Come inserire la prenotazione appuntamenti Google Calendar sul tuo sito web: Guida Passo Passo¶

Hai un sito, le persone lo visitano, leggono cosa fai, decidono che sei tu il professionista giusto. E poi si fermano, perché per prenotare devono chiamarti. Metà di loro non chiamerà mai.

La buona notizia è che Google Calendar include già uno strumento per risolverlo, e non costa nulla: la pagina di prenotazione, che puoi inserire direttamente nel tuo sito. Il cliente sceglie l'orario, conferma, e l'appuntamento arriva sulla tua agenda da solo.

In questa guida vediamo come attivarla dall'inizio alla fine, senza toccare codice complicato, e soprattutto come configurarla in modo che vada d'accordo con l'assistente WhatsApp del tuo studio, perché il rischio numero uno di avere due canali di prenotazione è ritrovarsi due persone alla stessa ora.

Prenotazione appuntamenti con Google Calendar: cosa ti serve prima di iniziare¶

Poche cose, tutte semplici:

Un account Google. Va bene anche quello gratuito che usi per Gmail.
Un computer. La pagina di prenotazione si crea solo da browser, non dall'app del telefono.
La possibilità di modificare una pagina del tuo sito. Se il sito te lo gestisce qualcuno, ti servirà mandargli una riga di codice da incollare. Bastano due minuti del suo tempo.

Sui limiti conviene essere chiari subito, così non scopri le sorprese a metà strada. Con un account Google gratuito puoi creare una sola pagina di prenotazione, cioè un solo tipo di appuntamento. Per averne diverse (prima visita, seduta di controllo, consulenza online), per far arrivare i promemoria via email o per incassare l'acconto al momento della prenotazione con Stripe, serve un piano Google Workspace a pagamento. Le differenze sono riepilogate nella pagina ufficiale di Google sulla prenotazione appuntamenti e nella scheda di supporto sui programmi appuntamenti.

Per la maggior parte dei professionisti che lavorano da soli, la versione gratuita basta e avanza per iniziare.

Come creare la pagina di prenotazione di Google Calendar in 7 passaggi¶

Segui questi passaggi nell'ordine. La procedura completa è documentata anche nella guida ufficiale di Google su come creare un programma appuntamenti.

Apri Google Calendar dal computer. Vai su calendar.google.com e accedi con il tuo account.
Clicca su "Crea", in alto a sinistra, e scegli "Programma appuntamenti". Si apre un pannello sulla sinistra: da qui costruisci tutto.
Dai un titolo. È il nome che vedrà il cliente sulla pagina. Meglio "Prima visita" o "Seduta di fisioterapia" che "Appuntamento".
Imposta la durata dell'appuntamento. Scegli la durata reale della prestazione, non quella ideale. Se una prima visita ti porta via 60 minuti, scrivi 60.
Imposta la disponibilità generale. Indica i giorni e le fasce orarie in cui accetti prenotazioni. Puoi aggiungere due fasce nello stesso giorno, per esempio mattina e pomeriggio, con la pausa pranzo in mezzo.
Configura il modulo di prenotazione. È il passaggio più importante di tutti, e ci torniamo tra un attimo. Di base Google chiede nome, cognome ed email: tu devi aggiungere il numero di telefono.
Apri le impostazioni avanzate e regola tre cose: il tempo di margine tra un appuntamento e l'altro, il numero massimo di prenotazioni al giorno, e la finestra di prenotazione, cioè con quanto anticipo minimo qualcuno può prenotare. Impostare un anticipo minimo di almeno qualche ora ti evita la sorpresa dell'appuntamento comparso mentre eri già in studio.

Poi salva. La pagina è online.

Il campo da non dimenticare: il numero di telefono¶

Nel modulo di prenotazione, clicca su "Aggiungi un elemento" e inserisci il campo Numero di telefono, spuntando la casella Obbligatorio.

Come etichetta, non scrivere semplicemente "Telefono". Scrivi qualcosa che spieghi a cosa serve:

Numero WhatsApp su cui vuoi ricevere il promemoria

Non serve chiedere un formato particolare: va bene come lo scrive il cliente. Se però ricevi spesso clientela straniera, aggiungi "con prefisso internazionale", perché un numero scritto senza prefisso viene interpretato in base al Paese del tuo studio.

Sembra un dettaglio da nulla. Non lo è: è la differenza tra un cliente che riceve il promemoria su WhatsApp il giorno prima e uno che si dimentica dell'appuntamento. Il motivo lo vediamo tra poco.

Fatta la pagina, va messa dove le persone la trovano. Google ti dà il codice pronto: tu devi solo copiarlo e incollarlo. La procedura ufficiale è descritta nella guida di Google su come condividere e incorporare la pagina di prenotazione.

