Riepilogo giornaliero via email: cosa ha fatto l'assistente AI e cosa ti aspetta domani¶
Delegare la segreteria a un assistente AI funziona solo a una condizione: che tu sappia sempre cosa è successo. Non a campione, non frugando nella chat, non aprendo il calendario alle undici di sera con il dubbio che qualcosa sia cambiato.
Il riepilogo giornaliero di Wably è l'email che chiude la giornata. Arriva ogni sera alle 19, nel fuso orario del tuo studio, e ti dice in trenta secondi tutto quello che l'assistente AI ha gestito al posto tuo mentre eri in seduta.
Cosa contiene il riepilogo giornaliero¶
1. Le modifiche delle ultime 24 ore¶
Il primo riquadro, quello che salta all'occhio, raccoglie tutto ciò che è cambiato nella tua agenda su richiesta dei clienti:
- Gli appuntamenti cancellati, con etichetta rossa.
- Gli appuntamenti spostati, con l'indicazione dell'orario precedente e di quello nuovo.
- L'evidenza degli slot che si sono liberati per domani, così sai subito dove hai spazio.
È la parte che ti dà il controllo: nessuna modifica passa inosservata, anche se è arrivata mentre stavi lavorando.
2. Le nuove prenotazioni prese dall'assistente AI¶
Il conteggio delle prenotazioni acquisite nelle ultime 24 ore, prese in autonomia dall'assistente mentre tu eri al lavoro. È il numero che, mese dopo mese, ti dice quanto ti sta rendendo l'abbonamento.
3. L'agenda di domani¶
La tabella con tutti gli appuntamenti del giorno successivo: orario, nome del contatto, numero di telefono e servizio prenotato. Se domani non hai appuntamenti, l'email te lo dice chiaramente.
C'è anche l'indicazione della finestra della giornata, cioè da che ora a che ora sei impegnato, utile per capire a colpo d'occhio se ti conviene aggiungere qualcosa.
Cosa contiene e cosa non contiene¶
Vale la pena essere espliciti, perché il riepilogo è un'email che arriva in una casella di posta e la domanda su cosa ci finisca dentro è legittima.
Il riepilogo contiene nome del contatto, numero di telefono, orario e servizio prenotato: le informazioni minime per riconoscere l'appuntamento e, se serve, richiamare la persona.
Non contiene nessuna informazione clinica, nessuna diagnosi e nessuna nota di seduta, perché Wably non le raccoglie in nessun punto del prodotto. Il perimetro dei dati trattati è volutamente ristretto a quello che serve per gestire un'agenda. Il dettaglio completo è nella pagina sicurezza, privacy e GDPR.
Ricevi l'email solo quando serve davvero¶
Questa è la scelta di design che rende il riepilogo utile invece che rumoroso.
Wably non ti manda l'email se l'assistente AI non ha fatto nulla nelle ultime 24 ore. Se non ci sono state nuove prenotazioni né modifiche, la sera non ricevi niente, perché l'agenda di domani la conosci già: è nel tuo calendario e non è cambiata.
L'email parte solo quando c'è qualcosa che merita la tua attenzione. Il risultato è che, quando la vedi arrivare, sai già che vale la pena aprirla. È l'opposto delle notifiche che smetti di leggere dopo una settimana.
Se una sera non ricevi il riepilogo, quindi, non è un malfunzionamento: è il comportamento previsto quando non c'è niente di nuovo da dirti.
Perché la sera alle 19¶
Perché è l'ora in cui la maggior parte degli studi ha finito con i clienti e non ha ancora chiuso la testa. Ricevere l'agenda di domani a quell'ora ti lascia il margine per:
- richiamare chi ha disdetto e proporgli un'alternativa,
- riempire un buco offrendo lo slot a chi aspettava,
- preparare il materiale per una prima visita,
- accorgerti che domani hai una giornata più leggera del previsto e usarla.
Se la stessa informazione ti arrivasse la mattina dopo alle 8, buona parte delle azioni possibili sarebbe già fuori tempo.
L'orario segue il fuso orario impostato nel profilo del tuo studio: se lavori in Spagna con fuso spagnolo, arriva alle 19 spagnole.
Come si attiva¶
L'interruttore è nella Home della dashboard, sotto le automazioni. Un tocco e l'email inizia ad arrivare, un tocco e smette. Ogni email contiene comunque, in fondo, il promemoria di dove disattivarla.
Il riepilogo viene inviato all'indirizzo dell'account attivo del tuo studio ed è scritto nella lingua che hai configurato, tra italiano, spagnolo, inglese e francese.
Disattivarlo non comporta perdite: tutte le prenotazioni restano nel tuo Google Calendar e i contatti nella tua rubrica. Il riepilogo è uno strumento di sintesi, non un archivio, e quello che racconta esiste comunque altrove.
Il riepilogo giornaliero è incluso nel piano Standard. Il dettaglio è nella pagina piani e prezzi.
Riepilogo giornaliero e avviso disdette: quando usarli insieme¶
Sono due strumenti complementari e conviene tenerli entrambi accesi:
- L'avviso disdette e slot liberi è immediato e serve ad agire: arriva nel momento in cui l'appuntamento salta, quando puoi ancora recuperarlo.
- Il riepilogo giornaliero è di sintesi e serve a sapere: arriva la sera e ti restituisce il quadro completo, comprese le cose che non richiedevano un intervento urgente.
Uno ti fa reagire, l'altro ti fa capire. Insieme fanno sì che tu non debba mai chiederti cosa stia combinando l'assistente.