Como colocar a marcação de consultas do Google Calendar no seu site: guia passo a passo¶

Tem um site, as pessoas visitam-no, leem o que faz e decidem que é o profissional certo. E depois param, porque para marcar têm de lhe telefonar. Metade nunca vai telefonar.

A boa notícia é que o Google Calendar já inclui uma ferramenta para resolver isto, e não custa nada: a página de marcações, que pode inserir diretamente no seu site. O cliente escolhe a hora, confirma, e a marcação chega sozinha à sua agenda.

Neste guia vemos como a ativar do início ao fim, sem mexer em código complicado, e sobretudo como configurá-la para que se dê bem com o assistente de WhatsApp do seu consultório, porque o risco número um de ter dois canais de marcação é acabar com duas pessoas à mesma hora.

Marcação de consultas com Google Calendar: o que precisa antes de começar¶

Poucas coisas, todas simples:

Uma conta Google. Serve a gratuita que usa para o Gmail.
Um computador. A página de marcações só se cria a partir do navegador, não da aplicação do telemóvel.
A possibilidade de alterar uma página do seu site. Se o site é gerido por outra pessoa, terá de lhe enviar uma linha de código para colar. Bastam-lhe dois minutos.

Vale a pena ser claro quanto aos limites desde já, para não descobrir as surpresas a meio do caminho. Com uma conta Google gratuita pode criar uma única página de marcações, ou seja, um só tipo de consulta. Para ter várias (primeira consulta, sessão de controlo, consulta online), para enviar os lembretes por e-mail ou para receber o sinal no momento da marcação com o Stripe, é preciso um plano Google Workspace pago. As diferenças estão resumidas na página oficial da Google sobre o agendamento de consultas e na ficha de apoio sobre os agendamentos de consultas.

Para a maioria dos profissionais que trabalham sozinhos, a versão gratuita basta e sobra para começar.

Como criar a página de marcações do Google Calendar em 7 passos¶

Siga estes passos pela ordem indicada. O procedimento completo está documentado também no guia oficial da Google sobre como criar um agendamento de consultas.

Abra o Google Calendar no computador. Vá a calendar.google.com e inicie sessão com a sua conta.
Clique em "Criar", no canto superior esquerdo, e escolha "Agendamento de consultas". Abre-se um painel à esquerda: é a partir daí que constrói tudo.
Dê-lhe um título. É o nome que o cliente vai ver na página. Melhor "Primeira consulta" ou "Sessão de fisioterapia" do que "Consulta".
Defina a duração da consulta. Escolha a duração real do serviço, não a ideal. Se uma primeira consulta lhe ocupa 60 minutos, escreva 60.
Defina a disponibilidade geral. Indique os dias e as faixas horárias em que aceita marcações. Pode acrescentar duas faixas no mesmo dia, por exemplo manhã e tarde, com a pausa de almoço no meio.
Configure o formulário de marcação. É o passo mais importante de todos, e voltamos a ele dentro de um instante. Por predefinição, a Google pede nome, apelido e e-mail: o número de telefone tem de o acrescentar você.
Abra as configurações avançadas e ajuste três coisas: o tempo de intervalo entre uma consulta e a seguinte, o número máximo de marcações por dia e a janela de marcação, ou seja, com quanta antecedência mínima alguém pode marcar. Definir uma antecedência mínima de algumas horas evita-lhe a surpresa da consulta que apareceu quando já estava no consultório.

Depois guarde. A página está online.

O campo a não esquecer: o número de telefone¶

No formulário de marcação, clique em "Adicionar um item" e insira o campo Número de telefone, assinalando a caixa Obrigatório.

Como etiqueta, não escreva apenas "Telefone". Escreva algo que explique para que serve:

Número de WhatsApp no qual quer receber o lembrete

Não é preciso pedir um formato específico: serve como o cliente o escrever. Se recebe muitos clientes estrangeiros, acrescente "com indicativo internacional", porque um número escrito sem indicativo é interpretado com base no país do seu consultório.

Parece um detalhe sem importância. Não é: é a diferença entre um cliente que recebe o lembrete no WhatsApp no dia anterior e outro que se esquece da consulta. O motivo vemos daqui a pouco.

Feita a página, é preciso colocá-la onde as pessoas a encontrem. A Google dá-lhe o código pronto: só tem de o copiar e colar. O procedimento oficial está descrito no guia da Google sobre como partilhar e incorporar a página de marcações.

