Appuntamenti in più sedi: l'assistente sa dove lavori ogni giorno¶
Chi divide la settimana tra due indirizzi conosce bene la telefonata di recupero: il cliente si presenta in studio il giorno in cui eri in palestra, oppure scrive la sera prima per farsi confermare dove deve andare. Ogni appuntamento diventa due comunicazioni invece di una.
Wably gestisce gli appuntamenti in più sedi come parte normale della conversazione. Sa in quali giorni lavori in ciascuna sede e lo dice al cliente ogni volta che serve, senza che tu debba ricordartelo.
Come funziona la gestione degli appuntamenti su più sedi¶
L'assistente conosce l'abbinamento tra le tue sedi e i giorni della settimana. Da lì derivano tre comportamenti automatici, che coprono l'intero ciclo di vita dell'appuntamento:
- Quando propone gli orari liberi, indica per ogni giornata dove ti trovi.
- Quando chiede conferma prima di prenotare o di spostare, ripete la sede insieme a data e ora.
- Quando l'appuntamento è fissato, la sede compare nel messaggio finale che resta nella chat del cliente.
L'informazione arriva tre volte, nei momenti in cui serve davvero, dentro una conversazione WhatsApp che il cliente può rileggere quando vuole. Nessun allegato, nessun link da aprire, nessuna email da cercare.
Gli orari liberi arrivano già divisi per sede¶
La lista degli orari disponibili non è un elenco piatto. L'assistente la organizza per giornata e associa a ciascuna la sede di quel giorno, con una riga sola per giorno: leggibile sullo schermo di un telefono, senza ripetere l'indirizzo accanto a ogni singolo orario.
Il cliente vede subito la differenza tra il martedì e il giovedì e sceglie di conseguenza. Chi abita vicino a una sede e lontano dall'altra decide da solo, senza scriverti per chiedere.
La sede giusta nella conferma e nel messaggio finale¶
Prima di fissare l'appuntamento l'assistente manda sempre una conferma con giorno, ora e sede. Il cliente risponde di sì e solo a quel punto l'appuntamento viene creato. Lo stesso vale per gli spostamenti, ed è il caso più delicato: spostare una seduta da un giorno all'altro può significare cambiare indirizzo, ed è esattamente lì che nascono i malintesi.
L'indirizzo non viene mai riscritto
L'assistente riporta la sede esattamente come l'hai scritta tu, senza abbreviarla, tradurla o completarla con dettagli che non hai indicato. Se per qualsiasi motivo non riesce ad abbinare con certezza una sede a quel giorno, non tira a indovinare: riporta l'indirizzo completo così com'è e lascia decidere al cliente. E non presenta mai una sede come valida in un giorno che non hai elencato.
Dove si impostano le sedi¶
Le sedi si scrivono una volta sola dalla dashboard, nella schermata delle informazioni e dei servizi, indicando per ciascuna i giorni in cui ci lavori. Da quel momento l'assistente le applica a tutte le conversazioni, e se cambi studio, aggiungi una collaborazione o sposti una giornata ti basta aggiornare il testo: la nuova configurazione vale da subito, senza alcun intervento tecnico. Il dettaglio della schermata è in Info e servizi.
Se hai una sede sola non cambia nulla e non devi disattivare niente: l'assistente non ripete l'indirizzo negli elenchi di orari, lo comunica soltanto a chi lo chiede. La sede entra in ogni messaggio solo quando serve davvero a distinguere una giornata dall'altra.
Orari di apertura, durata delle sedute e pause restano quelli della tua settimana tipo, spiegati in gestione appuntamenti su WhatsApp. Per una chiusura straordinaria in una delle due sedi blocchi quei giorni sul tuo calendario: l'assistente legge la tua agenda reale, come descritto nella sincronizzazione con Google Calendar, e non propone orari in un periodo occupato.
Per chi cambia studio durante la settimana¶
È la situazione normale di buona parte dei professionisti su appuntamento:
- il fisioterapista che sta in studio tre giorni e in palestra o al centro sportivo negli altri
- l'osteopata che divide la settimana tra il proprio studio e quello di un collega
- il nutrizionista o lo psicologo che affitta una stanza in due poliambulatori diversi
- il personal trainer che alterna la sala e le sedute all'aperto
In tutti questi casi la domanda "ma oggi dove sei?" sparisce dalla chat, perché la risposta è già dentro ogni messaggio che il cliente ha ricevuto.
Cosa cambia per te
Nessun cliente che si presenta nel posto sbagliato, nessun messaggio di conferma dell'indirizzo da mandare a mano, nessuna seduta persa per un equivoco su dove eri quel giorno. La sede diventa un dettaglio che si gestisce da solo.