Nella griglia del calendario, clicca sul blocco del tuo programma appuntamenti.
Clicca su Condividi.
Scegli la scheda Incorpora nel sito web.
Scegli come deve apparire:
Pulsante con popup: sul sito compare un pulsante ("Prenota un appuntamento") e la pagina di prenotazione si apre sopra, in una finestra. Puoi personalizzare testo e colore del pulsante.
Pagina di prenotazione integrata: il calendario appare direttamente dentro la pagina, come se ne facesse parte.
Clicca su Copia codice.
Incolla il codice nel tuo sito, dentro un blocco di tipo HTML o Codice personalizzato. Su WordPress si chiama "HTML personalizzato", su Wix e Squarespace "Incorpora codice". Se lo incolli in un normale blocco di testo vedrai comparire il codice scritto sulla pagina invece del calendario: è l'errore più comune, e si risolve cambiando tipo di blocco.

Quale delle due scegliere? Se hai una pagina "Contatti" o "Prenota", usa la pagina integrata: chi arriva lì ha già deciso. Se invece vuoi mettere l'invito alla prenotazione dentro un articolo o nella pagina dei servizi, usa il pulsante con popup: non spezza la lettura.

Un consiglio pratico: prova il risultato dal telefono prima di considerarlo finito. La maggior parte dei tuoi clienti prenoterà da lì.

Google Calendar e assistente WhatsApp insieme: quattro regole per non prendere due appuntamenti alla stessa ora¶

Qui arriviamo al punto che quasi nessuno spiega. Se ricevi prenotazioni dal sito e hai un assistente che prenota su WhatsApp, hai due canali che scrivono sulla stessa agenda. Funziona benissimo, a una condizione: che entrambi guardino lo stesso calendario e lo leggano allo stesso modo.

Wably legge la disponibilità reale direttamente da Google Calendar prima di proporre un orario, e la ricontrolla una seconda volta nell'istante in cui scrive l'appuntamento. Questo significa che un orario già occupato da una prenotazione arrivata dal sito non verrà mai proposto al cliente che scrive su WhatsApp. E viceversa: l'appuntamento preso in chat occupa lo slot e sparisce dalla pagina di prenotazione del sito.

Perché questo meccanismo funzioni davvero, quattro regole.

Regola 1: un solo calendario. Crea il programma appuntamenti sul tuo calendario principale, e collega a Wably lo stesso identico calendario. Non usarne uno per il sito e uno per lo studio. Il controllo automatico dei conflitti su più calendari contemporaneamente è una funzione dei piani Google Workspace a pagamento, mentre lavorare su un calendario unico funziona su qualsiasi account e non si rompe mai. Come si collega il calendario a Wably lo trovi nella documentazione sull'integrazione con Google Calendar.

Regola 2: gli eventi devono risultare "Occupato". Quando blocchi del tempo sul calendario, per una riunione, per un corso, per una mattina di ferie, controlla che la voce Disponibilità dell'evento sia impostata su Occupato e non su Libero. Gli eventi marcati "Libero" vengono ignorati da tutti i sistemi di prenotazione, incluso quello di Google, e quel tempo resterà prenotabile. Gli eventi che durano tutta la giornata, invece, bloccano sempre l'intera giornata.

Regola 3: attiva il controllo dei calendari. Nelle impostazioni del programma appuntamenti, verifica che sia attiva l'opzione Controlla la disponibilità nei calendari. È quella che impedisce alla pagina di offrire orari in cui risulti già impegnato. Il funzionamento è spiegato nella guida di Google sul controllo della disponibilità.

Regola 4: allinea durate e pause. Se in Wably una seduta dura 45 minuti con 15 minuti di pausa, imposta gli stessi valori nel programma appuntamenti di Google. Se i due canali usano griglie diverse, ti ritrovi con buchi da dieci minuti impossibili da riempire. Le durate e le pause di Wably si impostano nella pagina Orari della dashboard.

Promemoria WhatsApp anche per chi prenota dal sito¶

Ecco il motivo per cui, qualche riga fa, insistevo tanto sul formato del numero di telefono.

Wably allinea periodicamente la tua agenda: quando trova sul calendario un appuntamento che non ha preso lui, lo riconosce, registra il cliente e lo inserisce nella tua rubrica. Da quel momento quella persona entra nel giro normale, cioè riceve il promemoria automatico su WhatsApp prima dell'appuntamento, e dopo la visita la richiesta di recensione.

Il riconoscimento del cliente avviene da solo. Nome ed email vengono letti dall'invitato dell'evento, che è esattamente il punto in cui la pagina di prenotazione di Google li scrive. Non devi adottare nessuna convenzione, nessuna sigla nelle note, nessun modo particolare di scrivere il titolo.

Quello che manca, e che devi chiedere tu nel modulo, è il numero di telefono: senza, l'appuntamento resta in agenda ma non c'è un canale su cui mandare il promemoria. Il formato non è un problema, Wably riconosce il numero comunque sia scritto: +39 333 1234567, 0039 333 1234567, 333 1234567, 333-123-4567. Quando il numero arriva senza prefisso internazionale viene completato in base al Paese del tuo studio, quindi verifica una volta sola che nel profilo della dashboard siano indicati il Paese e il fuso orario corretti.

Fai una prenotazione di prova, una volta sola. Prenota dalla tua pagina usando il tuo numero, poi controlla due cose: che l'appuntamento sia comparso in agenda e che tu compaia tra i contatti nella dashboard. Se ci sei, la catena funziona e non dovrai più pensarci.

