Problemi comuni di Wably: configurazione e soluzioni¶

Questa pagina raccoglie i problemi comuni che un professionista incontra quando configura Wably per la prima volta e nelle prime settimane di uso. Le domande seguono l'ordine della configurazione: attivazione, WhatsApp, calendario, orari e durate, sedi, appuntamenti inseriti a mano, contatti, promemoria. Ogni risposta dà la soluzione in breve e il link alla guida completa.

I quattro controlli che risolvono la maggior parte dei problemi comuni¶

Prima di cercare il tuo caso, controlla questi quattro punti nella dashboard:

1. Interruttore generale acceso, nella fascia verde in cima alla Home.
2. WhatsApp Business e Google Calendar su Connesso, nella card Integrazioni della Home.
3. Orari di lavoro salvati, con almeno un giorno aperto: vedi Orari di lavoro.
4. Prova gratuita o abbonamento attivi: a prova scaduta l'assistente si ferma. Vedi la prova gratuita.

Attivazione e primo accesso¶

Non riesco ad accedere alla dashboard di Wably¶

Usa il link di recupero password nella schermata di accesso. L'email di accesso è quella con cui ti sei registrato: in Profilo è in sola lettura. Se il problema continua, scrivici. Guida: accesso e primo ingresso.

Ho completato l'attivazione guidata ma l'assistente non risponde¶

L'attivazione guidata prepara tutto, ma l'assistente lo accendi tu. Vai nella Home e accendi l'interruttore generale nella fascia verde in alto. Se la barra dell'attivazione guidata non è al 100%, apri il passaggio non spuntato e completalo. Guida: attivazione guidata.

In che ordine conviene configurare Wably?¶

Segui l'ordine dell'attivazione guidata: Profilo, Orari di lavoro, Info & servizi, Google Calendar, Google Contacts, WhatsApp. Così, quando l'assistente inizia a rispondere, conosce già orari, servizi e prezzi. Importa i contatti Google prima di accenderlo: familiari e amici entrano in rubrica disabilitati, cioè con l'interruttore spento, e non ricevono risposte automatiche.

La prova gratuita è finita e l'assistente non risponde più¶

Alla fine dei 30 giorni di prova, se non hai attivato un piano, l'assistente si ferma. Succede lo stesso se il pagamento dell'abbonamento non va a buon fine. Attiva o aggiorna il piano da Profilo, pulsante Gestisci. Guide: la prova gratuita e gestione dell'abbonamento.

Collegare WhatsApp Business¶

Devo cambiare numero o avvisare i clienti?¶

No. Wably lavora sul numero WhatsApp Business che già usi. Tu continui a scrivere dal telefono come sempre, l'assistente risponde in parallelo sullo stesso numero e le chat restano dove sono. I clienti non devono fare nulla. Approfondisci: WhatsApp Business senza cambiare il tuo numero.

Uso WhatsApp normale e non WhatsApp Business: posso collegarlo?¶

Wably si collega all'app WhatsApp Business. Se sul numero dello studio usi WhatsApp normale, installa prima l'app WhatsApp Business sullo stesso numero: l'app ti propone di portare con te le chat esistenti. Meta può richiedere che il numero sia in uso su WhatsApp Business da qualche giorno prima del collegamento. Poi collega il numero dalla schermata Integrazioni.

Il collegamento di WhatsApp non va a buon fine¶

Controlla tre cose. L'app WhatsApp Business deve essere aggiornata all'ultima versione. Il telefono con il numero dello studio deve essere a portata di mano, perché la procedura chiede di confermarlo. Il numero non deve essere già collegato a un'altra piattaforma che usa le API ufficiali di WhatsApp: in quel caso va scollegato prima. Se l'errore resta, scrivici con uno screenshot. Guida: collegare WhatsApp Business.

WhatsApp era collegato e ora risulta scollegato¶

Meta scollega il numero se l'app WhatsApp Business resta chiusa sul telefono per circa 14 giorni, oppure se l'app viene disinstallata. Apri l'app almeno una volta alla settimana, così resti lontano dal limite, e non disinstallarla. Se nella card Integrazioni WhatsApp non risulta più Connesso, ricollega il numero dalla schermata Integrazioni.

