Synchronisation Google Calendar : votre agenda reste la seule référence valable¶
En bref : votre secrétaire travaille sur votre agenda, pas sur un calendrier à part. Wably écrit les rendez-vous directement dans votre Google Calendar et le garde toujours aligné sur la réalité, dans les deux sens.
Pourquoi il n'existe pas d'agenda Wably¶
C'est la différence qui compte le plus et il vaut la peine de l'expliquer tout de suite.
Beaucoup de logiciels de réservation tiennent un agenda interne et l'exportent ensuite vers votre calendrier. Cela semble pareil, mais ce ne l'est pas : dès que quelque chose change d'un côté, les deux agendas commencent à diverger, et à partir de là vous devez les vérifier tous les deux.
Wably n'a pas d'agenda à elle. Elle lit et écrit directement dans votre Google Calendar, qui reste la seule référence valable. Il n'y a pas deux copies à tenir alignées, parce qu'il n'y en a qu'une.
Toujours à jour, dans les deux sens¶
La synchronisation est bidirectionnelle.
De Wably vers le calendrier. L'assistant écrit les nouveaux rendez-vous, met à jour ceux qui sont déplacés et retire ceux qui sont annulés, au moment même où la conversation se termine.
Du calendrier vers Wably. Si c'est vous qui créez, déplacez ou annulez un événement à la main, l'assistant s'en aperçoit et en tient compte dans les conversations suivantes.
Cela signifie que Wably est toujours consciente de vos modifications : si un client demande des informations sur son rendez-vous, il reçoit les données à jour, et les créneaux proposés reflètent toujours votre disponibilité réelle, pas une photographie vieille de plusieurs heures.
Vaut aussi pour les rendez-vous que vous saisissez vous-même¶
Un rendez-vous que vous écrivez à la main, ou qui arrive de votre page de réservation en ligne, peut recevoir le rappel automatique comme tous les autres : il suffit que les notes de l'événement contiennent le numéro de téléphone du client.
C'est ainsi que les rendez-vous pris au téléphone, ou en personne à la fin d'une séance, entrent malgré tout dans le flux automatique. Voir quoi écrire dans l'événement.
Si vous avez plusieurs agendas¶
Beaucoup de professionnels tiennent des agendas séparés, par exemple un personnel et un pour le cabinet, ou un par site.
Au moment de la connexion, vous choisissez quel agenda Wably doit utiliser. L'assistant travaille uniquement sur celui-là : les autres restent hors de son périmètre, ils ne sont ni lus ni modifiés. Vous pouvez changer ce choix par la suite depuis la section Intégrations du tableau de bord.
Ce que Wably voit de votre agenda¶
C'est une question légitime, surtout pour qui travaille dans le domaine de la santé, et elle mérite une réponse claire.
Wably a besoin de savoir quand vous êtes occupé, pour ne pas proposer des créneaux déjà pris. Elle lit donc les événements de l'agenda que vous avez connecté : heure de début, heure de fin et les données nécessaires à la gestion du rendez-vous.
Ce que le produit ne fait pas est tout aussi important : il ne recueille pas de dossiers cliniques, n'archive pas de diagnostics, ne conserve pas de notes de séance. Le périmètre des données traitées est volontairement restreint à ce qui sert à gérer un agenda. Le détail complet est sur la page sécurité, confidentialité et RGPD.
Si un événement de votre agenda contient des informations que vous préférez tenir à l'écart, la solution la plus simple est de connecter à Wably un agenda dédié aux rendez-vous et de garder le reste sur un autre.
Vous pouvez le déconnecter quand vous voulez¶
La connexion n'est pas définitive. Depuis la section Intégrations du tableau de bord, vous pouvez déconnecter Google Calendar à tout moment : les rendez-vous déjà présents restent dans votre agenda, parce qu'ils sont à vous et qu'ils y ont toujours été.
Un seul agenda, aucun double contrôle¶
Vous continuez à utiliser le calendrier que vous connaissez déjà, sur le téléphone et sur l'ordinateur, avec les mêmes notifications que d'habitude. Aucun nouvel outil à apprendre, aucun double endroit à surveiller.
C'est aussi la raison pour laquelle il n'existe pas de double réservation : l'assistant voit exactement ce que vous voyez, y compris le rendez-vous que vous venez de noter à la main il y a trente secondes. Le fonctionnement en détail est dans gestion des rendez-vous sur WhatsApp.
Pour le connecter, voir le guide Google Calendar.