Horários de trabalho: slots, buffer e disponibilidade das marcações¶
Em resumo: o ecrã Business hours é onde define quando está disponível. O assistente só propõe marcações dentro destes limites, respeitando a duração de cada sessão e o intervalo que quer entre um cliente e o seguinte.
É o passo da configuração que merece mais atenção: se um horário não estiver declarado aqui, nenhum cliente o poderá marcar.
Duração das marcações¶
O quadro verde no topo do ecrã contém as definições gerais do dia: quanto dura uma marcação e quanto tempo deixa livre entre um cliente e o seguinte.
- Durações: pode definir uma ou duas. Cada duração tem um nome, escolhido por si, e os minutos. O nome é texto livre: escreva Primeira consulta, Consulta de seguimento, Tratamento completo, Primeira sessão, aquilo que diz mesmo aos seus clientes.
- Buffer between appointments: o intervalo que quer deixar livre entre uma marcação e a seguinte, por exemplo 10 minutos. É um só e vale para todas as durações.
A segunda duração é do plano Standard
Com o plano Starter define uma só duração, igual para todas as marcações. Com o plano Standard define até duas. A comparação completa está na página planos e preços.
O nome que escreve aqui não fica fechado no painel: é a palavra que o cliente lê no WhatsApp. Se chamar a uma duração Tratamento completo, o assistente fala de tratamento completo, e não de uma etiqueta genérica do software. O que acontece do lado do cliente está descrito em marcações com durações diferentes.
Durações não quer dizer preços
Aqui define quanto dura uma marcação. Quanto custa um tratamento escreve-se no ecrã info e serviços, juntamente com a tabela de preços. São duas coisas separadas, e mantê-las distintas evita a confusão mais comum: o preço não muda consoante a duração escolhida.
Como se combinam, com uma só duração¶
A hora de início de cada marcação depende da soma de duração da marcação + intervalo. A Wably parte da hora de abertura do dia e acrescenta este "passo" a cada slot seguinte. Perceber este mecanismo é a chave para organizar bem o dia.
Exemplo 1 - o dia 'à hora certa' (50 + 10)
Define Slot duration 50 min e Buffer 10 min. O passo é 50 + 10 = 60 minutos. A começar às 9:00, as marcações caem assim:
9:00 · 10:00 · 11:00 · 12:00 · …
Cada paciente entra à hora certa: horários arrumados e fáceis de recordar, com 10 minutos para respirar entre sessões. É a configuração mais cómoda para a maioria dos consultórios.
Exemplo 2 - os horários que 'deslizam' (60 + 10)
Define Slot duration 60 min e Buffer 10 min. O passo é 60 + 10 = 70 minutos. A começar às 14:00, as marcações caem assim:
14:00 · 15:10 · 16:20 · 17:30 · …
Depois da primeira, nenhuma marcação cai à hora certa: cada slot desloca-se 10 minutos em relação ao anterior. É perfeitamente válido, mas os horários (15:10, 16:20…) são menos "limpos" de comunicar.
Exemplo 3 - slots curtos (25 + 5)
Com Slot duration 25 min e Buffer 5 min o passo é de 30 minutos: 9:00 · 9:30 · 10:00 · 10:30 · …, duas marcações por hora, sempre a horas redondas.
A regra de ouro
Se quer marcações sempre a horas redondas (à hora certa ou à meia-hora), faça com que duração + intervalo dê 60 minutos (ex. 50+10, 45+15, 55+5) ou 30 minutos (ex. 25+5, 20+10). Se a soma for diferente (como 60+10 = 70), os horários deslizam de dia para dia: escolha este caminho só se precisar mesmo dessa duração de sessão e não lhe pesar comunicar horários "desencontrados".
Com duas durações¶
Com duas durações definidas, o assistente calcula uma grelha de horários para cada uma, com o passo que acabou de ver: duração mais buffer. Faz ainda uma coisa que com uma só duração não seria precisa: recomeça também a partir do fim de cada marcação que já está na agenda, somando o buffer. Serve para não perder o espaço que fica livre depois de uma marcação curta.
Os exemplos abaixo usam todos o mesmo turno, 09:00-13:00, com Primeira consulta de 55 minutos e Consulta de seguimento de 40 minutos. Os nomes são os que o profissional escolheu: aqui usamos estes, você porá os seus.
Buffer 5, agenda vazia
Primeira consulta: 09:00-09:55 10:00-10:55 11:00-11:55 12:00-12:55
Consulta de seguimento: 09:00-09:40 09:45-10:25 10:30-11:10 11:15-11:55 12:00-12:40
A primeira consulta cai sempre à hora certa, porque 55 + 5 dá 60. A consulta de seguimento avança de 45 em 45 minutos, porque 40 + 5 dá 45: depois da primeira marcação os seus horários já não caem à hora certa nem à meia hora. Funciona, mas é menos cómodo de comunicar de viva voz.
