Home¶
La Home è il centro di controllo dell'assistente e il riepilogo della tua attività. È la prima schermata che vedi entrando nella dashboard.
In cima trovi una fascia verde con il sopratitolo IL TUO ASSISTENTE WHATSAPP, il nome della tua attività e lo stato Attivo, risponde ai messaggi. A destra c'è l'interruttore generale dell'assistente: acceso, l'assistente risponde ai tuoi clienti; spento, resta tutto in silenzio. Alla creazione dell'account lo trovi già acceso. È il comando più importante di Wably.
I comandi dell'assistente¶
I controlli sono raccolti in tre card: come lavora l'assistente e cosa fa in autonomia, i messaggi che ricevono i tuoi clienti e quello che arriva a te via email.
Comportamento dell'assistente¶
La card Comportamento dell'assistente, sottotitolata "Come lavora e cosa fa in autonomia.", raccoglie il tono, la richiesta recensione, il salvataggio dei nuovi contatti e il limite di sicurezza giornaliero.
Il selettore Tono ha due opzioni:
- Amichevole: dà del tu, registro informale.
- Formale: dà del Lei, registro cortese.
(disponibile dal piano Standard)
Richiesta recensione - "Chiede la recensione al cliente dopo il suo primo appuntamento." Quando lo accendi compaiono due selettori.
Canale di invio ha tre opzioni:
- Email: la richiesta parte solo via email. I clienti che non hanno lasciato un indirizzo non la ricevono.
- WhatsApp: la richiesta parte sul numero da cui il cliente ti ha scritto.
- Email + WhatsApp: email quando la conosci, WhatsApp negli altri casi. È l'opzione che raggiunge più clienti.
Sotto il selettore la dashboard mostra sempre l'informazione sul costo: i messaggi WhatsApp sono fatturati da Meta sull'account della tua attività, e la richiesta di recensione rientra nella categoria Marketing, più cara di un promemoria. Accanto trovi la tariffa aggiornata per il tuo paese e il link al listino Meta. L'email non ha costi.
Quando inviarla decide quanto tempo dopo la fine dell'appuntamento parte la richiesta: 3 ore, 1 giorno, 2 giorni o 3 giorni. Se non tocchi nulla resta 1 giorno. Nessuna richiesta parte di notte: la fascia di invio va dalle 8:00 alle 21:00 nel fuso orario impostato in Profilo, e se il momento calcolato cade fuori da quella fascia la richiesta parte la mattina successiva.
La richiesta parte una sola volta per ogni cliente, dopo il suo primo appuntamento, e mai una seconda: se cambi canale, chi l'ha già ricevuta non la riceve di nuovo.
Il link da inviare si imposta in Info & servizi, nel campo Link recensione. Senza quel link la richiesta non parte.
(disponibile dal piano Standard)
Salva nuovi contatti su Google Contacts - "L'assistente aggiunge i nuovi clienti alla tua rubrica." I clienti che fissano un appuntamento tramite Wably su WhatsApp vengono aggiunti automaticamente alla rubrica Google collegata al tuo account. L'interruttore è facoltativo: se lo lasci spento, Wably gestisce comunque le prenotazioni senza salvare i contatti nella tua rubrica Google.
Limite di sicurezza giornaliero - "Mette in pausa l'assistente oltre questo numero di messaggi al giorno. Ti avvisiamo via email." Il selettore ha quattro valori: 200, 360, 800 e 1500 messaggi al giorno. Vedi la sezione dedicata più avanti.
Gestione promemoria¶
La card Gestione promemoria, sottotitolata "I messaggi che ricevono i tuoi clienti.", raccoglie tre interruttori.
Invia promemoria - "Invia il promemoria al cliente dell'appuntamento il giorno prima." Quando è acceso compaiono il selettore Tipo e la scelta dell'Ora di invio. Nasce acceso, con il tipo Avviso e l'invio alle 11:00: i promemoria partono da soli per ogni appuntamento, e ognuno è un messaggio WhatsApp che Meta fattura sull'account della tua attività. Se non vuoi mandarli, spegnilo.
Tipo ha due opzioni:
- Avviso: invia un semplice promemoria informativo.
- Conferma: invia una richiesta di conferma con bottoni, così il cliente può confermare o modificare l'appuntamento direttamente da WhatsApp.
Ora di invio decide a che ora parte il promemoria del giorno prima: 09:00, 11:00 o 17:00. La dashboard segnala che è "Consigliata le 11:00: ti lascia tutta la giornata per riempire lo slot se qualcuno disdice." Se non tocchi nulla restano le 11:00.
