Orari di lavoro: slot, buffer e disponibilità degli appuntamenti¶
In breve: la schermata Orari di lavoro è dove definisci quando sei disponibile. L'assistente proporrà appuntamenti solo all'interno di questi limiti, rispettando la durata di ogni seduta e la pausa che vuoi tra un cliente e l'altro.
È il passaggio della configurazione che merita più attenzione: se un orario non è dichiarato qui, nessun cliente potrà prenotarlo.
Durata degli appuntamenti¶
Il riquadro verde in cima alla schermata contiene le impostazioni generali della giornata: quanto dura un appuntamento e quanto tempo lasci libero fra un cliente e il successivo.
- Durate: puoi impostarne una oppure due. Ogni durata ha un nome, che scegli tu, e i minuti. Il nome è testo libero: scrivi Prima visita, Visita di controllo, Trattamento completo, Primo colloquio, quello che dici davvero ai tuoi clienti.
- Buffer tra appuntamenti: l'intervallo che vuoi lasciare libero tra un appuntamento e il successivo, ad esempio 10 minuti. È uno solo e vale per tutte le durate.
La seconda durata è del piano Standard
Con il piano Starter imposti una sola durata, uguale per tutti gli appuntamenti. Con il piano Standard ne imposti fino a due. Il confronto completo è nella pagina piani e prezzi.
Il nome che scrivi qui non resta chiuso nella dashboard: è la parola che il cliente legge su WhatsApp. Se chiami una durata Trattamento completo, l'assistente parlerà di trattamento completo, non di un'etichetta generica del software. Quello che succede lato cliente è descritto in appuntamenti con durate diverse.
Durate non vuol dire prezzi
Qui imposti quanto dura una prenotazione. Quanto costa un trattamento si scrive nella schermata info e servizi, insieme al listino. Sono due cose separate, e tenerle distinte evita la confusione più comune: il prezzo non cambia in funzione della durata scelta.
Come si combinano, con una sola durata¶
L'orario di inizio di ogni appuntamento dipende dalla somma di durata slot + buffer. Wably parte dall'orario di apertura della giornata e aggiunge questo "passo" per ogni slot successivo. Capire questo meccanismo è la chiave per organizzare bene la giornata.
Esempio 1 - la giornata 'all'ora in punto' (50 + 10)
Imposti Durata slot 50 min e Buffer 10 min. Il passo è 50 + 10 = 60 minuti. Partendo dalle 9:00, gli appuntamenti cadono così:
9:00 · 10:00 · 11:00 · 12:00 · …
Ogni paziente entra all'ora in punto: orari ordinati e facili da ricordare, con 10 minuti di respiro tra una seduta e l'altra. È la configurazione più comoda per la maggior parte degli studi.
Esempio 2 - gli orari che 'slittano' (60 + 10)
Imposti Durata slot 60 min e Buffer 10 min. Il passo è 60 + 10 = 70 minuti. Partendo dalle 14:00, gli appuntamenti cadono così:
14:00 · 15:10 · 16:20 · 17:30 · …
Dopo il primo, nessun appuntamento cade più all'ora in punto: ogni slot trasla di 10 minuti rispetto al precedente. È perfettamente valido, ma gli orari (15:10, 16:20…) sono meno "puliti" da comunicare.
Esempio 3 - slot brevi (25 + 5)
Con Durata slot 25 min e Buffer 5 min il passo è 30 minuti: 9:00 · 9:30 · 10:00 · 10:30 · …, due appuntamenti ogni ora, sempre a orari tondi.
La regola d'oro
Se vuoi appuntamenti sempre a orari tondi (in punto o alla mezz'ora), fai in modo che durata + buffer dia 60 minuti (es. 50+10, 45+15, 55+5) oppure 30 minuti (es. 25+5, 20+10). Se invece la somma è diversa (come 60+10 = 70), gli orari slitteranno di giorno in giorno: scegli questa strada solo se ti serve davvero quella durata di seduta e non ti pesa comunicare orari "sfalsati".
Con due durate¶
Con due durate impostate l'assistente calcola una griglia di orari per ciascuna, con il passo che hai appena visto: durata più buffer. In più fa una cosa che con una durata sola non servirebbe: riparte anche dalla fine di ogni appuntamento già in agenda, aggiungendo il buffer. Serve a non perdere la fascia che si libera dopo un appuntamento corto.
Gli esempi qui sotto usano tutti lo stesso turno, 09:00-13:00, con Prima visita 55 minuti e Visita di controllo 40 minuti. I nomi sono quelli scelti dal professionista: qui usiamo questi, tu ci metterai i tuoi.
Buffer 5, agenda vuota
Prima visita: 09:00-09:55 10:00-10:55 11:00-11:55 12:00-12:55
Visita di controllo: 09:00-09:40 09:45-10:25 10:30-11:10 11:15-11:55 12:00-12:40
La prima visita cade sempre all'ora in punto, perché 55 + 5 fa 60. La visita di controllo avanza invece di 45 minuti alla volta, perché 40 + 5 fa 45: dopo il primo appuntamento i suoi orari non cadono più all'ora in punto o alla mezz'ora. Funziona, ma è meno comodo da comunicare a voce.
