte apenas por email. Os clientes que não deixaram um endereço não o recebem.
• WhatsApp: o pedido parte para o número a partir do qual o cliente lhe escreveu.
• Email + WhatsApp: email quando o conhece, WhatsApp nos restantes casos. É a opção que chega a mais clientes.

Por baixo do seletor a dashboard mostra sempre a informação sobre o custo: as mensagens de WhatsApp são faturadas pela Meta na conta da sua atividade, e o pedido de avaliação entra na categoria Marketing, mais cara do que um lembrete. Ao lado encontra a tarifa atualizada para o seu país e o link para a tabela de preços da Meta. O email não tem custos.

When to send it decide quanto tempo depois do fim da marcação parte o pedido: 3 horas, 1 dia, 2 dias ou 3 dias. Se não mexer em nada fica 1 dia. Nenhum pedido parte de noite: a janela de envio vai das 8:00 às 21:00 no fuso horário definido em Perfil, e se o momento calculado cair fora dessa janela o pedido parte na manhã seguinte.

O pedido parte uma só vez por cliente, depois da sua primeira marcação, e nunca uma segunda: se mudar de canal, quem já o recebeu não o recebe outra vez.

O link a enviar configura-se em Info & serviços, no campo Review link. Sem esse link o pedido não parte.

(disponível a partir do plano Standard)

Save new contacts to Google Contacts - "O assistente adiciona os novos clientes à sua lista de contactos." Os clientes que marcam através da Wably no WhatsApp são adicionados automaticamente à lista de contactos Google associada à sua conta. O interruptor é facultativo: se o deixar desligado, a Wably gere na mesma as marcações sem guardar os contactos na sua lista do Google.

Daily safety limit - "Coloca o assistente em pausa acima deste número de mensagens por dia. Avisamos por email." O seletor tem quatro valores: 200, 360, 800 e 1500 mensagens por dia. Ver a secção dedicada mais à frente.

Reminder settings¶

O cartão Reminder settings, com o subtítulo "The messages your clients receive.", reúne três interruptores.

Send reminders - "Send the client the appointment reminder the day before." Quando está ligado aparecem o seletor Type e a escolha da Send time. Nasce ligado, com o tipo Alert e o envio às 11:00: os lembretes saem sozinhos para cada marcação, e cada um é uma mensagem de WhatsApp que a Meta fatura na conta da sua atividade. Se não os quiser enviar, desligue-o.

Type tem duas opções:

• Alert: envia um simples lembrete informativo.
• Confirmation: envia um pedido de confirmação com botões, para que o cliente possa confirmar ou alterar a marcação diretamente a partir do WhatsApp.

Send time decide a que horas sai o lembrete da véspera: 09:00, 11:00 ou 17:00. A dashboard assinala que "11:00 is recommended: it leaves you the whole day to fill the slot if somebody cancels." Se não mexer em nada, ficam as 11:00.

Por baixo aparece Second reminder on the day itself - "A second message a few hours before the appointment. This is the one that cuts no-shows the most." Fica desligado até o ligar. Quando está ligado escolhe quantas horas antes da marcação deve sair: 2, 3 ou 4, com 3 como valor de partida.

O segundo lembrete é sempre um simples aviso, sem botões de confirmação. Nunca sai antes das 7:00 da manhã, por isso para as marcações logo de manhã cedo sai às 7:00, e é ignorado se faltar menos de uma hora para a marcação.

(disponível a partir do plano Standard)

Follow-up - "Escreve aos clientes que já não marcam há algum tempo e propõe-lhes uma nova marcação." Quando o liga aparecem dois seletores.

After how many weeks decide quanto tempo deve passar desde o fim da última marcação: 1, 2, 3, 4, 8 ou 12 semanas. Se não mexer em nada ficam 4. A contagem volta a zero a cada nova marcação, e se o cliente já tiver uma na agenda o follow-up não parte.

Sending channel tem as mesmas três opções do pedido de avaliação: Email, WhatsApp, Email + WhatsApp.

Tal como no pedido de avaliação, por baixo do seletor a dashboard mostra a informação sobre o custo: as mensagens de WhatsApp são faturadas pela Meta na conta da sua atividade e o follow-up entra na categoria Marketing, mais cara do que um lembrete. O email não tem custos.

O follow-up parte uma só vez por ciclo, durante o dia, entre as 10:00 e as 19:00 no fuso horário definido em Perfil, e se o cliente não voltar não recebe outras mensagens. Quem responde no WhatsApp fala diretamente com o assistente, que lhe propõe os horários e confirma a marcação na mesma conversa. Como funciona e a quem serve está explicado na página follow-up de clientes.

(disponível a partir do plano Standard)

Alerts for you¶

O cartão Alerts for you, com o subtítulo "What reaches you by email", reúne três interruptores.

