Rappels de rendez-vous automatiques sur WhatsApp : moins d'absences, agenda protégé¶
En bref : chaque client qui ne se présente pas, c'est un créneau payé zéro. Votre secrétaire l'évite : elle rappelle le rendez-vous au client sur WhatsApp la veille, à l'heure que vous choisissez, et si vous le voulez le jour même aussi, quelques heures avant. Le client peut confirmer ou demander à déplacer en un geste.
Pourquoi un rappel sur WhatsApp fonctionne¶
Le problème des absences est rarement l'impolitesse. Dans la grande majorité des cas, c'est un oubli : le rendez-vous a été pris deux semaines plus tôt, il n'a jamais atterri sur l'agenda du client et la semaine s'est remplie entre-temps.
Un rappel règle l'oubli, mais seulement s'il arrive là où la personne regarde vraiment. Un e-mail finit dans les promotions, un SMS est ignoré, un appel téléphonique demande votre temps et souvent ne trouve personne.
WhatsApp est le canal que les gens ouvrent de toute façon, plusieurs fois par jour. C'est là qu'un rappel est lu.
Deux types de rappel, à vous de choisir¶
Depuis l'Accueil vous décidez comment le rappel de la veille doit fonctionner.
Alerte. Un message qui rappelle le rendez-vous au client, avec la date, l'heure et la prestation. Sobre et discret, il ne demande rien en retour. C'est le bon choix quand vous ne voulez pas mettre le client dans la position de devoir répondre.
Confirmation. Un message avec deux boutons, Confirmer et Déplacer : le client répond en un geste, sans rien écrire. S'il confirme, vous savez qu'il sera là. S'il touche Déplacer, l'assistant prend la conversation en charge et lui propose les alternatives disponibles, libérant le créneau à temps.
Vous réglez le mode que vous préférez et pouvez le changer quand vous voulez.
Vaut aussi pour les rendez-vous que vous saisissez vous-même¶
Le rappel ne concerne pas que les réservations prises sur WhatsApp. Il part aussi pour les rendez-vous que vous écrivez à la main dans votre agenda ou qui arrivent de votre page de réservation en ligne, à une condition : les notes de l'événement doivent contenir le numéro de téléphone du client.
C'est ainsi que les rendez-vous fixés au téléphone ou en personne en fin de séance entrent eux aussi dans le flux automatique. Voir quoi écrire dans l'événement pour que le rappel parte.
Aucune mauvaise surprise, jamais¶
Même en mode confirmation, Wably n'annule rien sur le silence : le client qui ne touche pas le bouton mais se présente n'est jamais perdu par le système. Un choix pensé pour les contextes de soin.
C'est une différence de fond avec les systèmes de réservation qui libèrent automatiquement le créneau en l'absence de confirmation. Cette logique fonctionne pour un restaurant, pas pour un cabinet où la personne qui ne répond pas aux messages est souvent précisément celle qui a le plus besoin d'être suivie.
Le silence n'est pas interprété. Le rendez-vous reste où il est.
Quand part le rappel de la veille¶
Le premier rappel part la veille du rendez-vous, à l'heure que vous choisissez entre 9h00, 11h00 et 17h00. Si vous ne changez rien, Wably utilise 11h00.
11h00 reste le choix recommandé : assez tôt pour que le client ait le temps de se réorganiser si quelque chose ne va pas, assez tard pour que le message ne se perde pas parmi ceux de la nuit. Surtout, cela vous laisse la journée entière pour remplir le créneau si quelqu'un annule.
Le second rappel, le jour même¶
Vous pouvez activer un second rappel qui part le jour du rendez-vous, 2, 3 ou 4 heures avant, à votre choix, avec 3 heures comme valeur de départ. Il est facultatif : tant que vous ne l'activez pas, seul celui de la veille fonctionne.
C'est toujours une simple alerte, sans boutons de confirmation. À quelques heures du rendez-vous, elle sert à faire penser, pas à rouvrir la négociation sur l'horaire.
Deux règles le gardent discret. Il ne part jamais avant 7h00 : pour les rendez-vous de très bonne heure, le message sort à 7h00 et non en pleine nuit. Et s'il reste moins d'une heure avant le rendez-vous, il est ignoré.
Ceux qui réservent le jour même reçoivent aussi le rappel¶
C'est la différence la plus concrète avec avant. Avec le second rappel activé, le client qui réserve le matin pour l'après-midi le reçoit quand même. Auparavant, celui qui réservait après l'heure d'envoi de la veille ne recevait rien.
Le soir, vous recevez ensuite le récapitulatif quotidien par e-mail, avec les modifications de la journée et l'agenda du lendemain d'un coup d'œil.
Ce qui change pour vous
Un créneau libéré à temps est un créneau que vous pouvez encore remplir : les rappels récupèrent une bonne partie des rendez-vous manqués et protègent votre chiffre d'affaires.
Si le client annule quand même¶
Un rappel évite l'oubli, mais toutes les annulations ne sont pas des oublis : parfois, il arrive simplement quelque chose.
Dans ce cas, vous recevez une alerte immédiate par e-mail, avec le créneau qui s'est libéré et un bouton pour contacter sur WhatsApp la personne susceptible de le prendre. Le fonctionnement en détail, ainsi que le choix de la fenêtre horaire, est sur la page alerte annulation et créneaux libres.
Disponibilité¶
Les deux rappels automatiques sont inclus à partir du forfait Standard.
Les messages de rappel circulent comme des modèles WhatsApp Business : leur coût est défini par Meta et facturé directement sur votre compte Meta, sans intermédiaire et sans majoration de notre part.