Appuntamenti con durate diverse: prima visita e visita di controllo¶

In breve: quasi nessuno studio lavora con un solo tipo di appuntamento. La prima visita richiede più tempo, il controllo ne richiede meno, e un'agenda che li tratta allo stesso modo o ti fa perdere minuti o ti fa correre. Wably gestisce appuntamenti con durate diverse: imposti due durate, ognuna con il nome che usi tu, e l'assistente propone a ogni cliente gli orari giusti per quello che gli serve.

Il problema di un'agenda con una durata sola¶

Chi riceve su appuntamento conosce bene il compromesso. Se imposti tutto sulla durata più lunga, ogni controllo da mezz'ora ti occupa uno slot da un'ora e la giornata si riempie a metà. Se imposti tutto sulla durata più corta, la prima visita sfora e da lì in poi arrivi in ritardo a ogni appuntamento successivo.

Con due durate il compromesso sparisce. Ogni appuntamento occupa esattamente il tempo che gli serve, l'agenda si compatta e gli orari proposti non si sovrappongono mai fra loro, qualunque combinazione di appuntamenti lunghi e corti si formi nella giornata.

Come funziona la gestione di appuntamenti con durate diverse¶

Le durate si impostano una volta sola dalla dashboard, nella schermata Orari di lavoro. Ogni durata ha due cose: un nome, che scegli tu, e i minuti. La pausa fra un cliente e l'altro resta un'impostazione unica, valida per tutte le durate.

Da lì in poi l'assistente lavora così:

• Se il cliente ha già detto cosa gli serve, non chiede nulla. "Vorrei una prima visita giovedì" è un'informazione sufficiente: l'assistente passa direttamente agli orari liberi per quella durata.
• Se non è chiaro, chiede una volta sola quale tipo di appuntamento serve, elencando le opzioni con la loro durata. Una domanda, non un questionario.
• Se il cliente chiede qualcosa che non è in elenco, l'assistente non risponde di no e non lascia la conversazione a metà: propone le opzioni disponibili e va avanti da lì.

Il tipo scelto non resta dentro la chat. Compare nell'evento sul tuo Google Calendar e nel riepilogo giornaliero via email, così quando guardi la giornata sai già cosa ti aspetta a ogni ora.

I nomi delle durate li scegli tu¶

È il punto che distingue Wably da un'agenda online a servizi fissi, e vale la pena spendere due righe.

Il nome di ogni durata è testo libero. Scrivi Prima visita, Trattamento completo, Consulenza iniziale, Primo colloquio, Seduta di controllo: quello che dici davvero ai tuoi clienti quando parli con loro. L'assistente usa su WhatsApp esattamente quelle parole, senza tradurle in un'etichetta generica del software e senza incasellarle in una categoria preimpostata.

La differenza si sente. Un cliente che legge "Preferisce una prima visita o una seduta di controllo?" sta leggendo il linguaggio del suo professionista. Un cliente che legge "Seleziona il servizio: Tipo A / Tipo B" sta parlando con un software, e si vede. È lo stesso principio che regge tutto l'assistente AI conversazionale: adattarsi al modo in cui parla lo studio, non il contrario.

La fascia che si libera dopo un appuntamento corto¶

Questa è la parte che porta soldi, non solo ordine.

Normalmente gli orari partono dall'apertura e avanzano di un passo fisso, durata più pausa. Con due durate configurate l'assistente fa una cosa in più: ricalcola gli orari anche a partire dalla fine di ogni appuntamento già in agenda, aggiungendo la pausa.

Un esempio concreto, con turno 09:00-13:00, prima visita da 50 minuti, visita di controllo da 30 e pausa di 10 minuti. Hai già una visita di controllo dalle 09:00 alle 09:30. La prima visita successiva che l'assistente propone è alle 09:40, non alle 10:00: venti minuti di studio che con una griglia rigida sarebbero rimasti vuoti, e che qui diventano una prenotazione.

Su una settimana piena di appuntamenti corti e lunghi mescolati, sono diverse ore recuperate senza lavorare un minuto di più. Il meccanismo di calcolo è spiegato con tutti gli esempi nella documentazione degli Orari di lavoro.

Se il cliente sposta, la durata resta quella¶

Uno spostamento è già una seccatura: non deve diventare anche una nuova intervista.

Quando un cliente chiede di spostare, l'assistente sa già che tipo di appuntamento aveva prenotato e conserva la durata originale. Non richiede il tipo, non riparte da zero e non rischia di rimettere in agenda una prima visita nello spazio di un controllo. Propone le alternative con la durata corretta e aggiorna il calendario. Il ciclo completo di prenotazione, spostamento e disdetta è descritto in gestione appuntamenti su WhatsApp.

A chi serve avere due durate¶

A quasi tutti i professionisti che ricevono su appuntamento, in forme diverse:

• il fisioterapista e l'osteopata, fra la prima visita valutativa e la seduta di trattamento
• lo psicologo, fra il primo colloquio e la seduta
• il nutrizionista, fra la prima visita e il controllo
• il logopedista, fra la valutazione e la seduta di terapia
• l'estetista e il centro massaggi, fra un trattamento lungo e uno breve
• il personal trainer, fra la valutazione iniziale e l'allenamento

Le altre categorie sono tutte in soluzioni per professione.

Due durate con Standard, una con Starter¶

Con il piano Standard configuri fino a due durate diverse. Con il piano Starter la durata è una sola, uguale per tutti gli appuntamenti: resta comunque configurabile nei minuti che vuoi, insieme alla pausa fra un cliente e l'altro.

Le durate sono una cosa diversa dal listino. Quanto costa un trattamento si scrive nella schermata Info e servizi, che è anche il posto dove l'assistente prende le risposte su prezzi e servizi. Quanto dura una prenotazione si imposta negli Orari di lavoro. Due schermate, due scopi: il prezzo non cambia in funzione della durata scelta.

Il confronto completo fra i due piani è nella pagina piani e prezzi.

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