Calendly no site: o guia simples para receber marcações de consultas¶

O Calendly é a ferramenta mais conhecida do mundo para deixar as pessoas marcarem sem trocas de mensagens. Coloca-o no site, o cliente escolhe a hora, a consulta aparece na sua agenda. Nenhuma chamada, nenhum "depois digo-lhe alguma coisa".

Funciona muito bem para o que é: um formulário de marcação. Neste guia vemos como o ativar passo a passo, como o inserir no site mesmo que nunca tenha tocado numa linha de código, e como o fazer conviver com o assistente de WhatsApp do seu consultório sem correr o risco de ficar com dois clientes à mesma hora.

Calendly no site: o que precisa e o que é grátis¶

Precisa de três coisas:

• Uma conta Calendly. O registo é gratuito.
• O seu Google Calendar, aquele que usa mesmo para trabalhar.
• A possibilidade de alterar uma página do seu site, ou alguém que o faça por si em dois minutos.

No plano gratuito convém saber o que esperar. Pode manter ativo um só tipo de evento, ou seja um só tipo de consulta, e ligar uma conta de calendário. A página de marcação mostra a marca Calendly e não a pode personalizar com as suas cores e o seu logótipo. A possibilidade de inserir o formulário no seu site, no entanto, existe também na versão gratuita, e para começar é o que mais conta. Os detalhes atualizados dos planos estão na página de preços do Calendly.

Como configurar o Calendly para as consultas do seu consultório em 6 passos¶

1. Crie a conta em calendly.com e ligue a sua conta Google quando lhe for pedido.
2. Abra o seu tipo de evento e altere-o. Dê-lhe o nome do serviço real, por exemplo "Primeira consulta" ou "Sessão de tratamento". É o título que o cliente vai ver.
3. Defina a duração com a duração real do serviço, não com a ideal.
4. Defina a disponibilidade, ou seja os dias e as faixas horárias em que aceita marcações. Pode definir duas faixas no mesmo dia, manhã e tarde, deixando de fora a pausa para almoço.
5. Acrescente as pausas entre uma consulta e a seguinte. Na secção das opções avançadas encontra os buffers: aqueles dez ou quinze minutos de que precisa para arrumar e tirar notas. O funcionamento está explicado no guia do Calendly sobre os buffers.
6. Defina a antecedência mínima de marcação. Sem ela, alguém pode marcar para daí a vinte minutos enquanto já está com outro cliente.

O campo que não pode esquecer: o número de telefone¶

Por predefinição o Calendly pede apenas nome e e-mail. Para um consultório não chega.

Na secção do formulário de marcação (Invitee form) acrescente uma pergunta, seguindo o guia do Calendly sobre as perguntas a quem marca. Pode acrescentar até dez, mas por agora só precisa de uma.

Como texto da pergunta escreva algo que explique para que serve:

Número de WhatsApp onde quer receber o lembrete

Assinale Obrigatória e escolha Número de telefone como tipo de resposta. Não é preciso pedir um formato em particular: serve como o cliente o escrever. Se recebe muitas vezes clientela estrangeira, acrescente "com indicativo internacional", porque um número escrito sem indicativo é interpretado com base no país do seu consultório.

No mesmo ecrã convém também desativar a possibilidade de o cliente acrescentar outros convidados à consulta. Num consultório quase nunca é preciso, e com várias pessoas convidadas torna-se mais difícil perceber em automático quem é o cliente verdadeiro quando a consulta chega à agenda.

Um segundo campo que vale sempre a pena acrescentar: "Do que precisa?", não obrigatório. Faz com que chegue ao consultório já a saber quem tem à frente.

Como inserir o Calendly no site: as três modalidades¶

O Calendly gera o código por si. O procedimento completo está no guia oficial sobre como adicionar o Calendly ao seu site.

1. Vá à página dos seus eventos.
2. Clique nos três pontos ao lado do evento e escolha Adicionar ao site.
3. Escolha como quer que apareça:
4. Caixa integrada (inline): o calendário aparece dentro da página, como se fizesse parte dela. É a escolha certa para uma página "Marcar" ou "Contactos".
5. Botão fixo (popup widget): um botão fica visível num canto do ecrã enquanto a pessoa navega, e abre a marcação quando lhe toca.
6. Link de pop-up (popup text): uma palavra clicável dentro do texto abre a marcação. Ótima dentro dos artigos, porque não interrompe a leitura.
7. Clique em Copiar código.
8. Cole o código no seu site dentro de um bloco do tipo HTML ou Código personalizado. No WordPress chama-se "HTML personalizado", no Wix e no Squarespace "Incorporar código". Se o colar num bloco de texto normal vai ver o código escrito na página: é o erro mais comum, e resolve-se mudando o tipo de bloco. As diferenças entre as modalidades estão resumidas na visão geral das opções de inserção, e para quem usa o Google Sites há um guia dedicado.