L'assistente non risponde o risponde a chi non deve¶

L'assistente non risponde a nessuno¶

Controlla nell'ordine: interruttore generale nella Home acceso; WhatsApp su Connesso nella card Integrazioni; prova o abbonamento attivi. Se hai ricevuto un'email sul limite di sicurezza giornaliero, l'assistente è in pausa fino a mezzanotte e poi riparte da solo, oppure riparte subito se alzi il limite dalla Home. Guida: limite di sicurezza giornaliero.

L'assistente non risponde a un cliente preciso¶

Apri Contatti e cerca il cliente: se è disabilitato, l'assistente resta in silenzio. I contatti importati da Google arrivano sempre disabilitati. Un cliente risulta disabilitato per un po' anche quando gli hai scritto tu (6 ore) o quando ha accettato la pausa che l'assistente gli propone per scriverti (fino a 10 minuti dopo il suo ultimo messaggio): poi torna abilitato da solo. Se è abilitato, la conversazione può essere stata fermata dalle protezioni automatiche, che intervengono quando arrivano troppi messaggi in pochi minuti o quando dall'altra parte risponde un sistema automatico. In quel caso riparte da sola.

L'assistente ha risposto a un familiare o a un amico¶

L'assistente risponde a chi ti scrive e non è in Contatti, come a un nuovo cliente: è quello che ti porta nuove prenotazioni. Per escludere le persone di famiglia, importa la rubrica Google con Sincronizza: i contatti importati entrano disabilitati e restano disabilitati finché non li abiliti tu. Abilita solo i clienti. Usa AI per tutti solo se il numero è dedicato al lavoro. Guida: perché i contatti partono disabilitati.

L'assistente risponde con qualche secondo di ritardo¶

È voluto. Molti clienti scrivono due o tre messaggi di fila: l'assistente aspetta qualche secondo, li legge tutti e risponde una volta sola, invece di rispondere a metà frase.

L'assistente non risponde più dopo che sono intervenuto nella chat con un cliente¶

Hai scritto tu a quel cliente nelle ultime 6 ore, oppure gli hai mandato /bot off? Allora l'assistente è fermo solo con quel cliente. Per riaccenderlo subito scrivi /bot on nella sua chat (vedi Rispondere manualmente ai clienti).

Google Calendar e disponibilità¶

Gli appuntamenti presi dall'assistente non compaiono nel calendario¶

Controlla che Google Calendar sia su Connesso nella card Integrazioni. Poi controlla di guardare il calendario giusto: se il tuo account Google ha più calendari, Wably scrive solo su quello scelto nel selettore Calendario della schermata Integrazioni. Guida: scegliere il calendario delle prenotazioni.

L'assistente propone un orario in cui ho già un impegno¶

Le cause sono due. L'impegno è su un altro calendario: Wably legge solo il calendario scelto per le prenotazioni. Oppure l'evento è segnato in Google Calendar come disponibile invece che occupato: gli eventi disponibili non bloccano l'orario. Sposta l'impegno sul calendario delle prenotazioni o segnalo come occupato.

In un giorno l'assistente non propone nessun orario¶

Controlla in quest'ordine. Il giorno è chiuso negli Orari di lavoro. Sul calendario delle prenotazioni c'è un evento "tutto il giorno": blocca l'intera giornata, anche se è solo un promemoria personale come un compleanno. L'agenda di quel giorno è già piena. Per il giorno stesso, l'assistente non propone orari che iniziano entro un'ora da adesso.

Come blocco ferie, festivi o un pomeriggio libero?¶

Crea un evento sul calendario delle prenotazioni. Un evento "tutto il giorno" blocca l'intera giornata, un evento con orario blocca solo quella fascia. In Wably non c'è niente da impostare: l'assistente legge la tua agenda e non propone quegli orari. Approfondisci: sincronizzazione Google Calendar.

Ho spostato o cancellato un appuntamento direttamente in Google Calendar¶

Va bene così. Wably controlla il calendario ogni 30 minuti e si allinea: il promemoria segue il nuovo orario, e un appuntamento cancellato non riceve promemoria. Le modifiche fatte da te in agenda non generano l'avviso disdette, che riguarda solo i cambi fatti dai clienti su WhatsApp.

Orari, durate e griglia degli appuntamenti¶

Gli orari proposti non cadono all'ora in punto¶

Gli orari partono dall'apertura della giornata e avanzano di un passo uguale a durata più pausa. Con 60 minuti di durata e 10 di pausa il passo è 70: 14:00, 15:10, 16:20. Per avere orari tondi, fai in modo che durata più pausa dia 60 minuti (50+10, 45+15, 55+5) oppure 30 minuti (25+5, 20+10). Guida con esempi: Orari di lavoro.

