Horários de trabalho: slots, buffer e disponibilidade das marcações¶
Em resumo: o ecrã Business hours é onde define quando está disponível. O assistente só propõe marcações dentro destes limites, respeitando a duração de cada sessão e o intervalo que quer entre um cliente e o seguinte.
É o passo da configuração que merece mais atenção: se um horário não estiver declarado aqui, nenhum cliente o poderá marcar.
Slots e buffer¶
O quadro verde no topo do ecrã, Slots and buffer, contém as duas definições gerais:
- Slot duration: quanto dura uma marcação, por exemplo 50 minutos.
- Buffer between appointments: o intervalo que quer deixar livre entre uma marcação e a seguinte, por exemplo 10 minutos.
Como se combinam (com exemplos)¶
A hora de início de cada marcação depende da soma de duração da marcação + intervalo. A Wably parte da hora de abertura do dia e acrescenta este "passo" a cada slot seguinte. Perceber este mecanismo é a chave para organizar bem o dia.
Exemplo 1 — o dia 'à hora certa' (50 + 10)
Define Slot duration 50 min e Buffer 10 min. O passo é 50 + 10 = 60 minutos. A começar às 9:00, as marcações caem assim:
9:00 · 10:00 · 11:00 · 12:00 · …
Cada paciente entra à hora certa: horários arrumados e fáceis de recordar, com 10 minutos para respirar entre sessões. É a configuração mais cómoda para a maioria dos consultórios.
Exemplo 2 — os horários que 'deslizam' (60 + 10)
Define Slot duration 60 min e Buffer 10 min. O passo é 60 + 10 = 70 minutos. A começar às 14:00, as marcações caem assim:
14:00 · 15:10 · 16:20 · 17:30 · …
Depois da primeira, nenhuma marcação cai à hora certa: cada slot desloca-se 10 minutos em relação ao anterior. É perfeitamente válido, mas os horários (15:10, 16:20…) são menos "limpos" de comunicar.
Exemplo 3 — slots curtos (25 + 5)
Com Slot duration 25 min e Buffer 5 min o passo é de 30 minutos: 9:00 · 9:30 · 10:00 · 10:30 · …, duas marcações por hora, sempre a horas redondas.
A regra de ouro
Se quer marcações sempre a horas redondas (à hora certa ou à meia-hora), faça com que duração + intervalo dê 60 minutos (ex. 50+10, 45+15, 55+5) ou 30 minutos (ex. 25+5, 20+10). Se a soma for diferente (como 60+10 = 70), os horários deslizam de dia para dia: escolha este caminho só se precisar mesmo dessa duração de sessão e não lhe pesar comunicar horários "desencontrados".
Dias e horários¶
Por baixo, no quadro Days and hours, há uma linha para cada dia da semana (Monday…Sunday):
- O interruptor abre ou fecha o dia: Open ou Closed. Se o dia estiver fechado não recebe marcações.
- Quando está aberto, define a faixa Hours com a hora de início e a de fim (ex. 09:00 - 18:00).
- Lunch break: um segundo interruptor, com as suas horas de início e fim (ex. 13:00 - 14:00). Nesse intervalo o assistente não propõe marcações.
Feriados e fechos pontuais
Este ecrã define os horários da semana tipo: não há uma gestão dos feriados nem dos fechos ocasionais. Para uma ponte, umas férias ou uma tarde de fecho, bloqueie o tempo diretamente no seu calendário Google: o assistente lê-o e não propõe esses horários.
Se alterar os horários quando já tem marcações¶
As alterações valem para as marcações futuras que os clientes pedirem a partir desse momento.
As marcações já feitas ficam no seu calendário e não são movidas nem canceladas: são compromissos assumidos com pessoas reais, e nenhum sistema os deveria desfazer sozinho.
Por isso, se restringir os horários, pode acontecer ficar com alguma marcação já feita fora da nova faixa. São fáceis de identificar olhando para o calendário dos dias em causa, e gerem-se como geriria qualquer outra mudança de planos: contactando a pessoa.
Guardar¶
Quando terminar, toque em Save no fundo do ecrã. As alterações valem de imediato.
São estas regras que permitem ao assistente propor apenas horários realmente disponíveis, sem sobreposições: o funcionamento completo está descrito em gestão de marcações no WhatsApp.
O passo seguinte da configuração é info e serviços, onde escreve o que o assistente pode dizer aos seus clientes.