Come creare un evento manualmente in Google Calendar¶

Non tutti gli appuntamenti nascono su WhatsApp. Alcuni li scrivi tu a mano in agenda, dopo una telefonata o alla fine di una seduta. Altri arrivano dalla tua pagina di prenotazione online, se ne usi una.

Anche questi appuntamenti possono ricevere i promemoria automatici. Basta che nell'evento ci sia quello che serve.

Promemoria appuntamenti da Google Calendar: serve il numero di telefono¶

Il promemoria arriva su WhatsApp. Quindi serve il numero di telefono del cliente. Senza numero non parte niente, per quanto tutto il resto sia scritto bene.

Wably cerca il numero nelle note dell'evento (in alcuni calendari si chiama descrizione). Va bene qualunque modo di scriverlo:

+39 333 1234567
0039 333 1234567
333 1234567
333-123-4567
3331234567

Se scrivi il numero senza prefisso internazionale, Wably controlla prima se quel numero è di un cliente che hai già: in quel caso usa il suo numero completo. Se è una persona nuova, usa il paese del tuo studio, quello che hai impostato nel Profilo.

Se scrivi più di un numero, metti per primo il cellulare: Wably usa solo il primo che trova.

Come scrivere un evento in Google Calendar: due modi che funzionano sempre¶

Non serve ricordare tutte le regole. Scegli uno di questi due modi e usalo sempre.

Metodo 1: il nome nel titolo¶

Scrivi nome e cognome all'inizio del titolo. Se vuoi indicare anche il tipo di appuntamento, mettilo dopo un trattino. Il numero di telefono va nelle note.

Titolo: Mario Rossi - prima visita
Note:   +39 333 1234567

Vanno bene anche Mario Rossi, Mario Rossi | seduta, Mario Rossi - controllo ginocchio. L'importante è che il nome venga prima del trattino.

Metodo 2: il nome nelle note¶

Usa il titolo per descrivere l'appuntamento e scrivi il nome nelle note, preceduto da Nome:. Vanno bene anche Cliente: o Paziente:.

Titolo: Prima visita ginocchio destro
Note:   Nome: Mario Rossi
        +39 333 1234567

Con questo metodo il titolo può contenere qualsiasi cosa, anche note per te stesso: il nome lo hai già scritto tu e Wably non deve interpretare niente.

Le tre cose da evitare¶

• Il numero nel titolo. Va sempre nelle note.
• Il nome dopo il trattino, come in Controllo - Mario Rossi. Wably legge solo la parte prima del trattino: metti il nome lì, oppure usa il metodo 2.
• Nessun nome, né nel titolo né nelle note. Il numero da solo non basta: senza nome il cliente non riceve il promemoria.

Quando scrivi l'appuntamento a mano¶

Il numero fa partire il promemoria. Il nome serve a capire a chi appartiene l'appuntamento.

Wably cerca il nome in quest'ordine, e si ferma appena lo trova.

1. La persona invitata all'evento. Se all'evento è invitata una sola persona oltre a te, Wably prende nome ed email da lì.

2. Un'etichetta nelle note, scritta a inizio riga. Funzionano Nome:, Nome e cognome:, Nome completo:, Nome del cliente:, Cliente:, Paziente:, Contatto:, Invitato:, Prenotato da: e le stesse etichette in spagnolo, inglese, francese e portoghese. Puoi scriverle con o senza accenti, e al posto dei due punti puoi usare un trattino.

Paziente: Giulia Ferrari
333 1234567
seconda seduta, ginocchio destro

3. Il nome nel titolo, confrontato con la tua rubrica. Se nel titolo compare una persona che hai già in rubrica, Wably la riconosce. Funziona anche se nel titolo c'è dell'altro, anche a nome invertito, anche tutto minuscolo:

Mario Rossi - controllo caviglia
Rossi Mario
mario rossi

4. Il titolo come nome di una persona nuova. Vale solo se il titolo è fatto di due o tre parole senza cifre, e nessuna di quelle parole descrive l'appuntamento.

Stefano La Marmora va bene. Prima visita no: sono due parole, ma parlano dell'appuntamento e non di una persona. Controllo post-operatorio paziente nuovo no: sono troppe parole e non è un nome.

