Disdette last minute: l'avviso che ti fa recuperare lo slot libero¶
Una disdetta all'ultimo momento non è solo un fastidio: è fatturato che evapora. Se un cliente annulla la seduta delle 16 alle 9 del mattino e tu lo scopri alle 15:45, quello slot è perso. Se lo scopri alle 9:02, hai sette ore per riempirlo.
Wably ti avvisa nel momento esatto in cui l'appuntamento si libera, con tutto quello che ti serve per rimetterlo in vendita in trenta secondi.
Come funziona l'avviso disdette di Wably¶
Quando un cliente disdice o sposta un appuntamento parlando con l'assistente AI su WhatsApp, Wably controlla quanto manca all'orario liberato. Se rientra nella finestra che hai scelto, parte immediatamente un'email al tuo indirizzo.
L'email contiene:
- Il tipo di evento, distinto con un'etichetta chiara: Disdetta oppure Spostato.
- L'orario che si è liberato, con l'indicazione di quanto manca ("tra meno di un'ora", "tra circa 5 ore").
- Il nome del cliente e il servizio che era prenotato.
- Se l'appuntamento è stato spostato e non annullato, la nuova data e ora in cui è stato riprenotato.
- Un pulsante "Scrivi su WhatsApp", che apre direttamente la chat per contattare chi potrebbe prendere quel posto.
Se nello stesso momento si liberano più orari, ricevi una sola email che li raccoglie tutti, ordinati per orario, così la casella non si riempie di notifiche separate.
Quali modifiche fanno scattare l'avviso¶
L'avviso è pensato per le modifiche che arrivano dai clienti attraverso l'assistente AI su WhatsApp: sono quelle che rischi di non vedere subito, perché arrivano mentre sei in seduta con qualcun altro.
Le modifiche che fai tu di persona sul calendario non generano un avviso, per un motivo semplice: le conosci già, le hai appena fatte. Una notifica che ti informa di una tua azione è solo rumore, e il rumore è il modo più rapido per far ignorare le notifiche successive.
La finestra di anticipo: 24, 48 o 72 ore¶
Non tutte le disdette sono urgenti. Se un cliente annulla con dieci giorni di preavviso, l'agenda si riorganizza da sola. Se annulla domani mattina, la partita si gioca nelle ore successive.
Per questo l'avviso scatta solo per gli appuntamenti che rientrano in una finestra che decidi tu:
- 24 ore: ricevi l'avviso solo per le disdette davvero last minute.
- 48 ore: l'impostazione predefinita, il compromesso che funziona per la maggior parte degli studi.
- 72 ore: se lavori su agende piene e hai bisogno di più tempo per ricontattare la lista d'attesa.
La finestra si cambia dalla Home della dashboard, in qualsiasi momento, senza assistenza tecnica.
Perché conta, in termini di fatturato¶
Il conto lo puoi fare sul tuo listino. Prendi come esempio uno studio che perde due slot al mese per disdette scoperte troppo tardi: su una seduta media da 50 euro sono 100 euro al mese, 1.200 euro all'anno lasciati sul tavolo. Riempirne anche solo la metà ripaga l'abbonamento e avanza.
Il punto non è tecnologico, è di tempistica. Non serve un sistema che ti dica a fine giornata cosa è successo: serve un sistema che te lo dica mentre puoi ancora farci qualcosa. La lista d'attesa che hai in testa, o nella tua rubrica WhatsApp, è già lì. Manca solo il segnale che ti dice quando usarla.
Perché via email e non su WhatsApp¶
È una scelta deliberata, non un limite.
L'email è il canale dove l'informazione resta e si ritrova. Un avviso su WhatsApp finirebbe sepolto sotto i messaggi dei clienti nel giro di un'ora, proprio nel momento in cui ti serve ripescarlo per capire quale slot era rimasto libero.
Dentro l'email c'è comunque il pulsante che ti porta direttamente su WhatsApp per agire: leggi dove hai la cronologia, scrivi dove ci sono i tuoi clienti.
La differenza rispetto ai promemoria¶
Sono due funzioni diverse, che lavorano su due momenti opposti:
| Promemoria automatici | Avviso disdette e slot liberi | |
|---|---|---|
| Quando | Il giorno prima dell'appuntamento | Nell'istante in cui l'appuntamento salta |
| A chi | Al cliente, su WhatsApp | A te, via email |
| A cosa serve | Evitare che il cliente dimentichi | Recuperare lo slot che si è liberato |
| Effetto | Meno assenze | Meno buchi in agenda |
Il promemoria automatico previene, l'avviso disdette recupera. Insieme coprono l'intero ciclo di vita di un appuntamento a rischio.
Cosa devi fare per attivarlo¶
Nulla di complicato: l'avviso disdette è attivo di default con finestra a 48 ore sui piani che lo includono. Se ti va bene così, non devi toccare niente.
Se vuoi cambiare la finestra oraria o disattivarlo del tutto, trovi l'interruttore nella Home della tua dashboard. Le email arrivano all'indirizzo del tuo account, sono nella lingua configurata per il tuo studio, e ogni messaggio contiene il link per disattivare la funzione se cambi idea.
Se lo disattivi, l'assistente AI continua a gestire normalmente disdette e spostamenti e il tuo calendario resta aggiornato: semplicemente non ricevi la notifica immediata. Le stesse informazioni le ritrovi comunque nel riepilogo giornaliero via email della sera, che però arriva quando il margine per agire si è ridotto.
L'avviso disdette è incluso nel piano Standard. Il dettaglio dei piani è nella pagina piani e prezzi.