Pré-requisitos do Wably: provavelmente já tem tudo o que precisa¶
Quando uma clínica avalia uma nova solução, a primeira pergunta é quase sempre a mesma.
“Temos de mudar tudo?”
Com o Wably, na maioria dos casos, a resposta é não.
O Wably é uma secretária virtual com AI no WhatsApp: responde aos clientes, gere perguntas sobre a clínica e ajuda a organizar marcações. Para começar, só precisa de três ferramentas muito comuns: Google Calendar, Google Contacts e WhatsApp Business.
A boa notícia é que, muitas vezes, estas ferramentas já existem na clínica. Talvez as use todos os dias sem lhes chamar esses nomes.
Os pré-requisitos são simples¶
Para usar o Wably, não precisa de reconstruir a forma como trabalha.
São necessários três elementos práticos:
- Google Calendar, para consultar disponibilidades e marcações.
- Google Contacts, para gerir uma lista de contactos de clientes organizada.
- WhatsApp Business, para comunicar com os clientes no canal que eles já utilizam.
Esta não é uma lista pensada para complicar o arranque. É o contrário: o Wably apoia-se em ferramentas padrão, difundidas e familiares, precisamente para evitar configurações pesadas ou mudanças desnecessárias.
Google Calendar: a agenda continua a ser o centro¶
O calendário é o ponto mais importante.
O Wably precisa de saber quando a clínica está disponível, que horários já estão ocupados e onde pode propor uma nova marcação.
Por isso, o Google Calendar torna-se a base operacional da agenda. As marcações confirmadas pelo Wably ficam lá, mas o calendário pode continuar a ser usado pela clínica como sempre.
Isto significa uma coisa muito concreta: nem tudo tem de passar pelo WhatsApp.
Se uma marcação for feita por telefone, presencialmente ou depois de uma conversa direta com o cliente, pode inseri-la manualmente no calendário. O Wably terá em conta a agenda atualizada e continuará a trabalhar com disponibilidades reais.
Se já usa um CRM, provavelmente está ainda mais perto¶
Muitas clínicas já usam um CRM ou um software de gestão para organizar clientes, marcações e atividades.
Isto não é um problema.
Se o seu CRM se apoia no Google Calendar ou sincroniza as marcações com o Google Calendar, o Wably pode integrar-se sem alterar o fluxo existente.
O objetivo não é abandonar o CRM. O objetivo é ter um Google Calendar como referência partilhada.
O CRM pode continuar a fazer o seu trabalho. O Wably ocupa-se da conversa no WhatsApp, propõe horários disponíveis, confirma marcações e mantém a agenda organizada.
Antes de começar, convém verificar apenas uma coisa: as marcações criadas no CRM devem aparecer de facto no Google Calendar usado pela clínica. Se isto já acontece, a barreira técnica é muito mais baixa do que parece.
Google Contacts: a lista de contactos que provavelmente já usa¶
O Google Contacts serve para manter os contactos organizados.
Também aqui, muitas vezes, a clínica não tem quase nada de novo a fazer.
Muitos profissionais pensam que usam simplesmente “os contactos do telefone”. Na realidade, o telefone é apenas a interface. Por trás, muito frequentemente, a lista de contactos já está sincronizada com o Google.
Isto é particularmente comum porque o Google Contacts se tornou um padrão prático para guardar, sincronizar e encontrar contactos em vários dispositivos.
Para o Wably, é útil ter uma lista de contactos coerente, porque o cliente não é apenas um número numa conversa: é uma pessoa que pode ter marcações, pedidos, preferências e interações ao longo do tempo.
WhatsApp Business: o canal certo para a clínica¶
O terceiro requisito é o WhatsApp Business.
Não é preciso obrigar o cliente a descarregar outra aplicação. Não é preciso enviá-lo para um portal complicado. Não é preciso mudar hábitos.
O cliente continua a escrever no WhatsApp, ou seja, no lugar onde provavelmente já o contacta.
A diferença é que o Wably pode responder de forma organizada, recolher as informações necessárias, gerir perguntas frequentes e orientar a marcação sem fazer a clínica perder tempo.
O WhatsApp Business é o canal profissional correto porque separa melhor a atividade das mensagens pessoais e torna mais claro que o cliente está a falar com a clínica.
“Eu uso o calendário do telefone”: muitas vezes, isso também significa Google¶
Esta é uma das objeções mais comuns.