Vale la pena spendere quei due minuti: un promemoria inviato il giorno prima è il modo più economico che esista per non perdere uno slot, come abbiamo raccontato nell'articolo su quanto costa davvero gestire gli appuntamenti a mano.

Sito e WhatsApp: due porte d'ingresso, una sola agenda¶

Vale la pena capire cosa fa ciascuno dei due canali, perché servono a persone diverse.

La pagina di prenotazione sul sito intercetta chi ha già deciso. Ha letto chi sei, sa cosa vuole, cerca solo un orario. Per queste persone il modulo è perfetto: tre clic e hanno prenotato, anche alle undici di sera.

L'assistente su WhatsApp intercetta tutti gli altri, e sono la maggioranza. Quelli che prima di prenotare vogliono sapere se tratti il loro problema, quanto costa, se c'è parcheggio, se serve la prescrizione, se puoi vederli sabato. Un modulo di prenotazione a queste domande non risponde: chi le ha, chiude la pagina e scrive a qualcun altro. Un assistente AI che conversa risponde, e nella stessa conversazione porta la persona fino alla prenotazione.

C'è poi tutta la vita dell'appuntamento dopo la prenotazione: lo spostamento, la disdetta, il "posso venire mezz'ora dopo?". Sul sito quelle richieste non arrivano mai. Arrivano su WhatsApp, e se non risponde nessuno diventano telefonate, oppure diventano assenze.

Le due cose insieme coprono il percorso intero, e la sincronizzazione con Google Calendar tiene tutto allineato senza che tu debba controllare niente. Se stai valutando anche i gestionali tradizionali, abbiamo messo a confronto i due approcci nell'articolo su gestionale per studio o assistente WhatsApp.

Cinque errori da evitare¶

Creare il programma appuntamenti su un calendario secondario. È la causa numero uno delle doppie prenotazioni. Usa il calendario principale, quello che hai collegato anche all'assistente.
Segnare gli impegni personali come "Libero". Quel tempo resta prenotabile e te lo ritrovi occupato da un cliente.
Non chiedere il numero di telefono. Senza numero non puoi mandare promemoria, e senza promemoria le assenze restano dove sono.
Non impostare l'anticipo minimo di prenotazione. Senza, qualcuno può prenotare per tra venti minuti.
Pubblicare senza provare dal telefono. Il riquadro integrato, su schermi piccoli, va sempre controllato.

Domande frequenti¶

La pagina di prenotazione di Google Calendar è gratuita? Sì. Con un account Google gratuito puoi creare una pagina di prenotazione per un tipo di appuntamento e inserirla nel sito senza costi. Le funzioni aggiuntive, come più pagine di prenotazione, i promemoria via email e i pagamenti anticipati, richiedono un piano Google Workspace a pagamento.

Serve saper programmare per inserire il calendario nel sito? No. Google genera il codice al posto tuo: devi solo copiarlo e incollarlo in un blocco di tipo HTML nella pagina del tuo sito. Se il sito lo gestisce un'altra persona, le bastano due minuti.

Posso usare Google Calendar per le prenotazioni dal sito e Wably su WhatsApp allo stesso tempo? Sì, ed è la configurazione consigliata. Entrambi lavorano sullo stesso Google Calendar: Wably legge la disponibilità reale prima di proporre un orario, quindi non propone mai uno slot già prenotato dal sito, e gli appuntamenti presi in chat spariscono dalla pagina di prenotazione.

Chi prenota dal sito riceve il promemoria su WhatsApp? Sì, se nell'evento del calendario è presente il suo numero di telefono. Wably legge nome ed email dall'invitato dell'evento e riconosce il numero in qualunque formato sia stato scritto, quindi l'unica cosa da fare è rendere obbligatorio il campo del telefono nel modulo di prenotazione.

Cosa succede se due persone prenotano lo stesso orario nello stesso momento? Ogni slot della pagina di prenotazione può essere prenotato una sola volta e sparisce appena qualcuno lo occupa. Dal lato WhatsApp, Wably ricontrolla la disponibilità nell'istante esatto in cui scrive l'appuntamento, quindi uno slot occupato pochi secondi prima non viene confermato.

Posso avere tipi di appuntamento diversi, ad esempio prima visita e controllo? Con l'account Google gratuito puoi creare una sola pagina di prenotazione, quindi un solo tipo di appuntamento. Su WhatsApp, invece, l'assistente riconosce dalla conversazione quale prestazione serve e applica la durata corretta senza che tu debba creare pagine diverse.

In sintesi¶

Metti la pagina di prenotazione di Google Calendar sul sito: è gratuita, si attiva in un quarto d'ora e recupera le prenotazioni di chi non ti chiamerebbe mai. Poi ricordati che il sito è solo una delle due porte, e non è quella da cui entra la maggior parte delle persone.

Wably risponde sull'altra, quella che il tuo cliente ha già aperta sul telefono, e scrive nella stessa agenda. Provalo gratis per 30 giorni e guarda quanti appuntamenti gestisce da solo, oppure dai un'occhiata a come funziona la sincronizzazione con Google Calendar.