Calendly sul Sito Web: la Guida Semplice per Ricevere Prenotazioni di Appuntamenti¶

Calendly è lo strumento più conosciuto al mondo per far prenotare le persone senza scambi di messaggi. Lo metti sul sito, il cliente sceglie l'orario, l'appuntamento compare sulla tua agenda. Nessuna telefonata, nessun "le faccio sapere".

Funziona molto bene per quello che è: un modulo di prenotazione. In questa guida vediamo come attivarlo passo per passo, come inserirlo nel sito anche se non hai mai toccato una riga di codice, e come farlo convivere con l'assistente WhatsApp del tuo studio senza rischiare di ritrovarti due clienti alla stessa ora.

Calendly sul sito web: cosa serve e cosa è gratis¶

Ti servono tre cose:

Un account Calendly. La registrazione è gratuita.
Il tuo Google Calendar, quello che usi davvero per lavorare.
La possibilità di modificare una pagina del tuo sito, o qualcuno che lo faccia per te in due minuti.

Sul piano gratuito conviene sapere cosa aspettarsi. Puoi tenere attivo un solo tipo di evento, quindi un solo tipo di appuntamento, e collegare un account calendario. La pagina di prenotazione mostra il marchio Calendly e non puoi personalizzarla con i tuoi colori e il tuo logo. La possibilità di inserire il modulo nel tuo sito, però, c'è anche nella versione gratuita, e per iniziare è la cosa che conta di più. I dettagli aggiornati dei piani sono sulla pagina prezzi di Calendly.

Come configurare Calendly per gli appuntamenti del tuo studio in 6 passaggi¶

Crea l'account su calendly.com e collega il tuo account Google quando te lo chiede.
Apri il tuo tipo di evento e modificalo. Dagli il nome della prestazione reale, per esempio "Prima visita" o "Seduta di trattamento". È il titolo che vedrà il cliente.
Imposta la durata su quella vera della prestazione, non su quella ideale.
Definisci la disponibilità, cioè i giorni e le fasce orarie in cui accetti prenotazioni. Puoi impostare due fasce nello stesso giorno, mattina e pomeriggio, lasciando fuori la pausa pranzo.
Aggiungi le pause tra un appuntamento e l'altro. Nella sezione delle opzioni avanzate trovi i buffer: quei dieci o quindici minuti che ti servono per riordinare e prendere appunti. Il funzionamento è spiegato nella guida di Calendly sui buffer.
Imposta l'anticipo minimo di prenotazione. Senza, qualcuno può prenotare per tra venti minuti mentre tu sei già con un altro cliente.

Il campo che non puoi dimenticare: il numero di telefono¶

Di base Calendly chiede solo nome ed email. Per uno studio non basta.

Nella sezione del modulo di prenotazione (Invitee form) aggiungi una domanda, seguendo la guida di Calendly sulle domande per chi prenota. Puoi aggiungerne fino a dieci, ma per ora ne serve una sola.

Come testo della domanda scrivi qualcosa che spieghi a cosa serve:

Numero WhatsApp su cui vuoi ricevere il promemoria

Spunta Obbligatoria e scegli Numero di telefono come tipo di risposta. Non serve chiedere un formato particolare: va bene come lo scrive il cliente. Se ricevi spesso clientela straniera, aggiungi "con prefisso internazionale", perché un numero scritto senza prefisso viene interpretato in base al Paese del tuo studio.

Nella stessa schermata conviene anche disattivare la possibilità per il cliente di aggiungere altri ospiti all'appuntamento. In uno studio non serve quasi mai, e con più persone invitate diventa più difficile capire in automatico chi sia il cliente vero quando l'appuntamento arriva in agenda.

Un secondo campo che vale sempre la pena aggiungere: "Di cosa hai bisogno?", non obbligatorio. Ti fa arrivare in studio già sapendo chi hai davanti.

Come inserire Calendly nel sito web: le tre modalità¶

Calendly genera il codice al posto tuo. La procedura completa è nella guida ufficiale su come aggiungere Calendly al tuo sito.

Vai nella pagina dei tuoi eventi.
Clicca sui tre puntini accanto all'evento e scegli Aggiungi al sito web.
Scegli come vuoi che appaia:
Riquadro integrato (inline): il calendario compare dentro la pagina, come se ne facesse parte. È la scelta giusta per una pagina "Prenota" o "Contatti".
Pulsante fisso (popup widget): un pulsante resta visibile in un angolo dello schermo mentre la persona naviga, e apre la prenotazione quando lo tocca.
Link a comparsa (popup text): una parola cliccabile dentro il testo apre la prenotazione. Ottima dentro gli articoli, perché non interrompe la lettura.
Clicca su Copia codice.
Incolla il codice nel tuo sito dentro un blocco di tipo HTML o Codice personalizzato. Su WordPress si chiama "HTML personalizzato", su Wix e Squarespace "Incorpora codice". Se lo incolli in un normale blocco di testo vedrai comparire il codice scritto sulla pagina: è l'errore più comune, e si risolve cambiando tipo di blocco. Le differenze tra le modalità sono riassunte nella panoramica delle opzioni di inserimento, e per chi usa Google Sites c'è una guida dedicata.