Wably conosce le parole che descrivono un appuntamento nelle lingue in cui lavora: visita, seduta, controllo, trattamento, massaggio, allenamento, preventivo, riunione, pausa e molte altre. Se il titolo ne contiene una, non viene usato come nome.

Quando nasce un contatto nuovo¶

Un contatto nuovo nasce solo se nell'evento ci sono sia il nome sia il numero di telefono, e nessuno dei tuoi contatti corrisponde. Il nome viene preso con le regole qui sopra.

Se il nome manca, Wably non salva l'appuntamento e il cliente non riceve il promemoria. È una scelta voluta: un contatto con il solo numero, senza un nome, non ti servirebbe a niente e resterebbe così anche nella tua rubrica.

Quando invece riconosce una persona che hai già¶

Wably riconosce un cliente esistente dal numero, dall'email oppure dal nome nel titolo.

Il riconoscimento dal nome avviene solo quando il risultato è sicuro. Se hai in rubrica due persone diverse con lo stesso nome e numeri diversi, Wably non tira a indovinare e non aggancia nessuna delle due. È una scelta voluta: un promemoria mandato alla persona sbagliata è peggio di un promemoria non mandato.

La nota che ti chiede di controllare il nome¶

Quando il nome arriva dal titolo dell'evento (il caso 4), Wably non ha modo di sapere se è davvero un nome. Salva quindi il contatto con una nota che ti invita a controllarlo.

Se hai attivato il salvataggio dei contatti su Google Contacts, trovi il contatto e la nota direttamente nella rubrica del telefono e correggi lì il nome. La correzione torna in Wably da sola.

Se usi una pagina di prenotazione online¶

Google Calendar Appuntamenti, Calendly e Cal.com chiedono sempre nome ed email e aggiungono il cliente come invitato all'evento. Il nome quindi viene riconosciuto da solo, senza che tu imposti nulla.

Il telefono no: non lo chiedono in automatico.

Quando Wably guarda l'agenda¶

Wably controlla il calendario ogni 30 minuti e legge i due mesi successivi.

Il primo promemoria parte il giorno prima dell'appuntamento, all'ora che hai scelto in Home fra le 9:00, le 11:00 e le 17:00, ora del tuo studio. Se hai acceso anche il secondo promemoria, quello parte il giorno stesso, 2, 3 o 4 ore prima dell'appuntamento.

Un appuntamento inserito dopo l'ora di invio del giorno prima non fa più in tempo a ricevere quel promemoria. Con il secondo promemoria acceso, però, riceve comunque quello del giorno stesso.

Tutti i casi in un colpo d'occhio¶

Il promemoria non è partito, perché?¶

Riapri l'evento e controlla in questo ordine.

• Nelle note non c'è il numero di telefono. È il motivo più frequente.
• Manca il nome del cliente. Il numero da solo non basta: il nome va nel titolo, oppure nelle note dopo Nome:.
• L'evento è "tutto il giorno". Dagli un orario.
• Non c'è né numero, né email, né un nome che Wably ritrova in rubrica. Un titolo come "Prima visita" non basta.
• Il titolo è troppo lungo per essere un nome, oppure hai due persone che si chiamano allo stesso modo.
• Hai inserito l'appuntamento dopo l'ora di invio del giorno prima. Quel promemoria era già partito. Se hai acceso il secondo promemoria, il cliente riceve comunque quello del giorno stesso, a meno che manchi meno di un'ora all'appuntamento.
• Prenoti online e il modulo non chiede il telefono. È il caso più comune tra chi usa una pagina di prenotazione.
• Hai scritto più numeri nelle note e il primo non è il cellulare. Wably usa solo il primo che trova.
• Il numero è senza prefisso ed è uguale a quello di due clienti diversi. In questo caso Wably non sceglie: scrivi il numero completo, con il prefisso internazionale.

Per scegliere tra promemoria di solo avviso e promemoria con richiesta di conferma, per cambiare l'ora di invio e per accendere il secondo promemoria del giorno stesso, vedi la schermata Home. Per collegare l'agenda, vedi Google Calendar.