Ho due durate: come le tengo entrambe su una griglia ordinata?¶

La pausa è una sola e vale per tutte le durate, e ogni durata avanza con il suo passo. Scegli durate che, con la stessa pausa, diano 60 o 30 minuti. Esempio con pausa di 10 minuti: prima visita da 50 (passo 60) e controllo da 20 (passo 30). Con controllo da 30 il passo diventa 40: 9:00, 9:40, 10:20. Le due durate sono incluse nel piano Standard, lo Starter ne ha una. Approfondisci: appuntamenti con durate diverse.

Dopo un appuntamento corto l'assistente propone un orario fuori griglia¶

È voluto. Con due durate, l'assistente propone anche l'orario che parte dalla fine di un appuntamento già in agenda più la pausa. Se un controllo finisce alle 9:30 e la pausa è di 10 minuti, propone anche le 9:40. Così il tempo lasciato libero da un appuntamento corto torna prenotabile.

Come imposto la pausa pranzo o la pausa tra un cliente e l'altro?¶

La pausa tra un cliente e l'altro è il Buffer tra appuntamenti, nel riquadro Slot e buffer in cima agli Orari di lavoro. La pausa pranzo si accende giorno per giorno, con il suo orario di inizio e di fine. Se lavori la mattina e la sera con uno stacco lungo, usa la pausa pranzo per coprire lo stacco.

Il cliente chiede un trattamento che non è tra le durate¶

L'assistente propone le durate che hai configurato, con i nomi che hai scelto tu. I servizi scritti in Info & servizi sono il listino, non creano durate prenotabili: le durate si impostano negli Orari di lavoro. Dai alle durate i nomi che usano i tuoi clienti, per esempio "Prima visita" e "Seduta di controllo".

Gli orari proposti sono sfasati di una o più ore¶

Controlla il Fuso orario in Profilo. L'assistente calcola gli orari nel fuso orario dello studio, anche per i clienti che scrivono dall'estero.

Più sedi e doppio indirizzo¶

Lavoro in due studi: come dico all'assistente dove sono ogni giorno?¶

In Info & servizi, nel campo Indirizzo dello studio, scrivi una riga per sede iniziando dai giorni. Per esempio:

Lunedì e mercoledì: Via Roma 12, Milano

Martedì e giovedì: Via Verdi 4, Monza

L'assistente mostra gli orari liberi divisi per giorno con la sede, ripete la sede nella richiesta di conferma e nel messaggio finale. Con una sede sola scrivi solo l'indirizzo. Se lavori a domicilio o online, lascia il campo vuoto. Approfondisci: appuntamenti in più sedi.

L'assistente indica la sede sbagliata o riporta l'indirizzo completo¶

Controlla il formato di ogni riga: i giorni scritti per esteso (Lunedì, non Lun), poi i due punti, poi l'indirizzo, come nell'esempio. Ogni giorno deve comparire in una sola riga. Quando non riesce ad abbinare con certezza una sede a un giorno, l'assistente riporta l'indirizzo completo così come l'hai scritto e lascia scegliere al cliente. Non presenta mai una sede in un giorno che non hai elencato. Guida completa: appuntamenti in più sedi.

Nelle due sedi lavoro con orari diversi¶

Nessun problema: la sede è legata al giorno e gli orari si impostano giorno per giorno negli Orari di lavoro. Se il lunedì sei in una sede dalle 9 alle 13 e il martedì nell'altra dalle 14 alle 19, imposta quelle fasce sui due giorni.

Una delle due sedi resta chiusa per un periodo¶

Blocca quei giorni sul calendario delle prenotazioni con un evento "tutto il giorno". L'assistente legge l'agenda e non propone orari in quei giorni.

Appuntamenti inseriti a mano in agenda¶

Posso inserire un appuntamento a mano?¶

Sì, direttamente in Google Calendar, sul calendario scelto per le prenotazioni. Non serve un'altra agenda: l'orario risulta subito occupato per le prenotazioni su WhatsApp e il cliente riceve il promemoria come tutti gli altri. Per un cliente già in rubrica basta il numero nelle note; per un cliente nuovo servono numero e nome. Guida: promemoria da agenda.

