Collegare Google Calendar¶

Google Calendar è l'agenda su cui Wably scrive gli appuntamenti e verifica la tua disponibilità. È il collegamento che permette all'assistente di proporre ai clienti solo orari realmente liberi, invece di limitarsi a raccogliere richieste che poi devi smistare a mano.

Il collegamento si fa una volta sola, dalla card Google Calendar della schermata Integrazioni.

Come collegare il calendario¶

Apri la schermata Integrazioni (dal passo dedicato dell'Attivazione guidata).
Tocca il pulsante di collegamento nella card di Google Calendar.
Si apre la finestra di Google: seleziona l'account che usi per la tua agenda e autorizza l'accesso.
Al termine, la card mostra lo stato Connesso: il calendario è attivo.

Puoi controllare lo stato del collegamento in qualsiasi momento dalla card Integrazioni della Home.

Come lavora l'assistente sulla tua agenda¶

Una volta collegato il calendario, il flusso di lavoro cambia in quattro punti concreti.

Ogni prenotazione presa dall'assistente compare nel tuo calendario, con gli stessi dati che vedresti se l'avessi scritta tu.
Quando un appuntamento viene spostato o disdetto in chat, il calendario si aggiorna da solo. Non devi ricopiare nulla.
Se sei tu a spostare o cancellare un evento a mano in Google Calendar, Wably se ne accorge e resta allineata: ai clienti fornisce sempre le informazioni aggiornate, non quelle di ieri.
L'assistente propone ai clienti solo gli orari realmente liberi, incrociando gli eventi già in agenda con gli orari di lavoro che hai impostato.

Questa sincronizzazione in due direzioni è la ragione per cui il calendario non va tenuto a parte: è la fonte di verità sia per te sia per l'assistente. Il funzionamento nel dettaglio è descritto in Sincronizzazione Google Calendar per appuntamenti.

Appuntamenti scritti da te in agenda

Anche gli appuntamenti che inserisci a mano, o che arrivano da una pagina di prenotazione online, possono far partire il promemoria al cliente. Vedi Promemoria appuntamenti Google Calendar.

Scegliere il calendario delle prenotazioni¶

Molti professionisti hanno più calendari dentro lo stesso account Google, ad esempio uno personale, uno per lo studio e uno condiviso con i colleghi. Per questo, una volta completato il collegamento, nella card Google Calendar della schermata Integrazioni trovi il selettore Calendario, con cui scegli su quale calendario Wably deve lavorare.

Il calendario selezionato è quello su cui l'assistente legge le disponibilità e scrive gli appuntamenti delle prenotazioni.
Se nel tuo account hai un solo calendario, viene usato quello in automatico e non devi impostare nulla.
Puoi cambiare il calendario scelto in qualsiasi momento, senza rifare il collegamento. Gli appuntamenti che non sono nel calendario nuovo risultano annullati in Wably e non ricevono promemoria. Tornano attivi se torni al calendario di prima.

Usa un calendario solo per il lavoro

L'assistente legge tutti gli eventi del calendario collegato. Se ci scrivi anche gli impegni privati, un evento con il nome di una persona della tua rubrica, come "Cena con Mario Rossi", può diventare un appuntamento, e quella persona riceve il promemoria. Con un calendario dedicato allo studio questo non succede, e Wably non vede la tua agenda personale.

Google Calendar per lo studio: come creare un calendario dedicato¶

Se oggi usi un solo calendario per il lavoro e per la vita privata, crea un calendario nuovo dedicato allo studio. Si fa una volta sola e dal computer: Google permette di creare calendari solo dal browser, non dall'app del telefono. Una volta creato, lo vedi e lo usi anche dall'app.

Sul computer apri Google Calendar.
A sinistra, accanto ad Altri calendari, clicca su Aggiungi altri calendari (il simbolo +), poi su Crea nuovo calendario.
Scrivi un nome, per esempio "Studio", e se vuoi una descrizione.
Clicca su Crea calendario.
In Wably apri la schermata Integrazioni e, nella card Google Calendar, scegli il calendario nuovo nel campo Calendario.

Se nel calendario che usavi finora ci sono già appuntamenti di lavoro, spostali in quello nuovo prima del passo 5: apri l'evento, modificalo e scegli il calendario dello studio. Così l'assistente trova subito tutta l'agenda dello studio.

Impegni personali in orario di lavoro

L'assistente legge solo il calendario dello studio: un impegno scritto nel calendario personale per lui non esiste. Se hai un impegno personale in orario di lavoro, aggiungi un evento anche nel calendario dello studio, per esempio "Non disponibile", così quell'orario non viene proposto ai clienti.

Se cambi idea¶

Puoi scollegare Google Calendar in qualsiasi momento dalla stessa card, con il pulsante Scollega. Da quel momento l'assistente non legge più le disponibilità e non fissa più appuntamenti, ma gli eventi già presenti nella tua agenda restano dove sono: scollegare toglie a Wably l'accesso, non cancella nulla dal tuo account Google.

Se ricolleghi il servizio più avanti, ripeti semplicemente la procedura descritta sopra.