Buffer 5, com uma consulta de seguimento de 40 já marcada das 09:00 às 09:40
Primeira consulta: 09:45-10:40 10:45-11:40 11:45-12:40
Consulta de seguimento: 09:45-10:25 10:30-11:10 11:15-11:55 12:00-12:40
É o caso que vale a pena ler duas vezes. A primeira consulta de 55 minutos começa às 09:45 e não às 10:00, porque a grelha recomeça a partir do fim da marcação anterior mais o buffer. São quinze minutos de consultório que de outra forma ficavam vazios e que assim se transformam numa marcação.
Buffer 0, horários certos sem contas
Se não precisar de uma pausa entre um cliente e o seguinte, defina o buffer como 0: o passo coincide com a duração. Com Primeira consulta de 60 minutos e Consulta de seguimento de 30 minutos os horários são sempre certos, com as duas durações:
Primeira consulta: 09:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00
Consulta de seguimento: 09:00-09:30 09:30-10:00 10:00-10:30 10:30-11:00 11:00-11:30 …
Com Primeira consulta de 60 minutos e Consulta de seguimento de 45 minutos, pelo contrário, a primeira consulta continua a cair sempre à hora certa, enquanto a consulta de seguimento avança de 45 em 45 minutos, aos quartos de hora:
Primeira consulta: 09:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00
Consulta de seguimento: 09:00-09:45 09:45-10:30 10:30-11:15 11:15-12:00 12:00-12:45
É a configuração mais simples de entender: uma hora, meia hora ou 45 minutos, marcações seguidas. Tenha em conta que sem buffer não fica nenhuma margem entre uma sessão e a seguinte.
A regra de ouro com duas durações
Se quiser horários sempre certos com as duas durações, a soma de cada duração mais o buffer tem de dar 60, 45 ou 30 minutos.
Exemplo: primeira consulta 55 e consulta de seguimento 25, com buffer 5.
Primeira consulta: 09:00-09:55 10:00-10:55 11:00-11:55 12:00-12:55
Consulta de seguimento: 09:00-09:25 09:30-09:55 10:00-10:25 10:30-10:55 11:00-11:25 …
Exemplo: primeira consulta 55 e consulta de seguimento 40, com buffer 5.
Primeira consulta: 09:00-09:55 10:00-10:55 11:00-11:55 12:00-12:55
Consulta de seguimento: 09:00-09:40 09:45-10:25 10:30-11:10 11:15-11:55 12:00-12:40
Com 55 e 40 e buffer 5, pelo contrário, as somas dão 60 e 45: a primeira consulta cai a horas certas, mas a consulta de seguimento desalinha-se de 45 em 45 minutos, como nos exemplos acima. Funciona muito bem, só que os seus horários são menos cómodos de comunicar de viva voz.
O que o cliente vê no WhatsApp¶
O cliente não escolhe a partir de um menu. Se na mensagem já disse do que precisa ("queria uma primeira consulta na quinta-feira"), o assistente não pergunta nada e passa diretamente aos horários certos para essa duração. Se não for claro, pergunta uma única vez que tipo de marcação é necessário, enumerando as opções com a respetiva duração e chamando-lhes pelo nome que escreveu. Se o cliente pedir algo que não está na lista, o assistente não recusa: propõe as opções disponíveis.
Quando um cliente pede para alterar uma marcação, o assistente mantém a duração da original e não volta a perguntar o tipo. O tipo escolhido aparece também no evento do seu calendário Google e no resumo diário por e-mail.
Dias e horários¶
Por baixo, no quadro Days and hours, há uma linha para cada dia da semana (Monday…Sunday):
- O interruptor abre ou fecha o dia: Open ou Closed. Se o dia estiver fechado não recebe marcações.
- Quando está aberto, define a faixa Hours com a hora de início e a de fim (ex. 09:00 - 18:00).
- Lunch break: um segundo interruptor, com as suas horas de início e fim (ex. 13:00 - 14:00). Nesse intervalo o assistente não propõe marcações.
Feriados e fechos pontuais
Este ecrã define os horários da semana tipo: não há uma gestão dos feriados nem dos fechos ocasionais. Para uma ponte, umas férias ou uma tarde de fecho, bloqueie o dia ou os horários em que não está disponível diretamente no seu calendário Google criando um evento: o assistente lê-o e não propõe esses horários.
Se alterar os horários quando já tem marcações¶
As alterações valem para as marcações futuras que os clientes pedirem a partir desse momento.
As marcações já feitas ficam no seu calendário e não são movidas nem canceladas: são compromissos assumidos com pessoas reais, e nenhum sistema os deveria desfazer sozinho.
Por isso, se restringir os horários, pode acontecer ficar com alguma marcação já feita fora da nova faixa. São fáceis de identificar olhando para o calendário dos dias em causa, e gerem-se como geriria qualquer outra mudança de planos: contactando a pessoa.
Guardar¶
Quando terminar, toque em Save no fundo do ecrã. As alterações valem de imediato.
São estas regras que permitem ao assistente propor apenas horários realmente disponíveis, sem sobreposições: o funcionamento completo está descrito em gestão de marcações no WhatsApp.
O passo seguinte da configuração é info e serviços, onde escreve o que o assistente pode dizer aos seus clientes.