Na grelha do calendário, clique no bloco do seu agendamento de consultas.
Clique em Partilhar.
Escolha o separador Incorporar no site.
Escolha o aspeto que deve ter:
Botão com janela pop-up: no site aparece um botão ("Marcar consulta") e a página de marcações abre-se por cima, numa janela. Pode personalizar o texto e a cor do botão.
Página de marcações integrada: o calendário aparece diretamente dentro da página, como se fizesse parte dela.
Clique em Copiar código.
Cole o código no seu site, dentro de um bloco de tipo HTML ou Código personalizado. No WordPress chama-se "HTML personalizado"; no Wix e no Squarespace, "Incorporar código". Se o colar num bloco de texto normal, vai ver o código escrito na página em vez do calendário: é o erro mais comum, e resolve-se mudando o tipo de bloco.

Qual das duas escolher? Se tem uma página de "Contactos" ou "Marcar", use a página integrada: quem chega ali já decidiu. Se, em vez disso, quer colocar o convite à marcação dentro de um artigo ou na página dos serviços, use o botão com a janela pop-up: não interrompe a leitura.

Um conselho prático: teste o resultado no telemóvel antes de o considerar terminado. A maioria dos seus clientes vai marcar a partir de lá.

Google Calendar e assistente de WhatsApp juntos: quatro regras para não marcar duas consultas à mesma hora¶

Chegamos aqui ao ponto que quase ninguém explica. Se recebe marcações do site e tem um assistente que marca no WhatsApp, tem dois canais a escrever na mesma agenda. Funciona muito bem, com uma condição: que ambos olhem para o mesmo calendário e o leiam da mesma maneira.

A Wably lê a disponibilidade real diretamente do Google Calendar antes de propor uma hora, e volta a verificá-la no instante em que escreve a marcação. Isto significa que uma hora já ocupada por uma marcação vinda do site nunca será proposta ao cliente que escreve no WhatsApp. E ao contrário: a consulta marcada na conversa ocupa o espaço e desaparece da página de marcações do site.

Para que este mecanismo funcione mesmo, quatro regras.

Regra 1: um só calendário. Crie o agendamento de consultas no seu calendário principal e ligue à Wably esse mesmo calendário. Não use um para o site e outro para o consultório. A verificação automática de conflitos em vários calendários ao mesmo tempo é uma função dos planos Google Workspace pagos, enquanto trabalhar num calendário único funciona em qualquer conta e nunca falha. Como se liga o calendário à Wably encontra na documentação sobre a integração com o Google Calendar.

Regra 2: os eventos têm de aparecer como "Ocupado". Quando bloquear tempo no calendário, para uma reunião, para uma formação, para uma manhã de férias, verifique que a opção Disponibilidade do evento está definida como Ocupado e não como Disponível. Os eventos marcados como "Disponível" são ignorados por todos os sistemas de marcação, incluindo o da Google, e esse tempo continuará disponível para marcar. Os eventos que duram todo o dia, por outro lado, bloqueiam sempre o dia inteiro.

Regra 3: ative a verificação dos calendários. Nas configurações do agendamento de consultas, confirme que está ativa a opção Verificar a disponibilidade nos calendários. É ela que impede a página de oferecer horas em que já está ocupado. O funcionamento está explicado no guia da Google sobre a verificação da disponibilidade.

Regra 4: alinhe durações e pausas. Se na Wably uma sessão dura 45 minutos com 15 minutos de pausa, defina os mesmos valores no agendamento de consultas da Google. Se os dois canais usarem grelhas diferentes, acaba com buracos de dez minutos impossíveis de preencher. As durações e as pausas da Wably definem-se na página Horários do painel.

Lembretes de WhatsApp também para quem marca pelo site¶

Eis o motivo pelo qual, umas linhas acima, insistia tanto no formato do número de telefone.

A Wably sincroniza periodicamente a sua agenda: quando encontra no calendário uma marcação que não foi feita por ela, reconhece-a, regista o cliente e insere-o na sua lista de contactos. A partir desse momento, essa pessoa entra no circuito normal, ou seja, recebe o lembrete automático no WhatsApp antes da consulta e, depois da visita, o pedido de avaliação.

O reconhecimento do cliente acontece sozinho. O nome e o e-mail são lidos do convidado do evento, que é exatamente o ponto onde a página de marcações da Google os escreve. Não tem de adotar nenhuma convenção, nenhuma sigla nas notas, nenhuma forma especial de escrever o título.

O que falta, e que tem de pedir você no formulário, é o número de telefone: sem ele, a marcação fica na agenda mas não há um canal por onde enviar o lembrete. O formato não é problema, a Wably reconhece o número esteja escrito como estiver: +351 912 345 678, 00351 912 345 678, 912 345 678, 912-345-678. Quando o número chega sem indicativo internacional é completado com base no país do seu consultório, por isso verifique uma única vez que no perfil do painel estão indicados o país e o fuso horário corretos.

Faça uma marcação de teste, uma só vez. Marque a partir da sua página usando o seu número e depois verifique duas coisas: que a consulta apareceu na agenda e que você aparece entre os contactos no painel. Se estiver lá, a cadeia funciona e não terá de voltar a pensar nisso.

