Données de santé et confidentialité : ce que Wably ne conserve pas¶

En bref : Wably est un assistant WhatsApp qui gère uniquement les rendez-vous des professionnels et des petits cabinets, pour le compte du cabinet. Il utilise uniquement les données nécessaires pour réserver et rappeler un rendez-vous : nom, numéro de téléphone, e-mail s'il y en a un, date, heure et prestation réservée.

Dans les cabinets de santé, l'assistant peut demander brièvement le motif de la consultation et le note dans le Google Agenda du professionnel. Wably ne l'archive pas : il n'entre pas dans les données du rendez-vous. Il reste uniquement dans la mémoire temporaire de la conversation, 12 heures au maximum, le temps dont l'assistant a besoin pour la suivre. Ensuite, il est supprimé automatiquement.

Wably ne tient pas de dossiers médicaux, ne pose pas de diagnostic et ne donne pas de conseils cliniques. Wably conserve les données dans l'UE, séparées pour chaque cabinet, et le traitement est encadré par un accord avec le cabinet (DPA).

Le périmètre des données, sans détour¶

La façon la plus honnête d'évaluer un prestataire est de regarder ce qu'il ne collecte pas.

Wably traite : le nom du client, le numéro de téléphone, l'e-mail éventuel, l'heure du rendez-vous et la prestation réservée. Ce sont les mêmes informations qui figurent sur un agenda de rendez-vous à l'accueil.

Wably n'archive pas : dossiers médicaux, anamnèses, symptômes, diagnostics, comptes rendus, traitements en cours, notes de séance. Aucun champ du produit n'est prévu pour les enregistrer.

Ce n'est pas une limite : c'est le choix produit sur lequel Wably est construit. Votre logiciel clinique reste le vôtre, nous nous occupons uniquement de l'agenda.

Le motif de la consultation : une note dans votre agenda¶

Dans les cabinets de santé, l'assistant peut demander brièvement le motif de la consultation avant de confirmer le rendez-vous. Il ne pose pas d'autres questions sur la santé et ne donne pas de conseils cliniques.

Le motif est reporté dans la note de l'événement de votre Google Agenda, là où il vous est utile de l'avoir et où vous en gardez le plein contrôle, exactement comme une note que vous écririez à la main dans votre agenda. C'est aussi le cas lorsque le client l'écrit de lui-même.

Wably ne l'archive pas. Il n'entre pas dans les données du rendez-vous. Il reste uniquement dans la mémoire temporaire de la conversation, 12 heures au maximum, le temps dont l'assistant a besoin pour la suivre. Ensuite, il est supprimé automatiquement.

C'est une différence qui compte. Une archive structurée de motifs de consultation, classée par patient et conservée pendant des années par un prestataire tiers, c'est une chose. Une note qui passe et finit dans votre agenda, c'en est une autre.

Les conversations ne restent pas¶

Le contenu des messages échangés avec l'assistant reste 12 heures au maximum dans la mémoire temporaire de la conversation, le temps nécessaire pour garder le fil. Ensuite, il est supprimé automatiquement.

Nous ne conservons pas d'archive historique des conversations de vos clients.

Vous décidez comment nommer vos prestations¶

Le nom des prestations de votre grille tarifaire, c'est vous qui l'écrivez, et c'est la seule information qui accompagne la réservation dans les données de Wably.

Si votre domaine exige de la discrétion jusque dans l'agenda, vous pouvez utiliser des dénominations génériques : Première consultation, Séance de suivi, Soin. L'assistant fonctionne exactement de la même manière, et la mention qui apparaît à côté du nom reste neutre.

Vos données sont isolées et restent les vôtres¶

• Un espace séparé pour chaque cabinet. Les données de votre activité sont isolées et accessibles à vous seul.
• Déconnectez quand vous voulez. Vous pouvez délier chaque intégration et demander la suppression des données associées.
• Autorisations révocables. Chaque connexion à Google se fait avec une autorisation dédiée, que vous pouvez révoquer à tout moment directement depuis votre compte Google, sans passer par nous.

Les rendez-vous restent dans votre Google Agenda et les contacts dans votre répertoire : ils sont à vous, ils restent là où ils ont toujours été, et ils y resteront même si un jour vous cessiez d'utiliser Wably.

Le contrôle opérationnel sur qui reçoit une réponse est décrit dans personnalisation et contrôle de l'assistant IA.

Infrastructure européenne, données chiffrées, sauvegardes actives¶

Wably est hébergé sur Oracle Cloud, avec des centres de données en Europe, à Francfort.

• Communications chiffrées en transit sur tous les canaux.
• Identifiants chiffrés au standard AES-256 : les autorisations aux services connectés ne sont jamais conservées en clair.
• Sauvegardes automatiques de la base de données, complétées par des copies au niveau de l'infrastructure.
• Authentification centralisée au standard OpenID Connect.

Le choix d'une infrastructure européenne n'est pas de façade : cela signifie que les données de votre cabinet restent dans l'espace où s'applique le Règlement général sur la protection des données.

L'intelligence artificielle n'apprend pas de vos clients¶

C'est le point que presque aucun prestataire ne déclare, et c'est celui à poser à quiconque vous êtes en train d'évaluer.

Les messages sont traités par le modèle de langage dans le seul but de générer la réponse. Ils ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles et ne sont pas conservés par le fournisseur au-delà du temps du traitement.

Aucune conversation avec vos clients ne finit dans un modèle qui répond ensuite à quelqu'un d'autre.

Accord de traitement des données¶

Dans la relation entre vous et Wably, vous êtes responsable du traitement et Wably est sous-traitant : nous traitons les données de vos clients pour votre compte et selon vos instructions.

Cette relation est régie par un accord écrit au titre de l'article 28 du RGPD, que vous acceptez au moment de l'inscription et que vous pouvez consulter à tout moment : accord de traitement des données.

Ce même document contient la liste complète des prestataires intervenant dans le fonctionnement du service, chacun avec sa fonction.

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