Promemoria appuntamenti automatici su WhatsApp: meno assenze, agenda protetta¶
In breve: ogni cliente che non si presenta è uno slot pagato zero. La tua segretaria lo evita: ricorda l'appuntamento al cliente su WhatsApp il giorno prima, all'ora che scegli tu, e se vuoi anche il giorno stesso, poche ore prima. Il cliente può confermare o chiedere di spostare con un tocco.
Perché un promemoria su WhatsApp funziona¶
Il problema delle mancate presentazioni raramente è la maleducazione. Nella grande maggioranza dei casi è una dimenticanza: l'appuntamento è stato preso due settimane prima, non è finito sul calendario del cliente e nel frattempo la settimana si è riempita.
Un promemoria risolve la dimenticanza, ma solo se arriva dove la persona guarda davvero. Un'email finisce tra le promozioni, un SMS viene ignorato, una telefonata richiede il tuo tempo e spesso non trova nessuno.
WhatsApp è il canale che le persone aprono comunque, più volte al giorno. È lì che un promemoria viene letto.
Due tipi di promemoria, scegli tu¶
Dalla Home decidi come deve funzionare il promemoria del giorno prima.
Avviso. Un messaggio che ricorda l'appuntamento al cliente, con data, ora e servizio. Semplice e discreto, non chiede nulla in cambio. È la scelta giusta quando non vuoi mettere il cliente nella posizione di dover rispondere.
Conferma. Un messaggio con due pulsanti, Conferma e Sposta: il cliente risponde con un tocco, senza scrivere niente. Se conferma, sai che ci sarà. Se tocca Sposta, l'assistente prende in carico la conversazione e gli propone le alternative disponibili, liberando lo slot per tempo.
Imposti la modalità che preferisci e puoi cambiarla quando vuoi.
Vale anche per gli appuntamenti che inserisci tu¶
Il promemoria non riguarda solo le prenotazioni prese su WhatsApp. Parte anche per gli appuntamenti che scrivi a mano in agenda o che arrivano dalla tua pagina di prenotazione online, a una condizione: nelle note dell'evento deve esserci il numero di telefono del cliente.
È il modo in cui rientrano nel flusso automatico anche gli appuntamenti fissati al telefono o di persona a fine seduta. Vedi cosa scrivere nell'evento perché il promemoria parta.
Niente sorprese, mai¶
Anche in modalità conferma, Wably non cancella nulla sul silenzio: il cliente che non tocca il pulsante ma si presenta non viene mai perso dal sistema. Una scelta pensata per i contesti di cura.
È una differenza sostanziale rispetto ai sistemi di prenotazione che liberano automaticamente lo slot in assenza di conferma. Quella logica funziona per un ristorante, non per uno studio dove la persona che non risponde ai messaggi è spesso proprio quella che ha più bisogno di essere seguita.
Il silenzio non viene interpretato. L'appuntamento resta dov'è.
Quando parte il promemoria del giorno prima¶
Il primo promemoria parte il giorno prima dell'appuntamento, all'ora che scegli tu fra le 9:00, le 11:00 e le 17:00. Se non cambi niente, Wably usa le 11:00.
Le 11:00 restano la scelta consigliata: sono abbastanza presto perché il cliente abbia il tempo di riorganizzarsi se qualcosa non va, e abbastanza tardi perché il messaggio non si perda tra quelli notturni. Soprattutto, ti lasciano tutta la giornata per riempire lo slot se qualcuno disdice.
Il secondo promemoria, il giorno stesso¶
Puoi accendere un secondo promemoria che parte il giorno dell'appuntamento, 2, 3 o 4 ore prima, a tua scelta, con 3 ore come valore di partenza. È opzionale: finché non lo accendi resta attivo solo quello del giorno prima.
È sempre un semplice avviso, senza pulsanti di conferma. A poche ore dall'appuntamento serve a far ricordare, non a riaprire la trattativa sull'orario.
Due regole lo tengono discreto. Non parte mai prima delle 7:00: per gli appuntamenti mattutini presti il messaggio esce alle 7:00, non nel cuore della notte. E se all'appuntamento manca meno di un'ora, viene saltato.
Anche chi prenota in giornata riceve il promemoria¶
È la differenza più concreta rispetto a prima. Con il secondo promemoria acceso, il cliente che prenota la mattina per il pomeriggio lo riceve comunque. Prima, chi prenotava dopo l'orario di invio del giorno precedente non riceveva nulla.
La sera ricevi poi il riepilogo giornaliero via email, con le modifiche della giornata e l'agenda del giorno dopo in un colpo d'occhio.
Cosa cambia per te
Uno slot liberato per tempo è uno slot che puoi ancora riempire: i promemoria recuperano buona parte degli appuntamenti mancati e proteggono il tuo fatturato.
Se il cliente disdice comunque¶
Un promemoria evita la dimenticanza, ma non tutte le disdette sono dimenticanze: a volte succede semplicemente qualcosa.
In quel caso ricevi un avviso immediato via email, con l'orario che si è liberato e un pulsante per contattare su WhatsApp chi potrebbe prenderlo. Il funzionamento nel dettaglio, insieme alla scelta della finestra oraria, è nella pagina avviso disdette e slot liberi.
Disponibilità¶
Entrambi i promemoria automatici sono inclusi a partire dal piano Standard.
I messaggi di promemoria viaggiano come template WhatsApp Business: il loro costo è definito da Meta e addebitato direttamente sul tuo account Meta, senza intermediari e senza ricarichi da parte nostra.