Calendly e WhatsApp: como gerir lembretes, cancelamentos e remarcações¶

Se usa o Calendly para que os clientes marquem a partir do seu site, já resolveu metade do problema. A marcação entra sozinha na agenda. Mas tudo o que acontece depois, o lembrete da véspera, o cancelamento de última hora, o cliente que pede para remarcar, continua a chegar-lhe pelo WhatsApp e continua a geri-lo à mão.

Este guia explica como pôr o Calendly e o WhatsApp a trabalhar juntos. Nenhum dos dois tem de ser substituído e não é preciso um conector dedicado: a ponte entre os dois é o Google Calendar, que o Calendly já usa e que um assistente de WhatsApp pode ler e atualizar.

O que o Calendly faz bem e onde para¶

O Calendly é ótimo numa coisa específica: transformar um link numa marcação confirmada. O cliente abre a página, vê as horas livres, escolhe, e o evento vai parar ao seu calendário. Para quem chega do site ou de uma assinatura de e-mail funciona muito bem.

O problema é que nem todos os clientes chegam por aí. Uma parte considerável escreve-lhe pelo WhatsApp, porque é o canal que usa para tudo o resto durante o dia. E quando escreve pelo WhatsApp não está à procura de um link: está à procura de uma resposta.

A partir daí volta a trabalhar à mão:

• Copia e cola o link e espera que o cliente o abra
• Na véspera escreve o lembrete, um a um
• Se alguém quer remarcar, abre o calendário e procura um espaço livre
• Se alguém cancela pelo chat, atualiza a agenda

Nenhuma destas tarefas exige competência. Todas exigem tempo, e chegam sempre no momento errado.

O Google Calendar é a ponte¶

O Calendly escreve as marcações no Google Calendar. Um assistente de WhatsApp como a Wably lê e atualiza o mesmo Google Calendar. Não é preciso que os dois programas falem diretamente um com o outro: partilham a mesma fonte de verdade.

O resultado é que tem duas portas de entrada e um só calendário:

• Quem chega do site marca com o Calendly
• Quem escreve pelo WhatsApp marca a conversar com o assistente
• Nenhum dos dois pode ocupar uma hora já ocupada pelo outro

O Calendly, por seu lado, considera ocupadas as horas já preenchidas no calendário ligado, desde que os eventos estejam assinalados como "Ocupado" e que o calendário esteja selecionado entre os verificados para os conflitos. São duas definições da ligação, não é preciso mais nada.

Como ativar em quatro passos¶

Passo 1. Verifique se o Calendly escreve no calendário certo

Nas definições de calendário do Calendly, verifique em que agenda são adicionadas as novas marcações. Tem de ser a mesma que vai ligar ao assistente de WhatsApp.

Passo 2. Ative a sincronização das alterações

Ainda nas definições da ligação ao calendário, o Calendly oferece a opção que sincroniza cancelamentos e remarcações do calendário para o Calendly. Com esta ativa, se uma marcação for cancelada ou mudada diretamente no calendário, o mesmo acontece também no Calendly.

É a definição mais importante de todas e não vem ativa por predefinição. Sem ela, o cliente que cancela pelo WhatsApp continuaria marcado no Calendly.

Passo 3. Adicione o campo de telefone ao formulário de marcação

No formulário que o cliente preenche no Calendly, adicione o número de telefone como campo obrigatório. Sem número, o assistente não tem forma de chegar a essa pessoa pelo WhatsApp e o lembrete não é enviado.

É o passo que quase todos saltam, e depois não percebem porque é que metade dos lembretes não chega.

Passo 4. Ligue o assistente de WhatsApp ao mesmo calendário

Autoriza o acesso ao Google Calendar, introduz horários e serviços, e o assistente começa a trabalhar com as marcações que encontra, independentemente de quem as criou.

O que acontece na prática¶

Um cenário concreto, de segunda a quinta-feira.

Segunda-feira. Um cliente encontra o seu site, abre o link do Calendly e marca para quinta-feira às 15h. A marcação entra no Google Calendar.

Terça-feira. Outro cliente escreve-lhe pelo WhatsApp: "bom dia, têm vaga na quinta à tarde?". O assistente consulta a agenda, vê que as 15h estão ocupadas e propõe as 16h. O cliente aceita e a marcação é criada.

Quarta-feira às 11h. Ambos recebem o lembrete pelo WhatsApp, com a possibilidade de confirmar ou pedir para remarcar com um toque.

Quarta-feira à tarde. O primeiro cliente escreve que não vai conseguir e pede para adiar para a semana seguinte. O assistente liberta a hora das 15h, propõe alternativas e muda a marcação. A hora das 15h volta a estar disponível também na página do Calendly, e a marcação original aparece atualizada também lá.

Quinta-feira à noite. O cliente que compareceu recebe o pedido de avaliação.

Entretanto, não abriu o calendário uma única vez.

Funciona também com outras ferramentas¶

O mecanismo não é exclusivo do Calendly. Vale para qualquer sistema que escreva no Google Calendar: Cal.com, Acuity, os formulários de marcação de alguns sites, vários programas de gestão do setor e o calendário dos perfis de empresa.

A pergunta a fazer é sempre a mesma: esta ferramenta escreve as marcações no Google Calendar? Se a resposta for sim, o assistente de WhatsApp pode tratar de tudo o que acontece depois da marcação. Se a resposta for não, porque usa um calendário proprietário fechado, a ligação não é possível.

As três condições para funcionar¶

Para ser honestos, há três condições técnicas a cumprir, que devem ser verificadas antes de começar.

1. As marcações têm de estar assinaladas como "Ocupado" no calendário. Os eventos assinalados como "Livre" são ignorados na verificação de conflitos, e nesse caso dois sistemas podem ocupar a mesma hora.
2. O número de telefone tem de chegar à agenda. Sem número não há lembrete pelo WhatsApp. Daí a importância do passo 3.
3. A sincronização das alterações tem de ser ativada expressamente no Calendly. Não vem ativa de origem.

São três caixas a assinalar uma só vez, no início.

Perguntas frequentes¶

Tenho de abandonar o Calendly?¶

Não. Continua a fazer o que faz bem, ou seja, recolher marcações a partir do site, do e-mail e das redes sociais. O assistente de WhatsApp trata do canal de conversa e de tudo o que acontece depois da marcação.

Existe uma ligação direta entre a Wably e o Calendly?¶

Não, e não é necessária. A ligação acontece através do Google Calendar, que ambos usam. Também é mais robusta: funciona com qualquer ferramenta que escreva na mesma agenda, sem depender de um conector específico.

Arrisco ter duas marcações à mesma hora?¶

Não, se os eventos estiverem assinalados como ocupados e o calendário estiver entre os verificados para os conflitos. Ambos os sistemas leem a mesma agenda antes de propor uma hora.

O lembrete chega também para as marcações feitas no Calendly?¶

Sim, desde que a marcação contenha o número de telefone do cliente. Por isso o campo de telefone do formulário do Calendly deve ser obrigatório.

É preciso um segundo número de WhatsApp?¶

Não. O assistente trabalha com o número de WhatsApp que já usa, que continua ativo no seu telemóvel.

Duas portas de entrada, um só calendário, nenhuma marcação duplicada. O Calendly traz os clientes do site, o assistente trata dos que lhe escrevem e de tudo o que acontece depois.