Segretaria virtuale su WhatsApp: risponde ai clienti, non solo prenota¶
In breve: una segretaria vera non si limita a segnare gli appuntamenti. Sa rispondere quando un cliente chiede "quanto costa la prima visita?", "di cosa vi occupate?", "emettete fattura?". Wably fa esattamente questo, su WhatsApp, in ogni momento della giornata.
Cosa fa una segretaria virtuale su WhatsApp¶
La maggior parte dei messaggi che arriva a uno studio non è una richiesta di appuntamento: è una domanda. Quanto costa, dove siete, si parcheggia, fate fattura, quanto dura una seduta, servono documenti.
Sono domande semplici, a cui rispondi sempre allo stesso modo, e che però ti interrompono mentre lavori. Una segretaria virtuale le assorbe tutte, e lo fa con le tue parole.
La istruisci una volta sola dalla schermata info e servizi, e da lì in poi risponde per sempre.
Cosa sa dire ai tuoi clienti¶
I tuoi servizi e i prezzi. "Prima visita 60 euro, seduta da 45 euro": il cliente sa subito cosa aspettarsi, anche alle dieci di sera. È anche un filtro utile, perché chi non è in linea con il tuo listino se ne accorge prima di occupare uno slot.
Le domande frequenti. Fattura per la detrazione, parcheggio, convenzioni: le risposte che dai venti volte al giorno, date da lei. Sono le stesse per tutti, e proprio per questo sono quelle che ha meno senso continuare a dare di persona.
Le informazioni pratiche. Come raggiungerti, metodi di pagamento, cosa portare alla prima visita, indicazioni per trovare l'ingresso.
Cosa fai e in cosa sei specializzato. Così il cliente capisce se è il posto giusto prima ancora di prenotare, e tu ricevi meno appuntamenti da persone che cercavano altro.
Le informazioni con cui risponde le scrivi tu nelle schede della dashboard: vedi personalizzazione e controllo.
Cosa è incluso nei piani
La descrizione dell'attività (di cosa ti occupi) è disponibile già nel piano Starter. Servizi e prezzi, FAQ e info pratiche sono inclusi nel piano Standard.
Risponde e prenota nella stessa conversazione¶
Qui sta la differenza che nessuno degli strumenti alternativi copre.
Un calendario online prenota, ma non sa nulla del tuo studio: se il cliente ha una domanda prima di scegliere l'orario, deve cercarla altrove o scriverti comunque. Un chatbot generico magari risponde, ma non tocca la tua agenda: raccoglie la richiesta e la gira a te, che devi comunque intervenire.
Wably fa entrambe le cose nella stessa conversazione. Il cliente chiede, ottiene la risposta e fissa l'appuntamento, senza attese e senza cambiare canale.
Il percorso è quello naturale di chi decide: prima capisco se fa al caso mio, poi prenoto. Spezzarlo su due strumenti diversi è il modo più efficace per perdere per strada chi era interessato.
Quando non sa rispondere¶
Vale la pena dirlo chiaramente, perché è la garanzia che rende sicuro delegare le risposte.
La segretaria virtuale sa dire solo quello che le hai scritto. Se una domanda esce dal perimetro delle informazioni che hai inserito, non improvvisa: dice che su quel punto è meglio parlare direttamente con te. Non inventa prezzi, non promette prestazioni che non offri, non dà pareri fuori dal suo compito.
Il perimetro lo definisci tu, e lo puoi allargare in qualsiasi momento aggiungendo una voce al listino o una domanda alle FAQ. Ogni volta che ricevi una domanda che l'assistente non sapeva gestire, hai scoperto una riga che vale la pena aggiungere.
Non tratta la parte clinica¶
Un punto importante per le professioni sanitarie e per gli psicologi: la segretaria virtuale si occupa di segreteria, non di contenuto professionale.
Gestisce nome, telefono, orario e servizio prenotato. Non raccoglie sintomi, non archivia diagnosi, non conserva note di seduta. Il perimetro è volutamente ristretto a quello che serve per gestire un'agenda e rispondere a domande organizzative. Il dettaglio è nella pagina sicurezza, privacy e GDPR.
Cosa cambia per te
Smetti di rispondere venti volte alle stesse domande. I clienti arrivano informati, le richieste a vuoto calano e le prenotazioni diventano più qualificate. È una reception completa, non un semplice calendario.