Sotto compare Secondo promemoria il giorno stesso - "Un secondo messaggio poche ore prima dell'appuntamento. È quello che riduce di più i mancati arrivi." Resta spento finché non lo accendi tu. Quando è acceso scegli quante ore prima dell'appuntamento deve partire: 2, 3 o 4, con 3 come valore di partenza.
Il secondo promemoria è sempre un semplice avviso, senza bottoni di conferma. Non parte mai prima delle 7:00 del mattino, quindi per gli appuntamenti mattutini presti esce alle 7:00, e viene saltato se all'appuntamento manca meno di un'ora.
(disponibile dal piano Standard)
Follow-up - "Scrive ai clienti che non prenotano da un po' e propone loro un nuovo appuntamento." Quando lo accendi compaiono due selettori.
Dopo quante settimane decide quanto tempo deve passare dalla fine dell'ultimo appuntamento: 1, 2, 3, 4, 8 o 12 settimane. Se non tocchi nulla restano 4. Il conteggio riparte da zero a ogni nuovo appuntamento, e se il cliente ne ha già uno in agenda il follow-up non parte.
Canale di invio ha le stesse tre opzioni della richiesta recensione: Email, WhatsApp, Email + WhatsApp.
Come per la recensione, sotto il selettore la dashboard mostra l'informazione sul costo: i messaggi WhatsApp li fattura Meta sull'account della tua attività e il follow-up rientra nella categoria Marketing, più cara di un promemoria. L'email non ha costi.
Il follow-up parte una sola volta per ciclo, in orario diurno, dalle 10:00 alle 19:00 nel fuso orario impostato in Profilo, e se il cliente non torna non riceve altri messaggi. Chi risponde su WhatsApp parla direttamente con l'assistente, che gli propone gli orari e conferma la prenotazione nella stessa chat. Come funziona e a chi serve è spiegato nella pagina follow-up clienti.
(disponibile dal piano Standard)
Avvisi per te¶
La card Avvisi per te, sottotitolata "Cosa ti arriva via email", raccoglie tre interruttori.
Riepilogo giornaliero via email - "Ricevi una mail giornaliera alle 19:00, con tutte le gestioni effettuate dall'assistente." Vedi la sezione qui sotto.
Report mensile via email - "Il 1 di ogni mese, il riepilogo di quello che l'assistente ha gestito e del tempo che ti ha fatto risparmiare." Arriva il primo giorno di ogni mese e tira le somme del mese appena chiuso. Nasce acceso, come l'interruttore generale, i promemoria e l'avviso disdette: gli altri interruttori della Home partono spenti e li accendi tu. Se il report non ti serve, lo spegni. È incluso in tutti i piani, Starter compreso, a differenza dei promemoria, del tono formale e della richiesta recensione.
Avviso disdette appuntamenti imminenti - "Ricevi una mail appena un cliente disdice o sposta un appuntamento nella finestra di tempo da te selezionata." Quando è acceso compare il selettore Avvisami se manca meno di, con le soglie 24, 48 e 72 ore. Nasce acceso, con la soglia di 48 ore. Vedi la sezione dedicata più avanti.
Il riepilogo giornaliero via email¶
Con l'interruttore Riepilogo giornaliero via email acceso, ricevi una mail alle 19:00 con tutte le gestioni che l'assistente ha effettuato.
L'email parte solo se c'è stato qualcosa da riportare: se nelle ultime 24 ore l'assistente non ha registrato nuove prenotazioni né modifiche, non ricevi nulla.
Perché è meglio così
Nessuna email a vuoto da aprire per scoprire che non è successo niente. Ogni riepilogo che arriva contiene qualcosa che è successo davvero, quindi vale la pena leggerlo.
L'interruttore è facoltativo: se lo lasci spento, non ricevi alcun riepilogo.
Avviso disdette appuntamenti imminenti¶
Quando un cliente disdice o sposta un appuntamento scrivendo al tuo assistente su WhatsApp, e quell'appuntamento era vicino, ricevi una email in pochi minuti. Così sai che si è liberato un orario mentre sei ancora in tempo per riempirlo.
Con Avvisami se manca meno di scegli la soglia: 24, 48 o 72 ore. Se il cliente disdice un appuntamento fissato oltre quella soglia non ti disturbiamo: lo ritrovi nel riepilogo giornaliero.
Nell'email trovi l'orario che si è liberato, quanto manca, il nome del cliente e il servizio, con un pulsante per scrivergli su WhatsApp con un tocco. Se si liberano più orari nello stesso momento, arrivano tutti in una sola email.
Perché conta la soglia
Uno slot che si libera con un giorno di preavviso è ancora vendibile: chiami chi aspetta un posto e lo riempi. Lo stesso slot scoperto la mattina dopo è fatturato perso.
