Home¶
O Home é o centro de controlo do assistente e o resumo da sua atividade. É o primeiro ecrã que vê ao entrar no painel.
Em cima encontra uma faixa verde com o sobretítulo YOUR WHATSAPP ASSISTANT, o nome da sua atividade e o estado Active, replying to messages. À direita está o interruptor geral do assistente: ligado, o assistente responde aos seus clientes; desligado, fica tudo em silêncio. É o comando mais importante da Wably.
Os comandos do assistente¶
Os comandos estão repartidos por quatro cartões, separados consoante a quem dizem respeito: o tom com que o assistente fala, o que faz perante os seus clientes, o que lhe chega a si por email e a parte de contactos e proteção dos custos.
How it replies¶
O cartão How it replies, com o subtítulo "The tone of messages to your clients", contém o seletor Tone com duas opções:
- Friendly: tratamento informal.
- Formal: tratamento formal, registo cortês.
(disponível a partir do plano Standard)
With your clients¶
O cartão With your clients, com o subtítulo "What the assistant does towards the people who message you", reúne dois interruptores.
Send reminders - "Send the client the appointment reminder the day before." Quando está ligado aparece o seletor Type, com duas opções:
- Alert: envia um simples lembrete informativo.
- Confirmation: envia um pedido de confirmação com botões, para que o cliente possa confirmar ou alterar a marcação diretamente a partir do WhatsApp.
(disponível a partir do plano Standard)
Review request - "Pede a avaliação 72h após a primeira marcação." Ao ativá-lo, a Wably envia automaticamente o pedido de avaliação 72 horas após a primeira marcação. Se o contacto deixou o email na marcação, o link chega por email; caso contrário, a Wably propõe-no durante a próxima conversa de WhatsApp do cliente. O link a enviar configura-se em Info & serviços, no campo Review link.
Alerts for you¶
O cartão Alerts for you, com o subtítulo "What reaches you by email", reúne dois interruptores.
Daily summary by email - "Receba um email diário às 19:00 com tudo o que o assistente tratou." Ver a secção abaixo.
Upcoming appointment cancellation alert - "Receba um email assim que um cliente cancelar ou remarcar uma marcação dentro da janela de tempo que selecionar." Quando está ligado aparece o seletor Alert me if less than, com os limites de 24, 48 e 72 horas. Ver a secção dedicada mais à frente.
Address book and protection¶
O cartão Address book and protection, com o subtítulo "Saving contacts and shielding your costs", contém um interruptor e um seletor.
Save new contacts to Google Contacts - "O assistente adiciona os novos clientes à sua lista de contactos." Os clientes que marcam através da Wably no WhatsApp são adicionados automaticamente à lista de contactos Google associada à sua conta. O interruptor é facultativo: se o deixar desligado, a Wably gere na mesma as marcações sem guardar os contactos na sua lista do Google.
Daily safety limit - "Coloca o assistente em pausa acima deste número de mensagens por dia. Avisamos por email." O seletor tem quatro valores: 200, 360, 800 e 1500 mensagens por dia. Ver a secção dedicada mais à frente.
O resumo diário por email¶
Com o interruptor Daily summary by email ligado, recebe um email às 19:00 com tudo o que o assistente tratou.
O email só sai se houve alguma coisa a comunicar: se nas últimas 24 horas o assistente não registou novas marcações nem alterações, não recebe nada.
Porque é melhor assim
Nenhum email vazio para abrir e descobrir que não aconteceu nada. Cada resumo que chega contém alguma coisa que aconteceu mesmo, por isso vale a pena lê-lo.
O interruptor é facultativo: se o deixar desligado, não recebe nenhum resumo.
Aviso de cancelamentos de marcações iminentes¶
Quando um cliente cancela ou remarca uma marcação escrevendo ao seu assistente no WhatsApp, e essa marcação estava próxima, recebe um email em poucos minutos. Assim fica a saber que se libertou um horário enquanto ainda vai a tempo de o preencher.
Com Alert me if less than escolhe o limite: 24, 48 ou 72 horas. Se o cliente cancelar uma marcação fixada para além desse limite não o incomodamos: encontra-a no resumo diário.
No email tem o horário que ficou livre, quanto falta, o nome do cliente e o serviço, com um botão para lhe escrever no WhatsApp com um toque. Se se libertarem vários horários ao mesmo tempo, chegam todos num único email.
