Orari di lavoro: slot, buffer e disponibilità degli appuntamenti¶
In breve: la schermata Orari di lavoro è dove definisci quando sei disponibile. L'assistente proporrà appuntamenti solo all'interno di questi limiti, rispettando la durata di ogni seduta e la pausa che vuoi tra un cliente e l'altro.
È il passaggio della configurazione che merita più attenzione: se un orario non è dichiarato qui, nessun cliente potrà prenotarlo.
Slot e buffer¶
Il riquadro verde in cima alla schermata, Slot e buffer, contiene le due impostazioni generali:
- Durata slot: quanto dura un singolo appuntamento, ad esempio 50 minuti.
- Buffer tra appuntamenti: l'intervallo che vuoi lasciare libero tra un appuntamento e il successivo, ad esempio 10 minuti.
Come si combinano (con esempi)¶
L'orario di inizio di ogni appuntamento dipende dalla somma di durata slot + buffer. Wably parte dall'orario di apertura della giornata e aggiunge questo "passo" per ogni slot successivo. Capire questo meccanismo è la chiave per organizzare bene la giornata.
Esempio 1 - la giornata 'all'ora in punto' (50 + 10)
Imposti Durata slot 50 min e Buffer 10 min. Il passo è 50 + 10 = 60 minuti. Partendo dalle 9:00, gli appuntamenti cadono così:
9:00 · 10:00 · 11:00 · 12:00 · …
Ogni paziente entra all'ora in punto: orari ordinati e facili da ricordare, con 10 minuti di respiro tra una seduta e l'altra. È la configurazione più comoda per la maggior parte degli studi.
Esempio 2 - gli orari che 'slittano' (60 + 10)
Imposti Durata slot 60 min e Buffer 10 min. Il passo è 60 + 10 = 70 minuti. Partendo dalle 14:00, gli appuntamenti cadono così:
14:00 · 15:10 · 16:20 · 17:30 · …
Dopo il primo, nessun appuntamento cade più all'ora in punto: ogni slot trasla di 10 minuti rispetto al precedente. È perfettamente valido, ma gli orari (15:10, 16:20…) sono meno "puliti" da comunicare.
Esempio 3 - slot brevi (25 + 5)
Con Durata slot 25 min e Buffer 5 min il passo è 30 minuti: 9:00 · 9:30 · 10:00 · 10:30 · …, due appuntamenti ogni ora, sempre a orari tondi.
La regola d'oro
Se vuoi appuntamenti sempre a orari tondi (in punto o alla mezz'ora), fai in modo che durata + buffer dia 60 minuti (es. 50+10, 45+15, 55+5) oppure 30 minuti (es. 25+5, 20+10). Se invece la somma è diversa (come 60+10 = 70), gli orari slitteranno di giorno in giorno: scegli questa strada solo se ti serve davvero quella durata di seduta e non ti pesa comunicare orari "sfalsati".
Giorni e orari¶
Sotto, nel riquadro Giorni e orari, trovi una riga per ogni giorno della settimana (Lunedì…Domenica):
- L'interruttore apre o chiude la giornata: Aperto oppure Chiuso. Se il giorno è chiuso non riceverai appuntamenti.
- Quando è aperto, imposti la fascia Orario con l'ora di inizio e quella di fine (es. 09:00 - 18:00).
- Pausa pranzo: un secondo interruttore, con i suoi orari di inizio e fine (es. 13:00 - 14:00). In quell'intervallo l'assistente non propone appuntamenti.
Festività e chiusure straordinarie
Questa schermata imposta gli orari della settimana tipo: non c'è una gestione delle festività o delle chiusure occasionali. Per un ponte, una vacanza o un pomeriggio di chiusura, blocca il tempo direttamente sul tuo calendario Google: l'assistente lo legge e non propone quegli orari.
Se cambi gli orari quando hai già prenotazioni¶
Le modifiche valgono per gli appuntamenti futuri che i clienti chiederanno da quel momento in poi.
Gli appuntamenti già fissati restano nel tuo calendario e non vengono spostati né cancellati: sono impegni presi con persone reali, e nessun sistema dovrebbe disfarli in autonomia.
Se restringi gli orari, quindi, può capitare di ritrovarsi con qualche appuntamento già preso al di fuori della nuova fascia. Sono facili da individuare guardando il calendario dei giorni interessati, e vanno gestiti come gestiresti qualsiasi altro cambio di programma: contattando la persona.
Salvare¶
Quando hai finito, premi Salva in fondo alla schermata. Le modifiche valgono da subito.
Queste regole sono ciò che permette all'assistente di proporre solo orari realmente disponibili, senza sovrapposizioni: il funzionamento completo è descritto in gestione appuntamenti su WhatsApp.
Il passo successivo della configurazione è info e servizi, dove scrivi cosa l'assistente può dire ai tuoi clienti.