Buffer 5, con una visita di controllo già prenotata dalle 09:00 alle 09:40
Prima visita: 09:45-10:40 10:45-11:40 11:45-12:40
Visita di controllo: 09:45-10:25 10:30-11:10 11:15-11:55 12:00-12:40
È il caso che conviene leggere due volte. La prima visita da 55 minuti parte alle 09:45 e non alle 10:00, perché la griglia riparte dalla fine dell'appuntamento precedente più il buffer. Sono quindici minuti di studio che altrimenti restavano vuoti, e che così diventano una prenotazione.
Buffer 0, orari tondi senza calcoli
Se tra un cliente e l'altro non ti serve una pausa, imposta il buffer a 0: il passo coincide con la durata. Con Prima visita 60 minuti e Visita di controllo 30 minuti gli orari sono sempre tondi, per entrambe le durate:
Prima visita: 09:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00
Visita di controllo: 09:00-09:30 09:30-10:00 10:00-10:30 10:30-11:00 11:00-11:30 …
Con Prima visita 60 minuti e Visita di controllo 45 minuti, invece, la prima visita resta sempre all'ora in punto, mentre la visita di controllo avanza di 45 minuti alla volta, sui quarti d'ora:
Prima visita: 09:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00
Visita di controllo: 09:00-09:45 09:45-10:30 10:30-11:15 11:15-12:00 12:00-12:45
È la configurazione più semplice da ragionare: un'ora, mezz'ora o 45 minuti, appuntamenti uno dopo l'altro. Tieni presente che senza buffer non resta nessun margine tra una seduta e la successiva.
La regola d'oro con due durate
Se vuoi orari sempre tondi con entrambe le durate, la somma di ciascuna durata più il buffer deve dare 60, 45 oppure 30 minuti.
Esempio: prima visita 55 e visita di controllo 25, con buffer 5.
Prima visita: 09:00-09:55 10:00-10:55 11:00-11:55 12:00-12:55
Visita di controllo: 09:00-09:25 09:30-09:55 10:00-10:25 10:30-10:55 11:00-11:25 …
Esempio: prima visita 55 e visita di controllo 40, con buffer 5.
Prima visita: 09:00-09:55 10:00-10:55 11:00-11:55 12:00-12:55
Visita di controllo: 09:00-09:40 09:45-10:25 10:30-11:10 11:15-11:55 12:00-12:40
Con 55 e 40 e buffer 5, invece, le somme fanno 60 e 45: la prima visita cade a orari tondi, ma la visita di controllo slitta di 45 minuti in 45 minuti, come negli esempi qui sopra. Funziona benissimo, solo i suoi orari sono meno comodi da comunicare a voce.
Cosa vede il cliente su WhatsApp¶
Il cliente non sceglie da un menù. Se nel suo messaggio ha già detto cosa gli serve ("vorrei una prima visita giovedì"), l'assistente non chiede nulla e passa direttamente agli orari giusti per quella durata. Se non è chiaro, chiede una volta sola quale tipo di appuntamento serve, elencando le opzioni con la loro durata e chiamandole con il nome che hai scritto tu. Se il cliente chiede qualcosa che non è in elenco, l'assistente non rifiuta: propone le opzioni disponibili.
Quando un cliente chiede di spostare un appuntamento, l'assistente conserva la durata di quello originale e non richiede di nuovo il tipo. Il tipo scelto compare anche nell'evento sul tuo calendario Google e nel riepilogo giornaliero via email.
Giorni e orari¶
Sotto, nel riquadro Giorni e orari, trovi una riga per ogni giorno della settimana (Lunedì…Domenica):
- L'interruttore apre o chiude la giornata: Aperto oppure Chiuso. Se il giorno è chiuso non riceverai appuntamenti.
- Quando è aperto, imposti la fascia Orario con l'ora di inizio e quella di fine (es. 09:00 - 18:00).
- Pausa pranzo: un secondo interruttore, con i suoi orari di inizio e fine (es. 13:00 - 14:00). In quell'intervallo l'assistente non propone appuntamenti.
Festività e chiusure straordinarie
Questa schermata imposta gli orari della settimana tipo: non c'è una gestione delle festività o delle chiusure occasionali. Per un ponte, una vacanza o un pomeriggio di chiusura, blocca la giornata o gli orari che non sei disponibile direttamente sul tuo calendario Google creando un evento: l'assistente lo legge e non propone quegli orari.
Se cambi gli orari quando hai già prenotazioni¶
Le modifiche valgono per gli appuntamenti futuri che i clienti chiederanno da quel momento in poi.
Gli appuntamenti già fissati restano nel tuo calendario e non vengono spostati né cancellati: sono impegni presi con persone reali, e nessun sistema dovrebbe disfarli in autonomia.
Se restringi gli orari, quindi, può capitare di ritrovarsi con qualche appuntamento già preso al di fuori della nuova fascia. Sono facili da individuare guardando il calendario dei giorni interessati, e vanno gestiti come gestiresti qualsiasi altro cambio di programma: contattando la persona.
Salvare¶
Quando hai finito, premi Salva in fondo alla schermata. Le modifiche valgono da subito.
Queste regole sono ciò che permette all'assistente di proporre solo orari realmente disponibili, senza sovrapposizioni: il funzionamento completo è descritto in gestione appuntamenti su WhatsApp.
Il passo successivo della configurazione è info e servizi, dove scrivi cosa l'assistente può dire ai tuoi clienti.