Porque é que o limite conta
Um horário que se liberta com um dia de antecedência ainda é vendável: liga a quem está à espera de uma vaga e preenche-o. Esse mesmo horário descoberto na manhã seguinte é faturação perdida.
O que despoleta o aviso
- Diz respeito aos cancelamentos e às remarcações que os clientes fazem no WhatsApp através do assistente. As alterações que faz diretamente no calendário não geram avisos.
- Em caso de remarcação conta o horário que fica livre: no email encontra também o novo horário escolhido pelo cliente.
- Pode desligar o aviso quando quiser, a partir do cartão Alerts for you.
Disponibilidade
O Aviso de cancelamentos está incluído nos planos que integram os lembretes de marcação. Com o plano Starter não está disponível: tem a comparação completa na página de planos e preços.
Limite de segurança diário: como proteger os custos do WhatsApp¶
As mensagens que o assistente envia no WhatsApp não são faturadas pela Wably: são faturadas pela Meta, diretamente na conta WhatsApp Business da sua atividade. Essa despesa é sua, por isso damos-lhe uma forma simples de a manter debaixo de olho.
O Daily safety limit coloca o assistente em pausa se, em 24 horas, ultrapassar o número de mensagens que escolheu. Serve para as situações anómalas: uma vaga de spam, um número que escreve de forma obsessiva, outro sistema automático que responde em ciclo a cada mensagem do assistente. São casos raros, mas se acontecerem de madrugada fazem crescer a despesa sem que dê por isso.
O valor predefinido é de 360 mensagens por dia: mais do que suficiente para uma clínica com a agenda cheia. Os outros valores disponíveis são 200, 800 e 1500.
Quando o limite é atingido, o assistente deixa de responder até à meia-noite do fuso horário definido em Perfil, e depois volta a arrancar sozinho. Nesse mesmo momento recebe de imediato um email com:
- as mensagens enviadas ao longo do dia,
- o limite que tinha definido,
- a hora a que o assistente se reativa,
- os números que geraram mais respostas.
Com esses dados à frente decide num minuto: se há um contacto a abusar, bloqueia-o diretamente a partir da sua aplicação WhatsApp; se foi apenas um dia cheio, sobe o limite a partir do Home e o assistente continua de imediato.
Quem escrever ao assistente durante a pausa recebe uma única vez uma mensagem de cortesia que o convida a contactá-lo diretamente, e depois o assistente fica em silêncio: nenhuma resposta repetida, nenhum custo que se multiplique.
A conversa não se perde
As mensagens que chegam durante a pausa ficam na sua aplicação WhatsApp Business como todas as outras. Lê-as e responde à mão quando quiser, sem esperar pela reativação do assistente.
Disponibilidade
O Daily safety limit está incluído em todos os planos, incluindo o Starter: protege uma despesa que fica a seu cargo, por isso não a colocamos atrás de um plano superior. Para perceber quanto custam mesmo as mensagens de WhatsApp, na página de planos e preços da Wably tem a calculadora que estima o gasto mensal com base no seu volume real de marcações.
As proteções que não tem de configurar
Para além deste limite, o assistente defende-se sozinho, conversa a conversa. Trava as trocas que se tornam anómalas, seja por demasiadas mensagens recebidas em poucos minutos, seja ao longo do dia, e interrompe aquelas em que do outro lado responde outro sistema automático. Não há nada a configurar: funciona sempre, em todos os planos, e afeta apenas a conversa anómala, não as restantes.
O resumo do mês¶
Dois quadros mostram a atividade do assistente no mês em curso:
- MANAGED THIS MONTH (Marcações e alterações): as marcações feitas e alteradas pelo assistente.
- REMINDERS SENT (Este mês): os lembretes enviados.
Integrações¶
No fim do Home, o cartão Integrations lista os serviços ligados: WhatsApp Business, Google Calendar (com o nome do calendário em uso) e Google Contacts. Ao lado de cada um aparece o estado Connected.
No fim do cartão está o link Manage integrations, que abre o ecrã Integrações: é aí que liga ou desliga os serviços e escolhe em que calendário Google o assistente deve trabalhar.
Tudo começa aqui
Se o assistente não responde, a primeira coisa a verificar é precisamente aqui: o interruptor geral em cima está ligado? E as integrações aparecem como Connected?