O WhatsApp parece rápido porque cada mensagem demora poucos segundos.
O problema é que nunca chega uma só mensagem. Chegam perguntas, confirmações, mudanças de hora, pedidos de disponibilidade, clientes que escrevem fora de horas e conversas deixadas a meio.
No fim, não perde só tempo. Perde concentração.
Se trabalha sem secretária, cada mensagem é uma pequena interrupção.
Um cliente pergunta por disponibilidade. Outro quer mudar a hora. Alguém escreve à noite, outro enquanto já tem uma pessoa à sua frente.
Responder é importante. Mas, se for sempre o senhor a fazê-lo, o seu dia fica partido a toda a hora.
Quando uma clínica avalia uma nova solução, a primeira pergunta é quase sempre a mesma.
“Temos de mudar tudo?”
Com o Wably, na maioria dos casos, a resposta é não.
O Wably é uma secretária virtual com AI no WhatsApp: responde aos clientes, gere perguntas sobre a clínica e ajuda a organizar marcações. Para começar, só precisa de três ferramentas muito comuns: Google Calendar, Google Contacts e WhatsApp Business.
A boa notícia é que, muitas vezes, estas ferramentas já existem na clínica. Talvez as use todos os dias sem lhes chamar esses nomes.
Um lembrete só serve se for lido a tempo.
Parece óbvio, mas é aqui que muitos consultórios perdem eficácia. Enviam emails, SMS ou mensagens manuais a pensar que já fizeram o necessário. Depois o cliente não comparece e o dia enche-se de buracos.
O problema não é só enviar o lembrete. É enviá-lo no canal em que a pessoa responde de verdade.
Quando um cliente não comparece, não perde só uma marcação. Perde tempo, faturação, continuidade e muitas vezes a possibilidade de oferecer esse horário a outra pessoa.
O problema é que o custo das faltas é subestimado porque não chega como uma fatura. Não o vê ao fim do dia, mas encontra-o ao fim do mês: agenda cheia no papel, receitas mais baixas do que o previsto.
Quando uma pessoa procura um profissional, raramente contacta um só consultório. Escreve a dois ou três, e muitas vezes marca com o primeiro que responde bem. É por isso que a rapidez da primeira resposta importa mais do que pensa.