Gestion des rendez-vous sur WhatsApp : votre agenda géré à la perfection¶
En bref : imaginez une secrétaire hautement qualifiée, dédiée à votre seul cabinet, qui s'occupe de chaque rendez-vous avec une précision absolue et ne se trompe jamais. C'est ce que fait Wably : la gestion des rendez-vous n'est plus votre problème. Aucune double réservation, aucun chevauchement, aucun client placé sur le mauvais créneau.
Comment fonctionne la gestion des rendez-vous sur WhatsApp¶
Un calendrier en ligne ordinaire affiche des créneaux figés qui se décalent de la réalité dès que vous ajoutez quelque chose à la main. Wably fait autre chose : elle vérifie votre agenda réel à chaque demande, au moment même où le client écrit, et ne propose que les créneaux vraiment libres à cet instant.
Cela signifie qu'un rendez-vous que vous venez de noter en personne sur votre téléphone est déjà pris en compte dans la conversation en cours. Il n'existe pas de fenêtre de décalage dans laquelle deux réservations pourraient se chevaucher.
Les règles de votre agenda, toujours respectées¶
L'assistant ne propose pas des horaires au hasard à l'intérieur de vos plages d'ouverture. Il connaît les règles de votre cabinet et les applique à chaque proposition.
La bonne durée pour chaque rendez-vous. Trente, quarante-cinq, soixante minutes : chaque rendez-vous occupe exactement le temps qu'exige cette prestation, pas un bloc standard identique pour tous.
Votre respiration entre deux clients. La pause pour ranger, prendre des notes, laisser la personne se changer. Jamais de rendez-vous collés qui bloquent votre journée et vous mettent en retard à partir de onze heures.
Vos horaires réels, même fractionnés. Matin et après-midi, par exemple 9h-13h et 15h-19h, avec la pause déjeuner exclue des propositions. Pas un bloc unique naïf de l'ouverture à la fermeture.
Aucune course de dernière minute. Pas de rendez-vous « dans cinq minutes » : l'assistant laisse toujours votre délai de prévenance minimum, vous ne vous retrouvez donc pas avec quelqu'un à la porte alors que vous êtes encore avec le client précédent.
La bonne heure pour chacun. Un client qui écrit de l'étranger reçoit l'heure correcte dans son fuseau horaire, sans malentendu et sans se présenter avec une heure d'écart.
Vous les définissez une seule fois depuis l'écran horaires de travail, et à partir de là elles sont appliquées à chaque conversation, pour toujours.
Réserver, déplacer et annuler : tout dans la même conversation¶
Prendre le rendez-vous n'est que le premier des trois moments, et ce n'est souvent pas celui qui fait perdre le plus de temps.
Reports. Le client écrit qu'un imprévu est survenu et demande à avancer ou à repousser. L'assistant propose les alternatives disponibles, confirme la nouvelle date et met à jour le calendrier, sans que vous ayez à retrouver le rendez-vous initial et à le réécrire.
Annulations. Le rendez-vous est annulé et le créneau redevient disponible immédiatement pour toute autre personne en train d'écrire à ce moment-là. Si l'annulation arrive juste avant l'heure prévue, vous recevez aussi une alerte immédiate pour remplir le créneau libéré.
Confirmations. Avec les rappels automatiques activés, le client confirme ou demande à modifier d'une simple pression, la veille de la séance.
Ce sont toutes des opérations qui se déroulent dans la même conversation WhatsApp, sans lien externe, sans formulaire à remplir et sans obliger le client à télécharger quoi que ce soit.
Toujours synchronisée avec votre Google Calendar¶
Si vous déplacez ou annulez un rendez-vous à la main dans votre Google Calendar, Wably s'en aperçoit et reste alignée : elle écrit et met à jour les rendez-vous dans votre agenda, qui reste la seule référence valable.
C'est le point qui distingue une véritable intégration d'une simple exportation. Il n'existe pas deux agendas à synchroniser à la main : il n'en existe qu'un seul, le vôtre, et l'assistant travaille dedans.
Pour aller plus loin, voir synchronisation Google Calendar. Chaque modification de l'agenda vous parvient dans le récapitulatif quotidien par e-mail.
Pourquoi il n'y a pas de double réservation¶
Cela vaut la peine d'être expliqué, car c'est la crainte numéro un de qui confie son agenda à un système automatique.
La double réservation naît quand deux sources écrivent sur le même calendrier sans se voir : vous qui notez à la main et un système qui note automatiquement. Wably élimine le problème à la racine en ne tenant pas d'agenda à elle : elle lit et écrit directement dans votre Google Calendar, elle voit donc tout ce que vous voyez, y compris ce que vous venez d'ajouter.
Ce qui change pour vous
La gestion des rendez-vous cesse d'être un souci. Tout est organisé de façon impeccable, sans erreurs et sans que vous ayez à vérifier quoi que ce soit. Il ne vous reste que le travail que vous aimez, les rendez-vous, c'est elle.