Cosa scrivo nell'evento perché parta il promemoria?¶

Tre regole. Scrivi il numero di telefono del cliente nelle note dell'evento, in qualunque formato: senza prefisso internazionale Wably usa il paese dello studio. Metti il nome nel titolo, con due o tre parole senza numeri, oppure una riga "Cliente: Nome Cognome" nelle note. Dai all'evento un orario, non "tutto il giorno". Se il cliente è già in rubrica basta il numero. Se è nuovo servono numero e nome: con il solo numero Wably non crea il contatto, per non riempire la rubrica di voci senza nome, e il promemoria non parte. Esempio: titolo "Giulia Ferrari", note "333 1234567, seconda seduta".

Il promemoria di un appuntamento scritto a mano non è partito¶

Le cause più frequenti: nelle note manca il numero di telefono; l'evento è "tutto il giorno"; l'evento è su un calendario diverso da quello delle prenotazioni; il cliente è nuovo e nell'evento manca un nome riconoscibile, per esempio perché il titolo è troppo lungo e nelle note non c'è la riga "Cliente:"; in rubrica ci sono due persone con lo stesso nome; hai inserito l'appuntamento dopo l'ora di invio del giorno prima. I promemoria sono inclusi nel piano Standard. Guida: il promemoria non è partito, perché?.

Il cliente può spostare su WhatsApp un appuntamento che ho scritto io?¶

Sì, se nell'evento c'è il numero da cui il cliente ti scrive e, per un cliente nuovo, anche il suo nome. Wably collega l'appuntamento a quel cliente entro circa mezz'ora dall'inserimento, poi il cliente può spostarlo o disdirlo in chat come se l'avesse prenotato lui.

Uso Calendly o Google Calendar Appuntamenti¶

Il nome del cliente viene riconosciuto da solo, il telefono no. Nel modulo di prenotazione aggiungi la domanda sul telefono e rendila obbligatoria: senza numero il promemoria non parte.

Wably ha creato un contatto con un nome strano¶

Succede quando il nome viene preso dal titolo dell'evento: Wably salva il contatto con una nota che ti chiede di controllarlo. Se salvi i contatti su Google Contacts, correggi il nome nella rubrica del telefono e la correzione arriva in Wably da sola. Per evitarlo, scrivi nelle note una riga "Cliente: Nome Cognome".

Contatti e rubrica¶

Devo inserire a mano i miei clienti in Wably?¶

No. I contatti arrivano in tre modi: dalla rubrica Google, con il pulsante Sincronizza in Contatti e ogni notte in automatico; dai nuovi clienti che prenotano su WhatsApp; dagli appuntamenti scritti in agenda con numero e nome del cliente. Approfondisci: gestione contatti e rubrica.

Perché i contatti importati sono tutti disabilitati?¶

È una protezione. Nella rubrica Google ci sono anche familiari, amici e fornitori, e non vuoi che l'assistente risponda a loro. Accendi l'interruttore solo sui clienti, oppure usa AI per tutti se il numero è dedicato al lavoro. I contatti che nascono da una prenotazione o da un appuntamento in agenda arrivano invece già abilitati.

Un cliente nuovo non compare in Contatti¶

Un nuovo cliente entra in Contatti quando prenota, non al primo messaggio. I contatti della rubrica Google arrivano con Sincronizza o con l'aggiornamento automatico notturno. Se lo cerchi, usa il campo Cerca per nome o telefono.

Voglio che i nuovi clienti finiscano anche nella rubrica del telefono¶

Nella Home, card Comportamento dell'assistente, accendi Salva nuovi contatti su Google Contacts. Wably aggiunge alla tua rubrica Google i nuovi clienti che prenotano su WhatsApp. Aggiunge soltanto: non modifica e non cancella mai i contatti che hai già.

Wably può cancellare o modificare i miei contatti Google?¶

No. La sincronizzazione va da Google Contacts verso Wably. Quello che abiliti, disabiliti o rimuovi in Wably non tocca la tua rubrica Google. L'unica scrittura possibile è l'aggiunta dei nuovi clienti, e solo se accendi l'interruttore apposito. Guida: la sincronizzazione è a senso unico.

Promemoria, recensioni ed email¶

I promemoria non partono per nessun cliente¶

Controlla quattro cose. Il piano: i promemoria sono inclusi nello Standard. L'interruttore Invia promemoria nella Home, card Gestione promemoria. L'ora di invio: il promemoria parte il giorno prima all'ora scelta, alle 11:00 se non la cambi. Il pagamento Meta: i promemoria sono messaggi a pagamento fatturati da Meta, e Meta li blocca se nel tuo account Meta Business manca un metodo di pagamento valido.