Controlla sempre il risultato dal telefono prima di considerarlo finito: il riquadro integrato, su schermi piccoli, va verificato.

Calendly e Google Calendar: il collegamento da cui dipende tutto¶

Questa è la parte che decide se il sistema funziona o ti crea problemi. Segui la guida ufficiale sul collegamento con Google Calendar e fermati su due impostazioni in particolare.

Calendari da controllare per i conflitti. Qui indichi quali calendari Calendly deve leggere per capire quando sei occupato. Seleziona il calendario che usi davvero per lo studio. Se non lo fai, Calendly offrirà orari in cui hai già qualcuno davanti.

Calendario dove aggiungere gli eventi. Qui indichi dove Calendly scrive gli appuntamenti prenotati. Deve essere lo stesso identico calendario che hai collegato al tuo assistente WhatsApp. Non uno simile, non uno dedicato alle prenotazioni online: lo stesso.

Vale la pena ricordare che Calendly considera occupato solo il tempo segnato come tale: un evento marcato "Libero" sul tuo calendario non blocca nulla, come spiegato nella guida sulle impostazioni occupato e libero.

Un'ultima cosa utile a chi lavora in presenza: Google tende ad aggiungere in automatico un link di videochiamata a ogni evento. Se ricevi i pazienti in studio, quel link non serve e confonde. Si disattiva seguendo le istruzioni di Google.

Calendly e assistente WhatsApp insieme: tre regole per non prendere due appuntamenti alla stessa ora¶

Se ricevi prenotazioni da Calendly e hai un assistente che prenota su WhatsApp, hai due sistemi che scrivono sulla stessa agenda. Funziona benissimo, a una condizione: che entrambi guardino lo stesso calendario.

Wably legge la disponibilità direttamente da Google Calendar prima di proporre un orario, e la ricontrolla una seconda volta nell'istante in cui scrive l'appuntamento. Quindi uno slot già occupato da una prenotazione arrivata da Calendly non viene mai proposto al cliente che scrive su WhatsApp. E nell'altro senso, un appuntamento preso in chat compare sul calendario, Calendly lo legge come tempo occupato e smette di offrirlo.

Regola 1: un solo calendario per tutto. Il calendario che Calendly controlla, quello dove Calendly scrive, e quello collegato a Wably devono coincidere. Come si collega il calendario lo trovi nella documentazione sull'integrazione con Google Calendar.

Regola 2: allinea durate e pause. Se in Wably la seduta dura 45 minuti con 15 minuti di pausa, imposta gli stessi valori nell'evento Calendly. Se i due canali usano griglie diverse ti ritrovi con buchi da dieci minuti impossibili da riempire. Durate e pause di Wably si impostano nella pagina Orari della dashboard.

Regola 3: tieni gli impegni personali sul calendario, segnati come occupato. Vale per le ferie, i corsi, le riunioni. Se è segnato come "Libero", per entrambi i sistemi quel tempo è prenotabile.

Promemoria WhatsApp anche per chi prenota da Calendly¶

Ecco perché insistevo sul formato del numero.

Wably allinea periodicamente la tua agenda: quando trova sul calendario un appuntamento che non ha preso lui, lo riconosce, registra il cliente e lo inserisce nella tua rubrica. Da lì quella persona entra nel giro normale, cioè riceve il promemoria automatico su WhatsApp prima dell'appuntamento e, dopo la visita, la richiesta di recensione.

Il riconoscimento del cliente avviene da solo. Nome ed email vengono letti dall'invitato dell'evento, ed è esattamente lì che Calendly li scrive quando crea l'appuntamento sul tuo Google Calendar. Non devi adottare nessuna convenzione e nessun modo particolare di scrivere il titolo dell'evento.

Quello che manca, e che devi chiedere tu nel modulo, è il numero di telefono: senza, l'appuntamento resta in agenda ma non c'è un canale su cui mandare il promemoria. Il formato non è un problema, Wably riconosce il numero comunque sia scritto: +39 333 1234567, 0039 333 1234567, 333 1234567, 333-123-4567. Quando arriva senza prefisso internazionale viene completato in base al Paese del tuo studio, quindi verifica una volta sola che nel profilo della dashboard siano indicati Paese e fuso orario corretti.

Fai una prenotazione di prova, una volta sola. Prenota dal tuo Calendly usando il tuo numero, poi controlla due cose: che l'appuntamento sia comparso in agenda e che tu compaia tra i contatti nella dashboard. Se ci sei, la catena funziona e non dovrai più pensarci.

