Assistant IA WhatsApp fiable : les protections anti-erreur de Wably pour votre cabinet¶

En bref : confier votre WhatsApp à une intelligence artificielle soulève des questions précises. Et s'il réserve un horaire déjà pris ? Et s'il répond quelque chose de faux ? Et s'il écrit pendant que j'écris moi-même ? Et s'il me fait trop dépenser chez Meta ? Wably est conçu pour gérer chacun de ces cas. Sur cette page, vous trouverez ce qu'il fait, situation par situation.

Quand tout se passe bien, beaucoup d'assistants se ressemblent. La différence se voit dans les cas difficiles : le créneau pris une minute plus tôt, la question à laquelle il n'y a pas de réponse, le client qui envoie dix messages d'affilée, le répondeur automatique d'une autre entreprise qui répond au vôtre.

Il ne propose que des créneaux vraiment libres¶

L'assistant ne tient pas son propre agenda. Il lit les horaires occupés directement dans votre Google Calendar, chaque fois qu'un client demande une disponibilité.

Il revérifie avant de confirmer. Juste avant de fixer ou de déplacer un rendez-vous, il regarde de nouveau l'agenda. Si entre-temps ce créneau a été pris, par vous ou par un autre client, il ne le confirme pas et le dit au client.
Dans le doute, il ne propose pas. Si l'agenda répond de façon peu claire, l'assistant préfère ne pas proposer ce créneau plutôt que de risquer un double rendez-vous.
Les journées bloquées restent bloquées. Un événement sur toute la journée, comme des congés ou un congrès, ferme la journée entière.
Déplacer ne change pas la durée. Quand un client déplace un rendez-vous, le nouveau créneau a la même durée que l'ancien.
Il suit aussi ce que vous faites à la main. Si vous déplacez ou annulez un rendez-vous directement dans l'agenda, Wably s'en aperçoit en moins d'une demi-heure et met à jour le rappel. Les rappels ne partent jamais avant 7 heures du matin.

Le fonctionnement de la connexion à l'agenda est expliqué sur la page consacrée à la synchronisation des rendez-vous avec Google Calendar. Pourquoi les horaires sont calculés par le système et non par l'intelligence artificielle, l'article assistant IA pour les rendez-vous : comment nous évitons les erreurs le raconte.

Il ne touche à aucun rendez-vous sans confirmation¶

Il demande toujours l'accord du client. Avant de réserver, déplacer ou annuler, il demande au client de confirmer.
Il ne confirme que ce qui est dans l'agenda. Le client reçoit la confirmation quand le rendez-vous est vraiment dans votre agenda. Si quelque chose n'aboutit pas, il le lui dit.
Chacun ne voit que ses propres rendez-vous. Un client peut consulter, déplacer ou annuler uniquement les siens. Il ne peut ni voir ni modifier ceux d'un autre, même par erreur.

Il n'invente pas de réponses¶

L'assistant répond uniquement avec les informations que vous écrivez dans Infos & services : services, tarifs, questions fréquentes et indications pratiques.

S'il manque une information, il le dit. Il explique au client qu'il n'a pas cette donnée et que vous lirez personnellement la conversation. Puis il demande s'il peut être utile pour autre chose. Vous trouverez un exemple dans quand l'assistant ne sait pas répondre.
Pas de conseils de santé. Il ne donne ni évaluations ni conseils médicaux. Si un client décrit une situation urgente, il lui indique de s'adresser à un médecin ou d'appeler le 112.
Chaque réponse est contrôlée avant de partir. Si l'intelligence artificielle produit un texte technique au lieu d'une phrase normale, ce texte n'est pas envoyé et l'assistant réessaie. Le client ne le voit jamais.
Il dit toujours qui il est. Il se présente comme assistant virtuel au premier message, après une longue pause et quand il reprend après une de vos interventions. Le client sait toujours à qui il parle.

Quand vous écrivez, il s'efface¶

Vous pouvez répondre à un client à tout moment, depuis l'application WhatsApp Business, comme vous le faites toujours.