Vale a pena gastar esses dois minutos: um lembrete enviado no dia anterior é a forma mais económica que existe de não perder um horário, como contámos no artigo sobre quanto custa realmente gerir as marcações à mão.

Site e WhatsApp: duas portas de entrada, uma só agenda¶

Vale a pena entender o que faz cada um dos dois canais, porque servem pessoas diferentes.

A página de marcações do site capta quem já decidiu. Leu quem você é, sabe o que quer, só procura uma hora. Para estas pessoas o formulário é perfeito: três cliques e está marcado, mesmo às onze da noite.

O assistente no WhatsApp capta todos os outros, e são a maioria. Aqueles que, antes de marcar, querem saber se trata o problema deles, quanto custa, se há estacionamento, se é preciso prescrição, se os pode ver no sábado. Um formulário de marcação não responde a estas perguntas: quem as tem fecha a página e escreve a outra pessoa. Um assistente de IA que conversa responde e, na mesma conversa, leva a pessoa até à marcação.

Depois há toda a vida da consulta depois de marcada: o adiamento, o cancelamento, o "posso chegar meia hora mais tarde?". Ao site esses pedidos nunca chegam. Chegam ao WhatsApp e, se ninguém responder, tornam-se telefonemas ou tornam-se faltas.

As duas coisas juntas cobrem o percurso inteiro, e a sincronização com o Google Calendar mantém tudo alinhado sem que tenha de controlar nada. Se está também a avaliar os softwares de gestão tradicionais, comparámos as duas abordagens no artigo sobre software de gestão para a clínica ou assistente de WhatsApp.

Cinco erros a evitar¶

Criar o agendamento de consultas num calendário secundário. É a causa número um das marcações duplicadas. Use o calendário principal, o mesmo que ligou ao assistente.
Marcar os compromissos pessoais como "Disponível". Esse tempo continua disponível para marcar e acaba ocupado por um cliente.
Não pedir o número de telefone. Sem número não pode enviar lembretes, e sem lembretes as faltas continuam onde estão.
Não definir a antecedência mínima de marcação. Sem ela, alguém pode marcar para dentro de vinte minutos.
Publicar sem testar no telemóvel. A caixa integrada, em ecrãs pequenos, tem sempre de ser verificada.

Perguntas frequentes¶

A página de marcações do Google Calendar é gratuita? Sim. Com uma conta Google gratuita pode criar uma página de marcações para um tipo de consulta e inseri-la no site sem custos. As funções adicionais, como várias páginas de marcações, os lembretes por e-mail e os pagamentos antecipados, exigem um plano Google Workspace pago.

É preciso saber programar para inserir o calendário no site? Não. A Google gera o código por você: só tem de o copiar e colar num bloco de tipo HTML na página do seu site. Se o site for gerido por outra pessoa, bastam-lhe dois minutos.

Posso usar o Google Calendar para as marcações do site e a Wably no WhatsApp ao mesmo tempo? Sim, e é a configuração recomendada. Ambos trabalham no mesmo Google Calendar: a Wably lê a disponibilidade real antes de propor uma hora, por isso nunca propõe um horário já marcado pelo site, e as consultas marcadas na conversa desaparecem da página de marcações.

Quem marca pelo site recebe o lembrete no WhatsApp? Sim, se o número de telefone estiver no evento do calendário. A Wably lê o nome e o e-mail do convidado do evento e reconhece o número em qualquer formato em que tenha sido escrito, por isso a única coisa a fazer é tornar obrigatório o campo do telefone no formulário de marcação.

O que acontece se duas pessoas marcarem a mesma hora no mesmo momento? Cada horário da página de marcações só pode ser marcado uma vez e desaparece assim que alguém o ocupa. Do lado do WhatsApp, a Wably volta a verificar a disponibilidade no instante exato em que escreve a marcação, por isso um horário ocupado poucos segundos antes não é confirmado.

Posso ter tipos de consulta diferentes, por exemplo primeira consulta e controlo? Com a conta Google gratuita pode criar uma só página de marcações, portanto um só tipo de consulta. No WhatsApp, por outro lado, o assistente reconhece pela conversa qual o serviço necessário e aplica a duração correta sem que tenha de criar páginas diferentes.

Em resumo¶

Coloque a página de marcações do Google Calendar no site: é gratuita, ativa-se num quarto de hora e recupera as marcações de quem nunca lhe telefonaria. Depois lembre-se de que o site é apenas uma das duas portas, e não é aquela por onde entra a maior parte das pessoas.

A Wably responde na outra, a que o seu cliente já tem aberta no telemóvel, e escreve na mesma agenda. Experimente gratuitamente durante 30 dias e veja quantas consultas gere sozinha, ou dê uma olhada a como funciona a sincronização com o Google Calendar.