Daily summary by email - "Receba um email diário às 19:00 com tudo o que o assistente tratou." Ver a secção abaixo.

Monthly report by email - "No dia 1 de cada mês, o resumo do que o assistente tratou e do tempo que lhe fez poupar." Chega no primeiro dia de cada mês e faz as contas do mês que acabou de fechar. Nasce ligado, tal como o interruptor geral, os lembretes e o alerta de cancelamentos: os outros interruptores do Home nascem desligados e é o senhor que os liga. Se não precisar do relatório, desligue-o. Está incluído em todos os planos, Starter incluído, ao contrário dos lembretes, do tom formal e do pedido de avaliação.

Upcoming appointment cancellation alert - "Receba um email assim que um cliente cancelar ou remarcar uma marcação dentro da janela de tempo que selecionar." Quando está ligado aparece o seletor Alert me if less than, com os limites de 24, 48 e 72 horas. Nasce ligado, com o limite de 48 horas. Ver a secção dedicada mais à frente.

O resumo diário por email¶

Com o interruptor Daily summary by email ligado, recebe um email às 19:00 com tudo o que o assistente tratou.

O email só sai se houve alguma coisa a comunicar: se nas últimas 24 horas o assistente não registou novas marcações nem alterações, não recebe nada.

O interruptor é facultativo: se o deixar desligado, não recebe nenhum resumo.

Aviso de cancelamentos de marcações iminentes¶

Quando um cliente cancela ou remarca uma marcação escrevendo ao seu assistente no WhatsApp, e essa marcação estava próxima, recebe um email em poucos minutos. Assim fica a saber que se libertou um horário enquanto ainda vai a tempo de o preencher.

Com Alert me if less than escolhe o limite: 24, 48 ou 72 horas. Se o cliente cancelar uma marcação fixada para além desse limite não o incomodamos: encontra-a no resumo diário.

No email tem o horário que ficou livre, quanto falta, o nome do cliente e o serviço, com um botão para lhe escrever no WhatsApp com um toque. Se se libertarem vários horários ao mesmo tempo, chegam todos num único email.

Limite de segurança diário: como proteger os custos do WhatsApp¶

As mensagens que o assistente envia no WhatsApp não são faturadas pela Wably: são faturadas pela Meta, diretamente na conta WhatsApp Business da sua atividade. Essa despesa é sua, por isso damos-lhe uma forma simples de a manter debaixo de olho.

O Daily safety limit coloca o assistente em pausa se, em 24 horas, ultrapassar o número de mensagens que escolheu. Serve para as situações anómalas: uma vaga de spam, um número que escreve de forma obsessiva, outro sistema automático que responde em ciclo a cada mensagem do assistente. São casos raros, mas se acontecerem de madrugada fazem crescer a despesa sem que dê por isso.

O valor predefinido é de 360 mensagens por dia: mais do que suficiente para uma clínica com a agenda cheia. Os outros valores disponíveis são 200, 800 e 1500.

Quando o limite é atingido, o assistente deixa de responder até à meia-noite do fuso horário definido em Perfil, e depois volta a arrancar sozinho. Nesse mesmo momento recebe de imediato um email com:

• as mensagens enviadas ao longo do dia,
• o limite que tinha definido,
• a hora a que o assistente se reativa,
• os números que geraram mais respostas.

Com esses dados à frente decide num minuto: se há um contacto a abusar, bloqueia-o diretamente a partir da sua aplicação WhatsApp; se foi apenas um dia cheio, sobe o limite a partir do Home e o assistente continua de imediato.

Quem escrever ao assistente durante a pausa recebe uma única vez uma mensagem de cortesia que o convida a contactá-lo diretamente, e depois o assistente fica em silêncio: nenhuma resposta repetida, nenhum custo que se multiplique.

O resumo do mês¶

Os quadros mostram a atividade do assistente no mês em curso:

• APPOINTMENTS HANDLED / MONTH: as marcações feitas e alteradas pelo assistente.
• REMINDERS SENT / MONTH: os lembretes enviados.
• FOLLOW-UPS SENT / MONTH: as mensagens de follow-up enviadas aos clientes que já não marcam há algum tempo.
• REVIEW REQUESTS / MONTH: os pedidos de avaliação enviados aos clientes.

Os dois últimos quadros só aparecem com o plano Standard, que inclui o follow-up e o pedido de avaliação.

Integrações¶

No fim do Home, o cartão Integrations lista os serviços ligados: WhatsApp Business, Google Calendar (com o nome do calendário em uso) e Google Contacts. Ao lado de cada um aparece o estado Connected.

No fim do cartão está o link Manage integrations, que abre o ecrã Integrações: é aí que liga ou desliga os serviços e escolhe em que calendário Google o assistente deve trabalhar.