Sincronizzazione con Google Calendar: la tua agenda resta l'unica fonte di verità¶
In breve: la tua segretaria lavora sulla tua agenda, non su un calendario a parte. Wably scrive gli appuntamenti direttamente nel tuo Google Calendar e lo tiene sempre allineato alla realtà, in entrambe le direzioni.
Perché non esiste un'agenda di Wably¶
È la differenza che conta di più e vale la pena spiegarla subito.
Molti software di prenotazione tengono un'agenda interna e poi la esportano verso il tuo calendario. Sembra la stessa cosa, ma non lo è: appena qualcosa cambia da un lato, le due agende iniziano a divergere, e da quel momento devi controllarle entrambe.
Wably non ha un'agenda propria. Legge e scrive direttamente sul tuo Google Calendar, che resta l'unica fonte di verità. Non ci sono due copie da tenere allineate, perché la copia è una sola.
Sempre aggiornata, nei due sensi¶
La sincronizzazione è bidirezionale.
Da Wably al calendario. L'assistente scrive i nuovi appuntamenti, aggiorna quelli spostati e rimuove quelli disdetti, nel momento stesso in cui la conversazione si chiude.
Dal calendario a Wably. Se sei tu a creare, spostare o cancellare un evento a mano, l'assistente se ne accorge e ne tiene conto nelle conversazioni successive.
Questo significa che Wably è sempre consapevole delle tue modifiche: se un cliente chiede informazioni sul suo appuntamento riceve i dati aggiornati, e gli orari proposti riflettono sempre la tua disponibilità reale, non una fotografia vecchia di ore.
Vale anche per gli appuntamenti che inserisci tu¶
Un appuntamento che scrivi a mano, o che arriva dalla tua pagina di prenotazione online, può ricevere il promemoria automatico come tutti gli altri: basta che nelle note dell'evento ci sia il numero di telefono del cliente.
È il modo in cui gli appuntamenti presi al telefono, o di persona alla fine di una seduta, rientrano comunque nel flusso automatico. Vedi cosa scrivere nell'evento.
Se hai più di un calendario¶
Molti professionisti tengono calendari separati, per esempio uno personale e uno dello studio, o uno per sede.
Al momento del collegamento scegli quale calendario Wably deve usare. L'assistente lavora solo su quello: gli altri restano fuori dal suo perimetro, non vengono letti e non vengono modificati. Puoi cambiare la scelta in seguito dalla sezione Integrazioni della dashboard.
Cosa Wably vede del tuo calendario¶
È una domanda legittima, soprattutto per chi lavora in ambito sanitario, e merita una risposta chiara.
Wably ha bisogno di sapere quando sei occupato, per non proporre orari già presi. Legge quindi gli eventi del calendario che hai collegato: orario di inizio, orario di fine e i dati necessari a gestire l'appuntamento.
Quello che il prodotto non fa è altrettanto importante: non raccoglie cartelle cliniche, non archivia diagnosi, non conserva note di seduta. Il perimetro dei dati trattati è volutamente ristretto a quello che serve per gestire un'agenda. Il dettaglio completo è nella pagina sicurezza, privacy e GDPR.
Se un evento del tuo calendario contiene informazioni che preferisci tenere fuori, la soluzione più semplice è collegare a Wably un calendario dedicato agli appuntamenti e tenere il resto su un altro.
Puoi scollegarlo quando vuoi¶
Il collegamento non è definitivo. Dalla sezione Integrazioni della dashboard puoi scollegare Google Calendar in qualsiasi momento: gli appuntamenti già presenti restano nel tuo calendario, perché sono tuoi e sono sempre stati lì.
Un'unica agenda, nessun doppio controllo¶
Continui a usare il calendario che già conosci, sul telefono e sul computer, con le stesse notifiche di sempre. Niente nuovi strumenti da imparare, niente due posti da controllare.
È anche il motivo per cui non esistono doppie prenotazioni: l'assistente vede esattamente quello che vedi tu, incluso l'appuntamento che hai appena segnato a mano trenta secondi fa. Il funzionamento nel dettaglio è in gestione appuntamenti su WhatsApp.
Per collegarlo, vedi la guida Google Calendar.