Rendez-vous dans plusieurs cabinets : l'assistant sait où vous travaillez chaque jour¶
Celui qui partage sa semaine entre deux adresses connaît bien l'appel de rattrapage : le client se présente au cabinet le jour où vous étiez à la salle de sport, ou vous écrit la veille au soir pour se faire confirmer où il doit aller. Chaque rendez-vous devient deux communications au lieu d'une.
Wably gère les rendez-vous dans plusieurs cabinets comme une partie normale de la conversation. Il sait quels jours vous travaillez dans chaque lieu et le dit au client chaque fois que c'est utile, sans que vous ayez à y penser.
Comment fonctionne la gestion des rendez-vous sur plusieurs lieux¶
L'assistant connaît la correspondance entre vos lieux et les jours de la semaine. Trois comportements automatiques en découlent, qui couvrent tout le cycle de vie du rendez-vous :
- Quand il propose les créneaux libres, il indique pour chaque journée où vous vous trouvez.
- Quand il demande confirmation avant de réserver ou de déplacer, il répète le lieu avec la date et l'heure.
- Quand le rendez-vous est fixé, le lieu apparaît dans le message final qui reste dans la conversation du client.
L'information arrive trois fois, aux moments où elle sert vraiment, dans une conversation WhatsApp que le client peut relire quand il veut. Aucune pièce jointe, aucun lien à ouvrir, aucun e-mail à retrouver.
Les créneaux libres arrivent déjà répartis par lieu¶
La liste des créneaux disponibles n'est pas une liste plate. L'assistant l'organise par journée et associe à chacune le lieu de ce jour-là, avec une seule ligne par jour : lisible sur l'écran d'un téléphone, sans répéter l'adresse à côté de chaque horaire.
Le client voit tout de suite la différence entre le mardi et le jeudi et choisit en conséquence. Celui qui habite près d'un lieu et loin de l'autre décide seul, sans vous écrire pour demander.
Le bon lieu dans la confirmation et dans le message final¶
Avant de fixer le rendez-vous, l'assistant envoie toujours une confirmation avec le jour, l'heure et le lieu. Le client répond oui et c'est seulement à ce moment-là que le rendez-vous est créé. Il en va de même pour les déplacements, et c'est le cas le plus délicat : déplacer une séance d'un jour à l'autre peut signifier changer d'adresse, et c'est exactement là que naissent les malentendus.
L'adresse n'est jamais réécrite
L'assistant reprend le lieu exactement comme vous l'avez écrit, sans l'abréger, le traduire ou le compléter avec des détails que vous n'avez pas indiqués. Si pour une raison quelconque il n'arrive pas à associer avec certitude un lieu à ce jour-là, il ne devine pas : il reprend l'adresse complète telle quelle et laisse le client décider. Et il ne présente jamais un lieu comme valable un jour que vous n'avez pas indiqué.
Où se règlent les lieux¶
Les lieux s'écrivent une seule fois depuis le tableau de bord, sur l'écran des informations et des prestations, en indiquant pour chacun les jours où vous y travaillez. À partir de là, l'assistant les applique à toutes les conversations, et si vous changez de cabinet, ajoutez une collaboration ou déplacez une journée, il vous suffit de mettre le texte à jour : la nouvelle configuration vaut immédiatement, sans aucune intervention technique. Le détail de l'écran se trouve dans Infos & services.
Si vous n'avez qu'un seul lieu, rien ne change et vous n'avez rien à désactiver : l'assistant ne répète pas l'adresse dans les listes de créneaux, il la communique seulement à qui la demande. Le lieu entre dans chaque message uniquement quand il sert vraiment à distinguer une journée d'une autre.
Les horaires d'ouverture, la durée des séances et les pauses restent ceux de votre semaine type, expliqués dans gestion des rendez-vous sur WhatsApp. Pour une fermeture exceptionnelle dans l'un des deux lieux, vous bloquez ces jours sur votre agenda : l'assistant lit votre agenda réel, comme décrit dans la synchronisation avec Google Calendar, et ne propose pas de créneaux sur une période occupée.
Pour ceux qui changent de cabinet pendant la semaine¶
C'est la situation normale d'une bonne partie des professionnels sur rendez-vous :
- le kinésithérapeute qui est au cabinet trois jours et à la salle de sport ou au centre sportif les autres
- l'ostéopathe qui partage sa semaine entre son propre cabinet et celui d'un confrère
- le nutritionniste ou le psychologue qui loue une salle dans deux centres médicaux différents
- le coach sportif qui alterne la salle et les séances en extérieur
Dans tous ces cas, la question « mais aujourd'hui tu es où ? » disparaît de la conversation, parce que la réponse est déjà dans chaque message que le client a reçu.
Ce qui change pour vous
Aucun client qui se présente au mauvais endroit, aucun message de confirmation de l'adresse à envoyer à la main, aucune séance perdue à cause d'un malentendu sur l'endroit où vous étiez ce jour-là. Le lieu devient un détail qui se gère tout seul.