Verifique sempre o resultado no telemóvel antes de o dar por terminado: a caixa integrada, em ecrãs pequenos, tem de ser verificada.

Calendly e Google Calendar: a ligação de que tudo depende¶

Esta é a parte que decide se o sistema funciona ou lhe cria problemas. Siga o guia oficial sobre a ligação com o Google Calendar e pare em duas definições em particular.

Calendários a verificar para os conflitos. Aqui indica que calendários o Calendly deve ler para perceber quando está ocupado. Selecione o calendário que usa mesmo para o consultório. Se não o fizer, o Calendly vai oferecer horas em que já tem alguém à sua frente.

Calendário onde adicionar os eventos. Aqui indica onde o Calendly escreve as consultas marcadas. Tem de ser exatamente o mesmo calendário que ligou ao seu assistente de WhatsApp. Não um parecido, não um dedicado às marcações online: o mesmo.

Vale a pena lembrar que o Calendly considera ocupado apenas o tempo assinalado como tal: um evento marcado como "Livre" no seu calendário não bloqueia nada, como explica o guia sobre as definições ocupado e livre.

Uma última coisa útil para quem trabalha presencialmente: o Google tende a acrescentar automaticamente um link de videochamada a cada evento. Se recebe os pacientes no consultório, esse link não serve e confunde. Desativa-se seguindo as instruções do Google.

Calendly e assistente de WhatsApp juntos: três regras para não marcar duas consultas à mesma hora¶

Se recebe marcações do Calendly e tem um assistente que marca no WhatsApp, tem dois sistemas a escrever na mesma agenda. Funciona muito bem, com uma condição: que ambos olhem para o mesmo calendário.

A Wably lê a disponibilidade diretamente do Google Calendar antes de propor uma hora, e verifica-a uma segunda vez no instante em que escreve a consulta. Por isso, um horário já ocupado por uma marcação vinda do Calendly nunca é proposto ao cliente que escreve no WhatsApp. E no sentido inverso, uma consulta marcada na conversa aparece no calendário, o Calendly lê-a como tempo ocupado e deixa de a oferecer.

Regra 1: um só calendário para tudo. O calendário que o Calendly verifica, aquele onde o Calendly escreve, e o que está ligado à Wably têm de coincidir. Como se liga o calendário encontra na documentação sobre a integração com o Google Calendar.

Regra 2: alinhe durações e pausas. Se na Wably a sessão dura 45 minutos com 15 minutos de pausa, defina os mesmos valores no evento do Calendly. Se os dois canais usarem grelhas diferentes fica com buracos de dez minutos impossíveis de preencher. As durações e as pausas da Wably definem-se na página Horários do painel.

Regra 3: mantenha os compromissos pessoais no calendário, assinalados como ocupado. Vale para as férias, as formações, as reuniões. Se estiver assinalado como "Livre", para ambos os sistemas esse tempo pode ser marcado.

Lembretes de WhatsApp também para quem marca pelo Calendly¶

É por isto que insistia no formato do número.

A Wably sincroniza periodicamente a sua agenda: quando encontra no calendário uma consulta que não foi ela a marcar, reconhece-a, regista o cliente e coloca-o nos seus contactos. A partir daí essa pessoa entra no circuito normal, ou seja recebe o lembrete automático no WhatsApp antes da consulta e, depois da visita, o pedido de avaliação.

O reconhecimento do cliente acontece sozinho. O nome e o e-mail são lidos a partir do convidado do evento, e é exatamente aí que o Calendly os escreve quando cria a consulta no seu Google Calendar. Não tem de adotar nenhuma convenção nem nenhuma forma particular de escrever o título do evento.

O que falta, e que tem de pedir você no formulário, é o número de telefone: sem ele, a consulta fica na agenda mas não há um canal por onde enviar o lembrete. O formato não é problema, a Wably reconhece o número esteja escrito como estiver: +351 912 345 678, 00351 912 345 678, 912 345 678, 912-345-678. Quando chega sem indicativo internacional é completado com base no país do seu consultório, por isso verifique uma única vez que no perfil do painel estão indicados o país e o fuso horário corretos.

Faça uma marcação de teste, uma única vez. Marque a partir do seu Calendly usando o seu número, depois verifique duas coisas: que a consulta apareceu na agenda e que você aparece entre os contactos do painel. Se estiver lá, a cadeia funciona e não terá de voltar a pensar nisso.