Muitas clínicas dizem: “Nós não usamos Google Calendar, usamos o calendário do iPhone” ou “Temos os contactos guardados no telefone”.
Em muitos casos, porém, o calendário e os contactos do telefone são apenas a parte visível.
O backend, ou seja, o sistema que realmente guarda e sincroniza os dados, é quase sempre o Google.
É normal: o Google Calendar e o Google Contacts são ferramentas tão difundidas que muitas vezes trabalham nos bastidores. Abre a app Calendário ou Contactos, mas os dados podem estar guardados na conta Google da clínica.
Como verificar no iPhone¶
No iPhone, é fácil verificar se o calendário e os contactos já estão ligados ao Google.
Para o calendário, abra as definições do iPhone e procure a secção Calendário. Dependendo da versão do iOS, o caminho pode ser:
Definições > Calendário > Contas
ou:
Definições > Apps > Calendário > Contas de calendário
Dentro deste ecrã, verifique se existe uma conta Gmail ou Google. Se existir, confirme que a sincronização dos calendários está ativa.
Também pode fazer uma segunda verificação a partir da app Calendário: abra Calendário, toque em “Calendários” e veja se Gmail ou Google aparece entre as contas.
Para os contactos, a verificação é semelhante.
Vá a:
Definições > Contactos > Contas
ou:
Definições > Apps > Contactos > Contas de contactos
Se vir uma conta Gmail ou Google e a opção Contactos estiver ativa, significa que a lista de contactos já está ligada ao Google.
Também pode verificar pela app Contactos: se no topo encontrar “Listas” e vir um grupo Gmail ou Google, é muito provável que os contactos já estejam sincronizados.
Se, em vez disso, encontrar apenas iCloud, não é um bloqueio. Significa simplesmente que deve ser adicionada ou ligada uma conta Google para usar o Wably da forma mais organizada.
E se usa Android?¶
Com Android, o processo é ainda mais simples.
Se o telefone Android estiver configurado normalmente com uma conta Google, pode considerar este requisito já resolvido na prática: o calendário e os contactos Google já estão disponíveis ou podem ser ativados em poucos toques.
Por outras palavras, para uma clínica que usa Android com a sua conta Google, a verificação é quase sempre uma formalidade.
Ainda assim, pode fazer uma verificação rápida: abra as definições do telefone, entre na secção Google e confirme que a sincronização do calendário e dos contactos está ativa.
Na maioria dos casos, não precisa de migrar nada. Só precisa de confirmar que a conta certa é a conta usada pela clínica.
Nem todas as marcações têm de nascer no WhatsApp¶
Outro ponto importante: o Wably não obriga a gerir tudo pelo WhatsApp.
A vida real de uma clínica é mais variada.
Um cliente pode ligar. Pode marcar presencialmente. Pode pedir uma marcação enquanto já está na clínica. Pode ser inserido por um colaborador ou por uma receção interna.
Está tudo bem.
O Wably também permite a criação manual de marcações fora do WhatsApp. O importante é que a agenda se mantenha atualizada no calendário de referência.
Isto torna a adoção muito mais simples: o Wably não substitui todos os hábitos da clínica, mas automatiza a parte mais repetitiva e mais cara em termos de tempo.
Porque estes pré-requisitos não devem travá-lo¶
Google Calendar, Google Contacts e WhatsApp Business não são ferramentas estranhas.
São ferramentas que muitas clínicas já usam, direta ou indiretamente.
E mesmo quando ainda não estão configuradas da melhor forma, a distância a percorrer é pequena: muitas vezes basta escolher a conta correta, ativar a sincronização ou ligar o calendário já usado pelo CRM.
A vantagem é grande: menos mensagens para gerir manualmente, menos marcações perdidas, menos interrupções durante o dia e uma resposta mais rápida para quem o contacta.
O cliente continua a escrever como sempre fez.
A clínica continua a usar a sua própria agenda.
O Wably fica no meio e faz o trabalho repetitivo: responder, orientar, propor horários, confirmar e manter tudo mais organizado.
O ponto principal¶
Se usa WhatsApp para falar com os clientes, se tem um calendário digital e se os seus contactos estão sincronizados, tem praticamente tudo o que é necessário para usar o Wably.
O Wably não lhe pede para mudar a forma como trabalha.
Ajuda-o a retirar trabalho manual do WhatsApp, a proteger a agenda e a responder melhor aos clientes, mesmo quando está ocupado.