Il s'arrête tout seul. Dès que vous écrivez à un client, l'assistant cesse de lui répondre pendant 6 heures. Chaque nouveau message de votre part relance les 6 heures. Avec les autres clients, il continue à travailler.
Il ne vous coupe pas la parole. S'il préparait une réponse au moment même où vous écriviez, cette réponse ne part pas.
Il respecte ce que vous avez dit. Quand il recommence à répondre, il lit aussi ce que vous avez écrit au client, sans le modifier.
Vous l'éteignez avec un message. Écrivez /bot off dans la conversation d'un client pour l'éteindre pour lui seul, /bot on pour le rallumer.
Il laisse la place au client qui veut vous écrire. Si un client vous remercie ou demande à vous parler, l'assistant lui propose de mettre en pause les réponses automatiques jusqu'à 10 minutes après son dernier message. La pause ne démarre que si le client accepte.

Tous les détails se trouvent dans le guide pour répondre manuellement aux clients.

Il ne répond qu'à qui vous voulez¶

Wably fonctionne sur le numéro WhatsApp que vous utilisez déjà, celui avec lequel vous écrivez à vos amis et à votre famille. C'est pourquoi c'est vous qui décidez à qui il peut répondre.

Les contacts importés démarrent désactivés. Quand vous importez votre répertoire, l'assistant ne répond à aucun de ces contacts tant que vous ne l'avez pas activé.
Qui écrit pour la première fois reçoit une réponse. Un numéro inconnu est presque toujours un nouveau client, et c'est la conversation à ne pas manquer.
Un interrupteur pour chaque contact et un pour tout le cabinet. Vous les trouvez dans le tableau de bord et vous les utilisez quand vous voulez.

Le fonctionnement du répertoire est expliqué dans contacts : à qui répond l'assistant.

Un assistant IA WhatsApp fiable sait quand s'arrêter¶

WhatsApp est un canal ouvert : n'importe qui peut vous écrire, de n'importe quelle façon. L'assistant est préparé aussi aux cas inhabituels.

Plusieurs messages d'affilée, une seule réponse. Si le client écrit sa demande en cinq messages courts, l'assistant attend quelques secondes et répond une seule fois à l'ensemble.
Aucune réponse en double. Si WhatsApp livre deux fois le même message, l'assistant répond une fois.
Pas de ping-pong entre répondeurs automatiques. Si le répondeur automatique d'une autre entreprise se trouve de l'autre côté, les deux systèmes pourraient se répondre à l'infini. Wably reconnaît la boucle et s'arrête.
Qui exagère est arrêté. Qui envoie trop de messages en peu de temps est mis en pause pendant un moment, et s'il insiste la pause s'allonge. Il reçoit un seul message de courtoisie qui lui indique que la conversation vous est transmise.

Vos dépenses Meta restent sous votre contrôle¶

Les messages WhatsApp sont facturés par Meta directement sur votre compte, ils ne passent pas par nous. C'est pourquoi Wably vous donne une limite de sécurité.

Vous choisissez le plafond quotidien. Depuis le tableau de bord, vous fixez combien de messages par jour l'assistant peut envoyer, en choisissant entre quatre niveaux.
S'il l'atteint, il s'arrête et vous prévient. L'assistant se met en pause jusqu'à minuit et en quelques minutes vous recevez un e-mail avec les numéros les plus actifs de la journée, pour comprendre tout de suite ce qui s'est passé.
Il repart quand vous le décidez. Si c'était seulement une journée très chargée, vous augmentez la limite depuis le tableau de bord et l'assistant reprend aussitôt. Sinon, il repart tout seul le lendemain.

Tous les réglages se trouvent sur la page consacrée au ton de la voix et au contrôle de l'assistant.

Les données de vos clients¶

La fiabilité concerne aussi les données. Wably ne conserve pas de données de santé, fonctionne sur une infrastructure en Europe et les conversations ne servent pas à entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Le détail se trouve sur la page sécurité, confidentialité et RGPD.

Six questions pour mettre à l'épreuve n'importe quel assistant¶

Avant de choisir un assistant IA pour WhatsApp, posez ces questions à tous ceux que vous évaluez. Les réponses de Wably, vous les avez lues sur cette page.

Si un créneau est pris pendant que le client choisit, que se passe-t-il ?
Si l'IA ne connaît pas une réponse, qu'écrit-elle au client ?
Quand je réponds, l'assistant s'arrête-t-il ? Et s'il était déjà en train d'écrire ?
Puis-je éviter qu'il réponde à mes amis et à ma famille sur mon numéro ?
S'il y a un autre répondeur automatique de l'autre côté, que se passe-t-il ?
Y a-t-il une limite aux dépenses de messages ? Qui me prévient si elle se déclenche ?

Ce sont des questions simples et vérifiables. D'autres différences point par point se trouvent dans la comparaison entre Wably et les chatbots WhatsApp.

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