Ton de la voix et contrôle : l'assistant IA parle comme votre cabinet¶

L'objection la plus fréquente de ceux qui évaluent un assistant IA ne porte pas sur la technologie. Elle porte sur le contrôle : « et s'il dit quelque chose que je ne dirais jamais ? », « et s'il répond à un patient à qui je voulais répondre moi-même ? », « et si je reçois une facture surprise ? ».

Ce sont des questions légitimes, et Wably est construit pour répondre aux trois par un interrupteur, pas par une promesse.

Le ton de la voix : formel ou amical¶

Un kinésithérapeute du sport et un psychologue clinicien ne parlent pas de la même façon à leurs patients. L'assistant IA doit s'adapter à vous, pas l'inverse.

Wably propose deux tons, sélectionnables depuis l'Accueil du tableau de bord, qui changent la manière dont l'assistant s'adresse à quiconque écrit :

Ton formel. L'assistant vouvoie. Le registre reste chaleureux et cordial, jamais froid ni bureaucratique. C'est le choix naturel pour les cabinets cliniques, les psychologues, les professions de santé et pour une clientèle adulte qui attend une certaine distance professionnelle.

Ton amical. L'assistant tutoie, avec un registre chaleureux et direct. Cela fonctionne bien pour les centres de bien-être, les coachs sportifs, l'esthétique, les salons de tatouage et plus généralement pour les contextes où la relation client est familière.

Le ton se choisit une fois et vaut pour toutes les conversations : aucune incohérence, aucun client qui reçoit un vouvoiement quand son ami reçoit un tutoiement. La cohérence de la voix fait partie de votre image professionnelle, et l'image professionnelle est ce qui met en confiance ceux qui ne vous connaissent pas encore.

Le choix n'est pas définitif : vous pouvez changer de ton à tout moment et sans conséquence, et le nouveau registre s'applique aux conversations suivantes.

Le ton formel est inclus dans le forfait Standard.

Les informations avec lesquelles l'assistant répond, c'est vous qui les écrivez¶

L'assistant IA n'improvise pas et ne puise pas sur internet. Il répond en utilisant uniquement les fiches d'information que vous remplissez dans le tableau de bord :

• Description de l'activité : qui vous êtes, ce que vous faites, comment vous travaillez.
• Grille des prestations et tarifs : ce que vous proposez, ce que cela coûte, combien de temps cela dure.
• Questions fréquentes : les questions que tout le monde vous pose, avec la réponse que vous donneriez.
• Informations générales : stationnement, accès au cabinet, documents à apporter, moyens de paiement, tout ce qu'on vous demande au téléphone chaque semaine.

Si une fiche est vide, l'assistant n'invente pas : il dit que sur ce point il vaut mieux vous parler directement. Si une fiche est remplie, la réponse est votre réponse, reformulée naturellement dans la conversation.

C'est le point qui rassure ceux qui redoutent les hallucinations d'une IA générique : le périmètre des informations, c'est vous qui le définissez, et vous pouvez le changer à tout moment.

Le contrôle à deux niveaux : qui peut parler à l'assistant¶

Wably dispose de deux interrupteurs qui travaillent ensemble.

Interrupteur général. Il active ou désactive l'assistant pour tout le cabinet. À l'arrêt, aucun message ne reçoit de réponse automatique : ils vous reviennent tous, comme avant. Cela sert quand vous partez en congés, quand vous voulez gérer personnellement une période délicate, ou simplement quand vous préférez faire vous-même.

L'éteindre n'entraîne aucune perte : contacts, rendez-vous déjà pris et connexion au calendrier restent en place. En le rallumant, l'assistant reprend là où il s'était arrêté.

Interrupteur par contact. Pour chaque client du répertoire, vous décidez si l'assistant IA peut lui répondre ou non. Le cas d'usage concret : vous avez un patient que vous suivez depuis des années et avec qui la relation est personnelle, et vous voulez lui répondre toujours en personne. Vous le mettez en sourdine pour lui, et pour tous les autres l'assistant continue de travailler. Le fonctionnement du répertoire est décrit dans gestion des contacts et répertoire.

Il y a une règle importante à connaître : celui qui n'est pas dans le répertoire reçoit toujours une réponse, si l'interrupteur général est actif. C'est voulu, et c'est le cœur commercial du produit. Un numéro inconnu qui écrit est presque toujours un nouveau client, et c'est exactement la conversation que vous ne pouvez pas vous permettre de perdre.

Si vous préférez que cela n'arrive pas, la seule voie est de couper entièrement l'assistant et de le rallumer quand vous le souhaitez.

Si vous répondez, l'assistant s'arrête¶

Vous pouvez écrire vous-même à un client à tout moment, depuis l'app WhatsApp Business de votre téléphone. Quand vous le faites, l'assistant arrête de répondre à ce client pendant 6 heures. Ainsi, le client ne reçoit pas de réponses de vous deux.

Quand l'assistant recommence à répondre, il dit à nouveau qu'il est un assistant virtuel. Le client sait toujours à qui il parle.

Si c'est au contraire le client qui veut vous écrire, pour vous remercier ou pour vous parler en personne, l'assistant lui propose de mettre en pause les réponses automatiques. La pause ne démarre que si le client accepte et dure jusqu'à 10 minutes après son dernier message.

Vous pouvez aussi désactiver l'assistant pour un seul client en écrivant /bot off dans sa conversation, et le réactiver avec /bot on. Tous les détails dans le guide Répondre manuellement aux clients.

Le plafond de messages : aucune surprise sur la facture¶

Les conversations WhatsApp Business ont un coût, prélevé par Meta directement sur votre compte. Wably vous donne un outil pour le maîtriser : une limite quotidienne de messages que l'assistant peut envoyer pour votre compte.

Vous pouvez la régler sur quatre niveaux, du plus prudent au plus généreux, selon le volume de votre cabinet. Si la limite est atteinte, l'assistant se met en pause jusqu'à minuit et vous recevez un e-mail d'alerte, ainsi vous savez que c'est arrivé et vous pouvez décider de relever le seuil. Le lendemain, il repart tout seul, sans que vous ayez quoi que ce soit à faire.

C'est une protection contre l'imprévu, pas une limite opérationnelle : les seuils par défaut couvrent largement le trafic d'un cabinet professionnel normal.

Ce que vous voyez et ce que vous pouvez changer, en résumé¶

Aucun de ces réglages ne demande d'assistance technique ni de ticket de support. Ils sont tous à portée de pouce depuis le téléphone.

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