È un promemoria in più su ogni appuntamento preso dal sito, ed è il modo più economico che esista per non perdere uno slot. Sul conto vero delle assenze abbiamo scritto un articolo dedicato: quanto costa gestire gli appuntamenti a mano.

Cosa copre Calendly e cosa non copre¶

Calendly fa una cosa e la fa bene: prende l'appuntamento a chi ha già deciso. Ha letto chi sei, sa cosa vuole, cerca solo un orario libero. Per quelle persone il modulo è perfetto.

Il punto è che quelle persone sono la minoranza. Prima di prenotare, la maggior parte vuole sapere se tratti il suo problema, quanto costa, se c'è parcheggio, se serve la prescrizione, se puoi vederla di sabato. Chi ha una domanda e trova un modulo di prenotazione non prenota: chiude la pagina. Non ti scriverà mai per dirtelo, e tu non saprai mai di averla persa.

C'è poi tutto quello che succede dopo la prenotazione. Lo spostamento, la disdetta, il "posso venire mezz'ora dopo?", il "mi ricordi l'indirizzo?". Quelle richieste su Calendly non arrivano: arrivano su WhatsApp, e se non risponde nessuno diventano telefonate a cui rispondi tu, oppure diventano assenze.

Un assistente AI che conversa su WhatsApp copre esattamente quella parte: risponde alle domande, propone gli orari liberi e conferma la prenotazione nella stessa conversazione, sul numero che il tuo cliente ha già in rubrica. Se ti interessa il confronto con i chatbot a bottoni e con i gestionali tradizionali, li abbiamo messi a confronto in questo articolo.

Le due cose insieme coprono il percorso intero: Calendly sul sito per chi è già deciso, WhatsApp per tutti gli altri, e una sola agenda sotto che tiene tutto allineato.

Cinque errori da evitare¶

Far scrivere Calendly su un calendario diverso da quello dell'assistente. È la causa numero uno delle doppie prenotazioni.
Non selezionare i calendari da controllare per i conflitti. Calendly offrirà orari in cui sei già occupato.
Non chiedere il numero di telefono. Senza numero niente promemoria, e senza promemoria le assenze restano dove sono.
Lasciare il link di videochiamata automatico su appuntamenti che si svolgono in studio.
Pubblicare senza provare dal telefono. È da lì che prenoterà la maggior parte dei tuoi clienti.

Domande frequenti¶

Calendly è gratuito? Sì, esiste un piano gratuito. Permette di tenere attivo un solo tipo di evento e di collegare un account calendario, mostra il marchio Calendly sulla pagina di prenotazione e non consente di personalizzarla con i tuoi colori. La possibilità di inserire il modulo nel sito è disponibile anche nella versione gratuita.

Serve saper programmare per mettere Calendly sul sito? No. Calendly genera il codice al posto tuo: basta copiarlo e incollarlo in un blocco di tipo HTML nella pagina del tuo sito. Se il sito lo gestisce un'altra persona, le bastano due minuti.

Posso usare Calendly sul sito e Wably su WhatsApp allo stesso tempo? Sì, ed è la configurazione consigliata. Devono lavorare sullo stesso Google Calendar: Wably legge la disponibilità reale prima di proporre un orario e non propone mai uno slot già prenotato da Calendly, mentre gli appuntamenti presi in chat vengono letti da Calendly come tempo occupato.

Chi prenota da Calendly riceve il promemoria su WhatsApp? Sì, se nell'evento del calendario è presente il suo numero di telefono. Wably legge nome ed email dall'invitato dell'evento, che è dove Calendly li scrive, e riconosce il numero in qualunque formato sia stato inserito. L'unica cosa da fare è rendere obbligatoria la domanda sul numero di telefono nel modulo di prenotazione.

Meglio Calendly o un assistente su WhatsApp? Servono a momenti diversi. Calendly prende l'appuntamento a chi ha già deciso e sta navigando il sito. L'assistente WhatsApp risponde a chi ha ancora domande su prestazioni, prezzi e orari, e lo accompagna fino alla prenotazione. Usati insieme sullo stesso calendario coprono entrambi i tipi di cliente.

Come evito che due persone prenotino lo stesso orario? Facendo lavorare Calendly e l'assistente sullo stesso calendario. Calendly non offre gli orari occupati da eventi presenti sul calendario collegato, e Wably ricontrolla la disponibilità nell'istante in cui scrive l'appuntamento, quindi uno slot occupato pochi secondi prima non viene confermato.

In sintesi¶

Metti Calendly sul sito: si attiva in un quarto d'ora, è gratuito per iniziare e recupera le prenotazioni di chi non ti chiamerebbe mai. Poi ricordati che il sito non è la porta da cui entra la maggior parte delle persone.

Wably risponde sull'altra, quella che il tuo cliente ha già aperta sul telefono, e scrive nella stessa agenda. Provalo gratis per 30 giorni oppure guarda come funziona la sincronizzazione con Google Calendar.