Attivazione guidata: configurare il tuo assistente AI WhatsApp passo dopo passo¶

In breve: l'attivazione guidata è la checklist che porta Wably da account vuoto ad assistente operativo. Sono sei passaggi, con una barra che mostra la percentuale di completamento. Quando arriva al 100%, resta solo da accendere l'assistente dalla Home.

Come funziona l'attivazione guidata¶

L'attivazione guidata, sottotitolata "Completa tutti i passaggi per attivare l'Assistente AI", ti accompagna nella messa in funzione di Wably.

In alto trovi una barra con la percentuale di completamento, sotto l'elenco dei passaggi. Tocca un passaggio per aprirlo: quelli già completati sono contrassegnati, così sai sempre a che punto sei senza dover ricordare cosa avevi fatto la volta precedente.

Non serve completare tutto in una sessione. Puoi interrompere e riprendere quando vuoi: Wably conserva quello che hai inserito e la barra riparte dal punto in cui l'avevi lasciata.

I sei passaggi dell'attivazione, nell'ordine¶

1. Profilo, i dati della tua attività¶

Nome dell'attività, tipo di attività, indirizzo, lingua e fuso orario.

Sembra la parte più burocratica ed è invece quella che condiziona tutto il resto: il fuso orario è il dato con cui l'assistente calcola gli orari liberi da proporre, mentre la lingua stabilisce come si rivolge a chi scrive quando la conversazione non suggerisce diversamente.

Guida completa: profilo.

2. Orari di lavoro, quando sei disponibile¶

Giorni lavorativi, fasce orarie, pausa pranzo e giorni di chiusura.

È il passaggio che merita più attenzione, perché è su questi orari che l'assistente propone gli appuntamenti. Wably parte da un orario standard, ma il tuo sarà quasi certamente diverso: se lavori il sabato mattina, se fai orario continuato, se il mercoledì chiudi alle 14, sistemalo adesso e non dopo il primo appuntamento fissato nel momento sbagliato.

Qui definisci anche la durata delle sedute e la pausa tra un cliente e l'altro, i due parametri che evitano che l'agenda si riempia senza respiro.

Guida completa: orari di lavoro.

3. Info & servizi, cosa l'assistente può dire ai clienti¶

Il passaggio che fa la differenza tra un assistente utile e uno che rimanda tutto a te. Qui scrivi:

• la descrizione dell'attività: chi sei, di cosa ti occupi, come lavori;
• il listino dei servizi, con durata e prezzo di ciascuno;
• le domande ricorrenti dei clienti, con la risposta che daresti tu;
• le informazioni pratiche: dove si parcheggia, come si accede allo studio, cosa portare alla prima visita, come si paga.

Vale la regola più semplice del prodotto: l'assistente sa dire solo quello che gli hai scritto. Se un'informazione manca, non la inventa ma rimanda a te. Più questa scheda è completa, meno interruzioni ricevi durante le sedute.

Se hai poco tempo, parti dai tre servizi che eroghi più spesso e dalle cinque domande che ti fanno di più. Puoi tornare ad arricchirla in qualsiasi momento, anche con l'assistente già acceso.

Guida completa: info e servizi.

4. Connetti Google Calendar, la tua agenda reale¶

Il collegamento che trasforma Wably da chatbot in segretaria. Da qui in poi l'assistente legge la tua disponibilità effettiva prima di proporre un orario, e ogni appuntamento che prende finisce direttamente nel tuo calendario, senza trascrizioni manuali e senza doppie prenotazioni.

Se hai più calendari, puoi scegliere quale usare.

Guida completa: collegare Google Calendar.

5. Connetti Google Contacts, la tua rubrica¶

Serve a riconoscere chi ti scrive: un messaggio da un contatto salvato viene trattato diversamente da uno di un numero mai visto. Se attivi l'opzione, i nuovi clienti gestiti dall'assistente vengono anche salvati automaticamente tra i tuoi contatti, così la rubrica si costruisce da sola.

Guida completa: importare i contatti.

6. Connetti WhatsApp, il passaggio che accende tutto¶

È il collegamento che trasforma la configurazione in un assistente che lavora: da qui in poi i messaggi che arrivano al tuo numero vengono ricevuti e gestiti.

Due cose che conviene sapere prima di iniziare.

Tieni il tuo numero. Grazie alla funzione Coexistence continui a usare il numero che i tuoi clienti già conoscono, con la cronologia che hai, e continui a scrivere dal telefono come hai sempre fatto. Non devi comunicare a nessuno un numero nuovo. Il dettaglio è nella pagina il tuo numero WhatsApp.

Meta ti chiederà una carta di pagamento. Serve a coprire le conversazioni WhatsApp Business, resta registrata sul tuo account Meta e non è un costo di Wably. Abbiamo scelto di non appoggiarci a intermediari, così il costo dei messaggi e dei promemoria è quello stabilito da Meta, senza ricarichi né commissioni di terze parti.

Guida completa: configurazione di WhatsApp Business.

Quando tutti i passaggi sono completati, la barra raggiunge il 100% e Wably è pronto a lavorare.

Quanto tempo serve per configurare Wably¶

Una manciata di minuti per la parte tecnica. I collegamenti a WhatsApp, al calendario e alla rubrica richiedono soltanto qualche autorizzazione guidata, senza chiavi da copiare o parametri da inserire a mano.

Il tempo vero lo prende il terzo passaggio, la scrittura di servizi e informazioni. Ed è tempo speso bene: è la parte che poi lavora al posto tuo tutti i giorni, ogni volta che qualcuno chiede quanto costa una seduta o dove si parcheggia.

Come verificare che l'attivazione sia riuscita¶

Due controlli dalla dashboard, uno di conferma sul campo.

1. Nella Home, verifica che lo stato delle integrazioni risulti connesso su tutte le voci.
2. Sempre nella Home, verifica che l'interruttore generale dell'assistente sia acceso.
3. Fai scrivere un messaggio al tuo numero WhatsApp da un altro telefono e osserva la risposta.

Il terzo controllo è quello che conta davvero, ed è anche il modo migliore per capire se le informazioni inserite nel passaggio 3 sono complete come pensavi. Se l'assistente risponde in modo vago su un servizio, è la scheda che va arricchita, non l'assistente che sbaglia.

Modificare la configurazione dopo l'attivazione¶

Nulla di quello che imposti è definitivo. Orari, servizi, tono di voce e automazioni si modificano in qualsiasi momento dalla dashboard, senza rifare la checklist e senza interrompere il servizio. Le modifiche hanno effetto sulle conversazioni successive.

Vale anche per le integrazioni: puoi scollegare e ricollegare Google Calendar o cambiare il calendario di destinazione quando ti serve.

Dopo l'attivazione: cosa impostare¶

Con l'assistente acceso, il passo successivo è decidere come deve comportarsi nel quotidiano:

• imposta i promemoria automatici per ridurre le mancate presentazioni;
• attiva l'avviso disdette e slot liberi per non perdere gli orari che si liberano all'ultimo;
• attiva il riepilogo giornaliero via email per sapere ogni sera cosa ha gestito l'assistente;
• rivedi tono di voce e controlli per decidere come parla e a chi risponde.