Récapitulatif quotidien par e-mail : ce que l'assistant IA a fait et ce qui vous attend demain¶
Confier son secrétariat à un assistant IA ne fonctionne qu'à une condition : que vous sachiez toujours ce qui s'est passé. Pas par sondage, pas en fouillant la conversation, pas en ouvrant l'agenda à onze heures du soir avec le doute que quelque chose ait changé.
Le récapitulatif quotidien de Wably est l'e-mail qui referme la journée. Il arrive chaque soir à 19 h, dans le fuseau horaire de votre cabinet, et vous dit en trente secondes tout ce que l'assistant IA a géré à votre place pendant que vous étiez en consultation.
Ce que contient le récapitulatif quotidien¶
1. Les changements des dernières 24 heures¶
Le premier encadré, celui qui saute aux yeux, rassemble tout ce qui a changé dans votre agenda à la demande des clients :
- Les rendez-vous annulés, avec une étiquette rouge.
- Les rendez-vous déplacés, avec l'indication de l'horaire précédent et du nouveau.
- La mise en évidence des créneaux qui se sont libérés pour demain, pour savoir tout de suite où vous avez de la place.
C'est la partie qui vous donne le contrôle : aucun changement ne passe inaperçu, même s'il est arrivé pendant que vous travailliez.
2. Les nouveaux rendez-vous pris par l'assistant IA¶
Le décompte des rendez-vous obtenus dans les dernières 24 heures, pris en autonomie par l'assistant pendant que vous étiez au travail. C'est le chiffre qui, mois après mois, vous dit ce que l'abonnement vous rapporte.
3. L'agenda de demain¶
Le tableau de tous les rendez-vous du lendemain : horaire, nom du contact, numéro de téléphone et prestation réservée. Si vous n'avez pas de rendez-vous demain, l'e-mail vous le dit clairement.
Il y a aussi l'indication de la plage de la journée, c'est-à-dire de quelle heure à quelle heure vous êtes occupé, utile pour voir d'un coup d'œil s'il vaut la peine d'ajouter quelque chose.
Vous ne recevez l'e-mail que lorsqu'il sert vraiment¶
C'est le choix de conception qui rend le récapitulatif utile au lieu de bruyant.
Wably ne vous envoie pas l'e-mail si l'assistant IA n'a rien fait dans les dernières 24 heures. S'il n'y a eu ni nouveau rendez-vous ni changement, vous ne recevez rien le soir, parce que l'agenda de demain, vous le connaissez déjà : il est dans votre calendrier et il n'a pas bougé.
L'e-mail ne part que lorsqu'il y a quelque chose qui mérite votre attention. Résultat : quand vous le voyez arriver, vous savez déjà qu'il vaut la peine de l'ouvrir. C'est l'inverse des notifications qu'on cesse de lire au bout d'une semaine.
Pourquoi le soir à 19 h¶
Parce que c'est l'heure où la plupart des cabinets ont fini avec les clients sans avoir encore décroché. Recevoir l'agenda de demain à cette heure-là vous laisse la marge pour :
- rappeler celui qui a annulé et lui proposer une alternative,
- combler un trou en offrant le créneau à qui attendait,
- préparer le matériel pour une première consultation,
- vous apercevoir que demain est plus légère que prévu et en profiter.
Si la même information vous parvenait le lendemain matin à 8 h, une bonne partie des actions possibles serait déjà hors délai.
Comment l'activer¶
L'interrupteur est sur l'Accueil du tableau de bord, sous les automatisations. Un geste et l'e-mail commence à arriver, un geste et il s'arrête. Chaque e-mail contient de toute façon, en bas, le rappel de l'endroit où le désactiver.
L'e-mail arrive à l'adresse de votre compte et il est rédigé dans la langue configurée pour votre cabinet, parmi l'italien, l'espagnol, l'anglais et le français.
Le récapitulatif quotidien est inclus dans le forfait Standard. Le détail se trouve sur la page offres et tarifs.
Récapitulatif quotidien et alerte annulation : quand les utiliser ensemble¶
Ce sont deux outils complémentaires et il vaut mieux les garder tous les deux actifs :
- L'alerte annulation et créneaux libres est immédiate et sert à agir : elle arrive au moment où le rendez-vous tombe, quand vous pouvez encore le récupérer.
- Le récapitulatif quotidien est une synthèse et sert à savoir : il arrive le soir et vous restitue le tableau complet, y compris les choses qui n'appelaient pas d'intervention urgente.
L'un vous fait réagir, l'autre vous fait comprendre. Ensemble, ils font que vous n'avez jamais à vous demander ce que fabrique l'assistant.
Questions fréquentes sur le récapitulatif quotidien¶
À quelle heure arrive exactement l'e-mail ?¶
À 19 h, calculées dans le fuseau horaire configuré pour votre cabinet. Si vous travaillez en Espagne à l'heure espagnole, il arrive à 19 h espagnoles.
Pourquoi n'ai-je pas reçu le récapitulatif hier soir ?¶
Parce que dans les 24 heures précédentes, l'assistant IA n'a enregistré ni nouveau rendez-vous ni changement. C'est le comportement prévu : l'e-mail ne part que lorsqu'il y a du nouveau à vous dire.
Le récapitulatif contient-il des données sensibles des patients ?¶
Il contient le nom du contact, le numéro de téléphone, l'horaire et la prestation réservée. Aucune information clinique, aucun diagnostic, aucune note de séance. Vous trouverez le détail du traitement des données sur la page sécurité, confidentialité et RGPD.
Puis-je le faire arriver à plusieurs adresses e-mail ?¶
Le récapitulatif est envoyé à l'adresse du compte actif de votre cabinet.
Si je désactive le récapitulatif, est-ce que je perds des informations ?¶
Non. Tous les rendez-vous restent dans votre Google Calendar et les contacts dans votre répertoire. Le récapitulatif est un outil de synthèse, pas une archive.