Il secondo promemoria del giorno stesso non arriva¶

Il secondo promemoria parte spento: accendilo nella Home e scegli quante ore prima dell'appuntamento inviarlo (2, 3 o 4). Non parte mai prima delle 7:00 e viene saltato se all'appuntamento manca meno di un'ora.

La richiesta di recensione non parte¶

Controlla che nel campo Link recensione di Info & servizi ci sia il link, e che nella Home l'interruttore Richiesta recensione sia acceso. La richiesta parte una sola volta per cliente, dopo il suo primo appuntamento, tra le 8:00 e le 21:00. Con il canale Email la ricevono solo i clienti con un indirizzo email. È inclusa nel piano Standard. Approfondisci: richiesta recensioni automatica.

Non ricevo il riepilogo giornaliero delle 19:00¶

Il riepilogo arriva solo se nelle ultime 24 ore l'assistente ha gestito prenotazioni o modifiche: nelle giornate senza novità non ricevi nulla. Controlla che l'interruttore sia acceso nella card Avvisi per te della Home e guarda nella cartella spam.

Un cliente ha disdetto ma non ho ricevuto l'avviso¶

L'avviso disdette riguarda solo le disdette e gli spostamenti fatti dai clienti su WhatsApp, entro la soglia che hai scelto: 24, 48 o 72 ore. Le disdette più lontane le trovi nel riepilogo giornaliero. Le modifiche fatte da te in agenda non generano avvisi. L'avviso è incluso nel piano Standard. Approfondisci: avviso disdette e slot liberi.

Cosa risponde l'assistente ai clienti¶

Il cliente ha mandato un vocale o una foto¶

Al momento l'assistente legge solo i messaggi scritti. Al cliente risponde che vocali, foto e documenti li vedrai tu in chat e lo invita a scrivere la sua richiesta. Tu li trovi nell'app WhatsApp Business come sempre. Guida: vocali, foto e documenti dei clienti.

L'assistente non sa rispondere su prezzi e servizi¶

L'assistente dice solo quello che hai scritto in Info & servizi e non inventa: se un'informazione manca, rimanda a te. Compila Servizi e prezzi, Informazioni generali e FAQ, poi premi Salva: le nuove informazioni valgono da subito. Nel piano Starter l'assistente usa la Descrizione attività e l'Indirizzo dello studio; servizi, prezzi, informazioni generali e FAQ sono inclusi nello Standard. Guida: Info & servizi.

L'assistente dà del tu e io preferisco il Lei¶

Nella Home, card Comportamento dell'assistente, scegli il Tono: Amichevole dà del tu, Formale dà del Lei. La scelta del tono è inclusa nel piano Standard.

Il cliente mi scrive in un'altra lingua¶

L'assistente risponde a ogni cliente nella lingua in cui scrive. La Lingua in Profilo è la lingua principale dello studio e non limita le risposte. Approfondisci: assistente multilingua.

Un cliente vuole spostare un appuntamento prenotato da un altro numero¶

Per sicurezza, l'assistente modifica solo gli appuntamenti legati al numero da cui arriva il messaggio. Se un genitore ha prenotato per il figlio dal proprio telefono, lo spostamento va chiesto dallo stesso numero, oppure lo fai tu in agenda.

Il cliente chiede un parere sul suo caso¶

L'assistente non dà valutazioni cliniche o specialistiche: prenota, risponde su servizi, prezzi e informazioni dello studio, e per il resto rimanda a te.

Costi dei messaggi WhatsApp¶

Chi paga i messaggi WhatsApp e come tengo sotto controllo la spesa?¶

I messaggi WhatsApp li fattura Meta direttamente sull'account WhatsApp Business della tua attività, non Wably. Il Limite di sicurezza giornaliero nella Home mette in pausa l'assistente oltre il numero di messaggi scelto (200, 360, 800 o 1500 al giorno, 360 se non lo cambi) e ti avvisa via email. Per stimare la spesa usa il calcolatore in piani e prezzi.

Non hai risolto?¶

Scrivici e ti rispondiamo via email. Per aiutarci a risolvere prima, indica cosa stavi facendo, il giorno e l'ora del problema e, se puoi, allega uno screenshot della schermata. Non inviarci mai password o codici di accesso.