Rendez-vous de durées différentes : première consultation et suivi¶

En bref : presque aucun cabinet ne fonctionne avec un seul type de rendez-vous. La première consultation demande plus de temps, le suivi en demande moins, et un agenda qui les traite de la même façon vous fait perdre des minutes ou vous met en retard. Wably gère les rendez-vous de durées différentes : vous réglez deux durées, chacune avec le nom que vous employez, et l'assistant propose à chaque client les horaires adaptés à ce dont il a besoin.

Ce que coûte un agenda à durée unique¶

Quiconque reçoit sur rendez-vous connaît le compromis. Si vous calez tout sur la durée la plus longue, chaque suivi d'une demi-heure occupe une heure entière et la journée ne se remplit qu'à moitié. Si vous calez tout sur la plus courte, la première consultation déborde et, à partir de là, vous arrivez en retard à tous les rendez-vous suivants.

Avec deux durées, le compromis disparaît. Chaque rendez-vous occupe exactement le temps qu'il lui faut, la journée se resserre et les horaires proposés ne se chevauchent jamais entre eux, quelle que soit la combinaison de rendez-vous longs et courts qui se forme.

Comment fonctionnent les rendez-vous de durées différentes¶

Les durées se règlent une seule fois depuis le tableau de bord, dans l'écran Horaires de travail. Chaque durée comporte deux éléments : un nom, que vous choisissez, et les minutes. La pause entre un client et le suivant reste un réglage unique, valable pour les deux durées.

À partir de là, l'assistant procède ainsi :

• Si le client a déjà dit ce qu'il lui faut, il ne demande rien. « Je voudrais une première consultation jeudi » suffit : l'assistant passe directement aux horaires libres pour cette durée.
• Si ce n'est pas clair, il demande une seule fois quel type de rendez-vous est souhaité, en énumérant les options avec leur durée. Une question, pas un questionnaire.
• Si le client demande quelque chose qui ne figure pas dans la liste, l'assistant ne refuse pas et ne laisse pas la conversation en suspens : il propose les options disponibles et poursuit à partir de là.

Le type choisi ne reste pas dans la conversation. Il apparaît dans l'événement de votre Google Calendar et dans le récapitulatif quotidien par e-mail : quand vous regardez votre journée, vous savez déjà ce qui vous attend à chaque heure.

Les noms des durées, c'est vous qui les choisissez¶

C'est ce qui sépare Wably d'un agenda en ligne à services figés, et cela mérite deux lignes.

Le nom de chaque durée est du texte libre. Écrivez Première consultation, Soin complet, Bilan initial, Première séance, Séance de suivi : ce que vous dites réellement à vos clients quand vous leur parlez. Sur WhatsApp, l'assistant emploie exactement ces mots, sans les traduire en étiquette générique du logiciel et sans les ranger dans une catégorie préétablie.

La différence s'entend. Un client qui lit « Souhaitez-vous une première consultation ou un suivi ? » lit le langage de son praticien. Un client qui lit « Sélectionnez la prestation : Type A / Type B » parle à un logiciel, et cela se voit. C'est le principe qui porte tout l'assistant IA conversationnel : c'est au logiciel de s'adapter à la façon de parler du cabinet, pas l'inverse.

Le créneau que libère un rendez-vous court¶

C'est la partie qui rapporte, pas seulement celle qui met de l'ordre.

Normalement, les horaires partent de l'heure d'ouverture et avancent d'un pas fixe, durée plus pause. Avec deux durées configurées, l'assistant fait une chose de plus : il recalcule aussi les horaires à partir de la fin de chaque rendez-vous déjà inscrit à l'agenda, en ajoutant la pause.

Un exemple concret, avec une plage de 9h00 à 13h00, une première consultation de 50 minutes, un suivi de 30 et une pause de 10 minutes. Vous avez déjà un suivi de 9h00 à 9h30. La première consultation suivante que l'assistant propose est à 9h40, et non à 10h00 : vingt minutes de cabinet qu'une grille rigide aurait laissées vides et qui deviennent ici une réservation.

Sur une semaine pleine de rendez-vous courts et longs mélangés, cela fait plusieurs heures récupérées sans travailler une minute de plus. Le mécanisme de calcul est expliqué avec tous les exemples dans la documentation des Horaires de travail.

Si le client reporte, la durée reste la même¶

Un report est déjà une contrariété : il ne doit pas devenir en plus un nouvel interrogatoire.

Quand un client demande à déplacer son rendez-vous, l'assistant sait déjà quel type il avait réservé et conserve la durée d'origine. Il ne redemande pas le type, ne repart pas de zéro et ne risque pas de placer une première consultation dans l'espace d'un suivi. Il propose des alternatives à la bonne durée et met le calendrier à jour. Le cycle complet de prise, de report et d'annulation est décrit dans gestion des rendez-vous sur WhatsApp.

Qui a besoin de deux durées¶

Presque tous les professionnels qui reçoivent sur rendez-vous, sous des formes différentes :

• le kinésithérapeute et l'ostéopathe, entre le bilan initial et la séance de traitement
• le psychologue, entre le premier entretien et la séance
• le nutritionniste, entre la première consultation et le contrôle
• l'orthophoniste, entre le bilan et la séance de rééducation
• l'institut de beauté et le centre de massage, entre un soin long et un soin court
• le coach sportif, entre l'évaluation initiale et la séance d'entraînement

Toutes les autres catégories figurent dans solutions par profession.

Deux durées avec Standard, une avec Starter¶

Avec l'offre Standard, vous configurez jusqu'à deux durées différentes. Avec l'offre Starter, la durée est unique, la même pour tous les rendez-vous : elle reste réglable au nombre de minutes que vous voulez, tout comme la pause entre un client et le suivant.

Les durées ne sont pas la grille tarifaire. Combien coûte un soin s'écrit dans l'écran Infos et services, qui est aussi la source des réponses de l'assistant sur les prix et les prestations. Combien de temps dure une réservation se règle dans les Horaires de travail. Deux écrans, deux usages : le prix ne change pas selon la durée choisie.

La comparaison complète des deux offres se trouve sur la page offres et tarifs.

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