Secrétaire virtuelle sur WhatsApp : elle répond aux clients, elle ne fait pas que réserver¶
En bref : une vraie secrétaire ne se contente pas de noter les rendez-vous. Elle sait répondre quand un client demande « combien coûte la première consultation ? », « que faites-vous ? », « établissez-vous une facture ? ». Wably fait exactement cela, sur WhatsApp, à toute heure de la journée.
Ce que fait une secrétaire virtuelle sur WhatsApp¶
La plupart des messages qui arrivent dans un cabinet ne sont pas des demandes de rendez-vous : ce sont des questions. Combien ça coûte, où êtes-vous, peut-on se garer, faites-vous une facture, combien de temps dure une séance, faut-il des documents.
Ce sont des questions simples, auxquelles vous répondez toujours de la même façon, et qui pourtant vous interrompent pendant que vous travaillez. Une secrétaire virtuelle les absorbe toutes, et le fait avec vos mots.
Vous la formez une seule fois depuis l'écran infos et services, et à partir de là elle répond pour toujours.
Ce qu'elle sait dire à vos clients¶
Vos prestations et vos tarifs. « Première consultation 60 euros, séance à partir de 45 euros » : le client sait tout de suite à quoi s'attendre, même à dix heures du soir. C'est aussi un filtre utile, car celui qui n'est pas en phase avec vos tarifs s'en aperçoit avant d'occuper un créneau.
Les questions fréquentes. Facture pour la déduction, stationnement, conventions : les réponses que vous donnez vingt fois par jour, données par elle. Elles sont les mêmes pour tout le monde, et c'est précisément pour cela qu'elles sont celles qu'il est le moins utile de continuer à donner en personne.
Les informations pratiques. Comment vous rejoindre, moyens de paiement, quoi apporter à la première consultation, indications pour trouver l'entrée.
Ce que vous faites et vos spécialités. Ainsi le client comprend si c'est le bon endroit avant même de réserver, et vous recevez moins de rendez-vous de personnes qui cherchaient autre chose.
Les informations avec lesquelles elle répond, c'est vous qui les écrivez dans les fiches du tableau de bord : voir personnalisation et contrôle.
Ce qui est inclus dans les forfaits
La description de l'activité (ce dont vous vous occupez) est déjà disponible dans le forfait Starter. Services et tarifs, FAQ et infos pratiques sont inclus dans le forfait Standard.
Elle répond et réserve dans la même conversation¶
C'est là la différence qu'aucun des outils alternatifs ne couvre.
Un calendrier en ligne réserve, mais ne connaît rien de votre cabinet : si le client a une question avant de choisir l'horaire, il doit la chercher ailleurs ou vous écrire quand même. Un chatbot générique répond peut-être, mais ne touche pas à votre agenda : il recueille la demande et vous la transmet, et vous devez intervenir de toute façon.
Wably fait les deux choses dans la même conversation. Le client demande, obtient la réponse et fixe le rendez-vous, sans attente et sans changer de canal.
Le parcours est celui, naturel, de qui décide : d'abord je comprends si cela me convient, ensuite je réserve. Le couper en deux outils différents est le moyen le plus efficace de perdre en route celui qui était intéressé.
Quand elle ne sait pas répondre¶
Cela vaut la peine d'être dit clairement, car c'est la garantie qui rend sûr le fait de déléguer les réponses.
La secrétaire virtuelle ne sait dire que ce que vous lui avez écrit. Si une question sort du périmètre des informations que vous avez saisies, elle n'improvise pas : elle dit que sur ce point il vaut mieux vous parler directement. Elle n'invente pas de tarif, ne promet pas de prestation que vous ne proposez pas, ne donne pas d'avis hors de sa mission.
Le périmètre, c'est vous qui le définissez, et vous pouvez l'élargir à tout moment en ajoutant une ligne au tarif ou une question aux FAQ. Chaque fois que vous recevez une question que l'assistant n'a pas su traiter, vous avez découvert une ligne qui vaut la peine d'être ajoutée.
Elle ne traite pas la partie clinique¶
Un point important pour les professions de santé et pour les psychologues : la secrétaire virtuelle s'occupe de secrétariat, pas de contenu professionnel.
Elle gère le nom, le téléphone, l'horaire et la prestation réservée. Elle ne recueille pas de symptômes, n'archive pas de diagnostics, ne conserve pas de notes de séance. Le périmètre est volontairement restreint à ce qui sert à gérer une agenda et à répondre à des questions d'organisation. Le détail se trouve sur la page sécurité, confidentialité et RGPD.
Ce qui change pour vous
Vous cessez de répondre vingt fois aux mêmes questions. Les clients arrivent informés, les demandes inutiles diminuent et les réservations deviennent plus qualifiées. C'est un véritable accueil, pas un simple calendrier.