É um lembrete a mais em cada consulta marcada pelo site, e é a forma mais económica que existe de não perder um horário. Sobre a conta verdadeira das faltas escrevemos um artigo dedicado: quanto custa gerir as marcações à mão.

O que o Calendly cobre e o que não cobre¶

O Calendly faz uma coisa e fá-la bem: marca a consulta a quem já decidiu. Já leu quem é, sabe o que quer, procura apenas uma hora livre. Para essas pessoas o formulário é perfeito.

A questão é que essas pessoas são a minoria. Antes de marcar, a maioria quer saber se trata o problema dela, quanto custa, se há estacionamento, se é preciso credencial, se a pode ver ao sábado. Quem tem uma dúvida e encontra um formulário de marcação não marca: fecha a página. Nunca lhe vai escrever para lho dizer, e você nunca vai saber que a perdeu.

Há depois tudo o que acontece depois da marcação. O adiamento, o cancelamento, o "posso ir meia hora mais tarde?", o "lembra-me a morada?". Esses pedidos não chegam ao Calendly: chegam ao WhatsApp, e se não responder ninguém tornam-se chamadas a que responde você, ou tornam-se faltas.

Um assistente de IA que conversa no WhatsApp cobre exatamente essa parte: responde às perguntas, propõe as horas livres e confirma a marcação na mesma conversa, no número que o seu cliente já tem nos contactos. Se lhe interessa a comparação com os chatbots de botões e com os softwares de gestão tradicionais, comparámo-los neste artigo.

As duas coisas juntas cobrem o percurso inteiro: Calendly no site para quem já decidiu, WhatsApp para todos os outros, e uma só agenda por baixo que mantém tudo alinhado.

Cinco erros a evitar¶

1. Deixar o Calendly escrever num calendário diferente do do assistente. É a causa número um das marcações duplicadas.
2. Não selecionar os calendários a verificar para os conflitos. O Calendly vai oferecer horas em que já está ocupado.
3. Não pedir o número de telefone. Sem número não há lembrete, e sem lembrete as faltas ficam onde estão.
4. Deixar o link de videochamada automático em consultas que decorrem no consultório.
5. Publicar sem experimentar no telemóvel. É daí que vai marcar a maioria dos seus clientes.

Perguntas frequentes¶

O Calendly é gratuito? Sim, existe um plano gratuito. Permite manter ativo um só tipo de evento e ligar uma conta de calendário, mostra a marca Calendly na página de marcação e não permite personalizá-la com as suas cores. A possibilidade de inserir o formulário no site está disponível também na versão gratuita.

É preciso saber programar para pôr o Calendly no site? Não. O Calendly gera o código por si: basta copiá-lo e colá-lo num bloco do tipo HTML na página do seu site. Se o site for gerido por outra pessoa, bastam-lhe dois minutos.

Posso usar o Calendly no site e a Wably no WhatsApp ao mesmo tempo? Sim, e é a configuração recomendada. Têm de trabalhar sobre o mesmo Google Calendar: a Wably lê a disponibilidade real antes de propor uma hora e nunca propõe um horário já marcado pelo Calendly, enquanto as consultas marcadas na conversa são lidas pelo Calendly como tempo ocupado.

Quem marca pelo Calendly recebe o lembrete no WhatsApp? Sim, se no evento do calendário estiver o seu número de telefone. A Wably lê o nome e o e-mail do convidado do evento, que é onde o Calendly os escreve, e reconhece o número em qualquer formato em que tenha sido introduzido. A única coisa a fazer é tornar obrigatória a pergunta do número de telefone no formulário de marcação.

Melhor o Calendly ou um assistente no WhatsApp? Servem para momentos diferentes. O Calendly marca a consulta a quem já decidiu e está a navegar no site. O assistente de WhatsApp responde a quem ainda tem dúvidas sobre serviços, preços e horários, e acompanha-o até à marcação. Usados juntos sobre o mesmo calendário cobrem os dois tipos de cliente.

Como evito que duas pessoas marquem a mesma hora? Fazendo o Calendly e o assistente trabalhar sobre o mesmo calendário. O Calendly não oferece as horas ocupadas por eventos presentes no calendário ligado, e a Wably volta a verificar a disponibilidade no instante em que escreve a consulta, por isso um horário ocupado poucos segundos antes não é confirmado.

Em resumo¶

Ponha o Calendly no site: ativa-se num quarto de hora, é gratuito para começar e recupera as marcações de quem nunca lhe telefonaria. Depois lembre-se de que o site não é a porta por onde entra a maioria das pessoas.

A Wably responde na outra, a que o seu cliente já tem aberta no telemóvel, e escreve na mesma agenda. Experimente gratuitamente durante 30 dias ou veja como funciona a sincronização com o Google Calendar.