Follow-up clients : faites revenir ceux qui ne réservent plus depuis un moment¶

En bref : le follow-up est le message qui propose un nouveau rendez-vous aux clients qui ne réservent plus depuis un moment. Vous choisissez au bout de combien de semaines il part et par quel canal, e-mail ou WhatsApp. Wably l'envoie au bon moment, une seule fois, et si le client répond sur WhatsApp, l'assistant fixe le rendez-vous dans la même conversation.

Le client qui ne réserve plus ne vous prévient pas¶

Un client qui arrête de réserver ne prévient pas : il ne revient simplement plus, et vous vous en rendez compte des mois plus tard, devant un agenda à moitié vide. Et personne n'a le temps, en fin de journée, de parcourir le répertoire pour repérer qui n'est pas venu depuis trop longtemps.

Derrière les clients qui ne reviennent pas, il y a rarement une raison précise. La personne voulait revenir, puis une semaine est passée, puis un mois, et la réservation n'a jamais été faite. Souvent, un message au bon moment suffit à faire revenir des clients qui avaient simplement remis à plus tard.

Comment fonctionne le follow-up clients¶

Le follow-up s'active depuis l'Accueil du tableau de bord, où vous choisissez deux choses :

• Au bout de combien de semaines : 1, 2, 3, 4, 8 ou 12, comptées à partir de la fin du dernier rendez-vous du client.
• Le canal : e-mail, WhatsApp, ou e-mail avec WhatsApp pour les clients qui ne vous ont pas laissé leur adresse.

Tout le reste est automatique. Une fois les semaines choisies écoulées, le client reçoit un message qui lui propose de prendre un nouveau rendez-vous. S'il réserve entre-temps, le compteur repart de zéro. S'il a déjà un rendez-vous à l'agenda, il ne reçoit rien.

Le texte est rédigé par Wably et ne se modifie pas. Il suit le ton que vous avez choisi dans l'Accueil, formel ou amical, et la langue de votre cabinet. Rien ne part la nuit : les envois se font entre 10h00 et 19h00, dans le fuseau horaire de votre cabinet.

Toutes les étapes de configuration se trouvent dans la documentation de l'Accueil du tableau de bord.

Une réponse devient une vraie réservation¶

C'est la différence entre le follow-up et un message envoyé à tout le répertoire. Sur WhatsApp, le client peut répondre, et c'est l'assistant qui lui répond : il propose les créneaux libres et confirme le rendez-vous dans la même conversation, sans que vous ayez à intervenir.

L'assistant ne se présente pas à nouveau comme assistant virtuel. La conversation reprend là où le message l'a laissée, comme le ferait une personne.

Le follow-up par e-mail¶

Si vous choisissez l'e-mail, le client reçoit la même invitation à prendre un nouveau rendez-vous, avec le même ton. L'e-mail contient un bouton qui ouvre WhatsApp avec le message déjà rédigé : il ne reste au client qu'à appuyer sur envoyer, et la conversation continue ensuite avec l'assistant, comme dans l'exemple ci-dessus.

L'e-mail ne touche que les clients dont vous connaissez l'adresse. Avec l'option e-mail et WhatsApp, ceux qui ne l'ont jamais laissée reçoivent le message sur WhatsApp. La façon dont Wably tient vos clients en ordre est expliquée dans gestion des contacts et répertoire.

Un seul message, par choix¶

Le follow-up part une fois par cycle. Si le client ne répond pas et ne réserve pas, il ne reçoit ni un deuxième message, ni un troisième.

Ce n'est pas une limite, c'est un choix. Le premier message est aimable : vous avez pensé à cette personne et vous lui faites une place dans votre agenda. Le deuxième et le troisième, envoyés à quelqu'un qui n'a pas répondu, deviennent une relance insistante, et celui qui se sent relancé finit par bloquer le numéro. C'est la même règle que pour la demande d'avis automatique : on demande une fois, puis on n'insiste pas.

Ce que le follow-up ne fait pas¶

• Il ne demande pas au client comment il va. Il propose seulement de prendre un nouveau rendez-vous, rien de plus.
• Il n'envoie ni remises, ni offres, ni promotions. C'est une invitation à revenir, pas un message commercial.
• Il ne part pas si le client a déjà un rendez-vous à l'agenda. Celui qui a déjà réservé ne reçoit rien.
• Vous n'avez aucun texte à écrire. Wably le prépare, avec le ton et la langue que vous avez définis.

À qui sert le follow-up après le rendez-vous¶

Surtout à ceux qui travaillent avec des rendez-vous qui se répètent dans le temps, où le client revient volontiers mais ne pense pas toujours à réserver :

• les instituts de beauté et les centres de massage, pour ceux qu'on n'a pas vus depuis quelques semaines
• les coachs sportifs, pour ceux qui ont arrêté de s'entraîner
• les nutritionnistes, pour ceux qui n'ont pas encore pris leur prochain rendez-vous de suivi
• le toilettage canin, pour ceux qui sautent la coupe suivante
• les salons de tatouage, pour ceux qui ont laissé une pièce à moitié finie

Toutes les autres catégories se trouvent dans solutions par profession.

Inclus dans la formule Standard¶

Le follow-up est inclus dans la formule Standard. Il n'est pas disponible avec Starter. La comparaison complète se trouve sur la page des offres et tarifs.

Sur le coût, autant être clair dès le départ, comme pour la demande d'avis. Les messages WhatsApp sont facturés par Meta directement sur le compte de votre activité, et le follow-up entre dans la catégorie Marketing, plus chère qu'un rappel de rendez-vous. Mieux vaut le savoir avant que le découvrir sur la facture. L'e-mail ne coûte rien.

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