Cosa fa scattare l'avviso
- Riguarda le disdette e gli spostamenti che i clienti fanno su WhatsApp tramite l'assistente. Le modifiche che fai tu direttamente sul calendario non generano avvisi.
- In caso di spostamento conta l'orario lasciato libero: nell'email trovi anche il nuovo orario scelto dal cliente.
- Puoi spegnere l'avviso quando vuoi, dalla card Avvisi per te.
Disponibilità
L'Avviso disdette è incluso nei piani che comprendono i promemoria appuntamenti. Con il piano Starter non è disponibile: trovi il confronto completo nella pagina dei piani e prezzi.
Limite di sicurezza giornaliero: come proteggere i costi WhatsApp¶
I messaggi che l'assistente invia su WhatsApp non li fattura Wably: li fattura Meta, direttamente sull'account WhatsApp Business della tua attività. Sono a carico tuo, quindi ti diamo un modo semplice per tenerli sotto controllo.
Il Limite di sicurezza giornaliero mette in pausa l'assistente se in 24 ore supera il numero di messaggi che hai scelto. Serve per le situazioni anomale: un giro di spam, un numero che scrive in modo ossessivo, un altro sistema automatico che risponde in loop a ogni messaggio dell'assistente. Casi rari, ma se capitano di notte fanno crescere la spesa senza che tu te ne accorga.
Il valore predefinito è 360 messaggi al giorno: è più che sufficiente per uno studio con l'agenda piena. Gli altri valori disponibili sono 200, 800 e 1500.
Quando il limite scatta, l'assistente smette di rispondere fino alla mezzanotte del fuso orario che hai impostato in Profilo, poi riparte da solo. Nello stesso momento ti arriva subito una email con:
- i messaggi inviati nella giornata,
- il limite che avevi impostato,
- l'ora in cui l'assistente si riattiva,
- i numeri che hanno generato più risposte.
Con quei numeri davanti decidi in un minuto: se c'è un contatto che sta abusando, lo blocchi direttamente dalla tua app WhatsApp; se invece è stata solo una giornata piena, alzi il limite dalla Home e l'assistente riprende subito.
Chi scrive all'assistente durante la pausa riceve una sola volta un messaggio di cortesia che lo invita a contattarti direttamente, poi l'assistente resta in silenzio: nessuna risposta ripetuta, nessun costo che si moltiplica.
La conversazione non si perde
I messaggi arrivati durante la pausa restano nella tua app WhatsApp Business come tutti gli altri. Li leggi e rispondi a mano quando vuoi, senza aspettare la riattivazione dell'assistente.
Disponibilità
Il Limite di sicurezza giornaliero è incluso in tutti i piani, Starter compreso: protegge una spesa che è a carico tuo, quindi non la mettiamo dietro un piano superiore. Per capire quanto costano davvero i messaggi WhatsApp, nella pagina dei piani e prezzi Wably trovi il calcolatore che stima la spesa mensile in base al tuo volume di prenotazioni.
Le protezioni che non devi configurare
Oltre a questo limite, l'assistente si difende da solo su ogni singola conversazione. Ferma gli scambi che diventano anomali per numero di messaggi ricevuti in pochi minuti o nell'arco della giornata, e interrompe quelli in cui dall'altra parte risponde un altro sistema automatico. Non c'è niente da impostare: funziona sempre, su tutti i piani, e riguarda solo la conversazione anomala, non le altre.
Il riepilogo del mese¶
I riquadri mostrano l'attività dell'assistente nel mese in corso:
- APPUNTAMENTI GESTITI / MESE: gli appuntamenti presi e modificati dall'assistente.
- PROMEMORIA INVIATI / MESE: i promemoria inviati.
- FOLLOW-UP INVIATI / MESE: i messaggi di follow-up inviati ai clienti che non prenotano da un po'.
- RICHIESTE DI RECENSIONE / MESE: le richieste di recensione inviate ai clienti.
Gli ultimi due riquadri compaiono solo con il piano Standard, che include il follow-up e la richiesta recensione.
Integrazioni¶
In fondo alla Home, la card Integrazioni elenca i servizi collegati: WhatsApp Business, Google Calendar (con il nome del calendario in uso) e Google Contacts. Accanto a ciascuno compare lo stato Connesso.
In fondo alla card trovi il link Gestisci integrazioni, che apre la schermata Integrazioni: è lì che colleghi o scolleghi i servizi e scegli su quale calendario Google deve lavorare l'assistente.
Da qui parte tutto
Se l'assistente non risponde, la prima cosa da controllare è proprio qui: l'interruttore generale in alto è acceso? E le integrazioni risultano Connesso?