Come funziona Wably: appuntamenti su WhatsApp con l'AI¶

Wably si appoggia a due strumenti che già usi: WhatsApp Business, il canale con cui parli ai clienti, e Google Calendar, la tua agenda. Una volta collegati, l'assistente fa da ponte tra i due: legge i messaggi che arrivano, capisce la richiesta, controlla la disponibilità reale e scrive l'appuntamento in calendario.

Tu non devi cambiare nulla nel modo in cui lavori. Continui a usare il tuo numero e la tua agenda di sempre.

Cosa serve per iniziare¶

• Il numero WhatsApp Business che usi già. Non serve attivarne uno nuovo e i tuoi clienti non devono scaricare niente: continuano a scriverti dove ti hanno sempre scritto. Questa possibilità si chiama coexistence ed è spiegata nella pagina il tuo numero WhatsApp.
• Un account Google con Calendar per l'agenda e Contacts per la rubrica.
• Circa dieci minuti per la configurazione guidata, in cui descrivi con parole tue servizi, tariffe, orari e le risposte alle domande più frequenti.

Il percorso operativo passo per passo è descritto nell'attivazione guidata di Wably.

Il percorso di una prenotazione¶

1. Un cliente scrive al tuo numero WhatsApp: «Vorrei un appuntamento giovedì pomeriggio».
2. Wably capisce la richiesta in linguaggio naturale, quindi anche se la frase è scritta male, abbreviata o in un'altra lingua.
3. Controlla la disponibilità reale nella tua agenda, tenendo conto degli orari di lavoro, delle pause, della durata del servizio richiesto e degli impegni già segnati.
4. Propone uno o più orari liberi. Se il cliente chiede un momento occupato, l'assistente propone l'alternativa libera più vicina invece di rispondere che non c'è posto.
5. Il cliente conferma e l'appuntamento viene scritto automaticamente nel tuo Google Calendar, con il nome del cliente e il servizio richiesto.
6. Wably conferma in chat e, se il cliente è nuovo, salva il contatto in rubrica.

Tutto questo accade in conversazione, come una normale chiacchierata su WhatsApp, senza che tu debba intervenire. Gli orari proposti rispettano sempre quello che hai impostato negli orari di lavoro e quello che c'è già nel tuo calendario, quindi non si creano sovrapposizioni.

Spostamenti e disdette¶

I piani cambiano, e gestirli al telefono fa perdere tempo a te e al cliente. Wably se ne occupa in conversazione.

• Spostamento. Se un cliente chiede di cambiare orario, l'assistente verifica la nuova disponibilità, propone un'alternativa e aggiorna l'appuntamento nel calendario.
• Disdetta. Se un cliente disdice, l'appuntamento viene rimosso dall'agenda e lo slot torna disponibile per qualcun altro.

Uno slot liberato per tempo è uno slot che puoi ancora riempire. Meno attrito per il cliente, meno interruzioni per te.

Il promemoria prima dell'appuntamento¶

Il giorno prima dell'appuntamento Wably manda un promemoria al cliente. Puoi scegliere tra due modalità:

• Avviso semplice, che ricorda giorno e ora.
• Richiesta di conferma con i pulsanti Conferma e Sposta, così chi non può venire lo dice in anticipo invece di sparire.

Chi tocca Sposta entra direttamente in conversazione con l'assistente, che propone le alternative libere e aggiorna il calendario. I dettagli sono nella pagina promemoria appuntamenti automatici.

Dopo l'appuntamento: la richiesta di recensione¶

Quando l'appuntamento è passato, Wably invia da solo la richiesta di recensione, via WhatsApp o via email, con il link che scegli tu: il tuo profilo Google, la tua pagina o qualsiasi altro indirizzo.

Il messaggio parte a distanza di qualche ora dall'appuntamento, cioè quando il cliente ha ancora l'esperienza fresca ed è più propenso a rispondere. È la parte che di solito ti perdi, perché mentre lavori non ti ricordi o non trovi il momento giusto per chiederla.

I dettagli sono nella pagina recensioni automatiche su WhatsApp.

Cosa succede mentre non guardi¶

Wably lavora anche di sera, nel weekend e mentre sei con un cliente. Per non perdere il filo, ogni giorno ricevi via email un riepilogo di quello che l'assistente ha gestito: appuntamenti presi, spostati e disdetti.

Se il cliente scrive in un'altra lingua, l'assistente risponde nella sua: utile se lavori in una zona turistica o con clientela straniera.

Tu mantieni il controllo¶

Decidi tu quando l'assistente è attivo e per quali contatti. Puoi metterlo in pausa in qualsiasi momento, anche per un singolo cliente, e i messaggi continuano ad arrivarti normalmente sul tuo WhatsApp.

Per qualsiasi situazione particolare puoi intervenire direttamente nella chat: scrivi tu e la conversazione prosegue come sempre. Il calendario resta l'unica fonte di verità, quindi se crei o sposti un appuntamento a mano, Wably lo vede e ne tiene conto. Approfondisci nella pagina contatti e rubrica.

Provalo prima di attivarlo¶

Puoi vedere come risponde l'assistente senza registrarti e senza collegare niente: apri la demo dell'assistente WhatsApp e scrivi come farebbe un tuo cliente.