Annulations de dernière minute : l'alerte qui vous fait récupérer le créneau¶
Une annulation de dernière minute n'est pas seulement un désagrément : c'est du chiffre d'affaires qui s'évapore. Si un client annule la séance de 16 h à 9 h du matin et que vous le découvrez à 15 h 45, ce créneau est perdu. Si vous le découvrez à 9 h 02, vous avez sept heures pour le remplir.
Wably vous alerte au moment précis où le rendez-vous se libère, avec tout ce qu'il vous faut pour le remettre en circulation en trente secondes.
Comment fonctionne l'alerte annulation de Wably¶
Quand un client annule ou déplace un rendez-vous en discutant avec l'assistant IA sur WhatsApp, Wably vérifie combien de temps sépare l'instant présent du créneau libéré. Si cela entre dans la fenêtre que vous avez choisie, un e-mail part immédiatement vers votre adresse.
L'e-mail contient :
- Le type d'événement, signalé par une étiquette claire : Annulé ou Déplacé.
- Le créneau qui s'est libéré, avec l'indication du délai restant (« dans moins d'une heure », « dans environ 5 heures »).
- Le nom du client et la prestation qui était réservée.
- Si le rendez-vous a été déplacé et non annulé, la nouvelle date et la nouvelle heure auxquelles il a été replacé.
- Un bouton « Écrire sur WhatsApp », qui ouvre directement la conversation pour contacter celui qui pourrait prendre cette place.
Si plusieurs créneaux se libèrent au même moment, vous recevez un seul e-mail qui les rassemble tous, classés par horaire, pour que votre boîte ne se remplisse pas de notifications séparées.
Quels changements déclenchent l'alerte¶
L'alerte est pensée pour les changements qui viennent de vos clients via l'assistant IA sur WhatsApp : ce sont ceux que vous risquez de ne pas voir tout de suite, parce qu'ils arrivent pendant que vous êtes en consultation avec quelqu'un d'autre.
Les changements que vous faites vous-même sur l'agenda ne déclenchent pas d'alerte, pour une raison simple : vous les connaissez déjà, vous venez de les faire. Une notification qui vous informe de votre propre action n'est que du bruit, et le bruit est le moyen le plus rapide de faire ignorer les notifications suivantes.
La fenêtre de préavis : 24, 48 ou 72 heures¶
Toutes les annulations ne sont pas urgentes. Si un client annule dix jours à l'avance, l'agenda se réorganise tout seul. S'il annule pour demain matin, la partie se joue dans les heures qui suivent.
C'est pourquoi l'alerte ne se déclenche que pour les rendez-vous qui entrent dans une fenêtre que vous décidez :
- 24 heures : vous ne recevez l'alerte que pour les annulations vraiment de dernière minute.
- 48 heures : le réglage par défaut, le compromis qui convient à la plupart des cabinets.
- 72 heures : si vous travaillez sur des agendas pleins et qu'il vous faut plus de temps pour rappeler la liste d'attente.
La fenêtre se change depuis l'Accueil du tableau de bord, à tout moment, sans assistance technique.
Pourquoi cela compte, en chiffre d'affaires¶
Le calcul, vous pouvez le faire sur votre propre grille. Prenez l'exemple d'un cabinet qui perd deux créneaux par mois à cause d'annulations découvertes trop tard : sur une séance moyenne à 50 euros, cela fait 100 euros par mois, 1 200 euros par an laissés sur la table. En remplir ne serait-ce que la moitié rembourse l'abonnement et il reste de la marge.
Le sujet n'est pas technologique, il est de timing. Vous n'avez pas besoin d'un système qui vous dise en fin de journée ce qui s'est passé : vous avez besoin d'un système qui vous le dise pendant que vous pouvez encore agir. La liste d'attente que vous avez en tête, ou dans vos contacts WhatsApp, est déjà là. Il ne manque que le signal qui vous dit quand vous en servir.
Pourquoi par e-mail et pas sur WhatsApp¶
C'est un choix délibéré, pas une limite.
L'e-mail est le canal où l'information reste et se retrouve. Une alerte sur WhatsApp serait ensevelie sous les messages des clients en une heure, précisément au moment où vous avez besoin de la repêcher pour savoir quel créneau était resté libre.
À l'intérieur de l'e-mail se trouve de toute façon le bouton qui vous emmène directement sur WhatsApp pour agir : vous lisez là où vous avez l'historique, vous écrivez là où sont vos clients.
La différence avec les rappels¶
Ce sont deux fonctions distinctes, qui travaillent à deux moments opposés :
| Rappels automatiques | Alertes annulations et créneaux libres | |
|---|---|---|
| Quand | La veille du rendez-vous | À l'instant où le rendez-vous tombe |
| À qui | Au client, sur WhatsApp | À vous, par e-mail |
| À quoi cela sert | Éviter que le client oublie | Récupérer le créneau qui s'est libéré |
| Effet | Moins d'absences | Moins de trous dans l'agenda |
Le rappel automatique prévient, l'alerte annulation récupère. Ensemble, elles couvrent tout le cycle de vie d'un rendez-vous à risque.
Ce que vous devez faire pour l'activer¶
Rien de compliqué : l'alerte annulation est active par défaut avec une fenêtre de 48 heures sur les forfaits qui l'incluent. Si cela vous convient, il n'y a rien à toucher.
Si vous voulez changer la fenêtre horaire ou la désactiver complètement, l'interrupteur se trouve sur l'Accueil de votre tableau de bord. Les e-mails arrivent à l'adresse de votre compte, ils sont dans la langue configurée pour votre cabinet, et chaque message contient le lien pour désactiver la fonction si vous changez d'avis.
Si vous la désactivez, l'assistant IA continue de gérer normalement les annulations et les déplacements et votre agenda reste à jour : vous ne recevez simplement pas la notification immédiate. Vous retrouverez les mêmes informations dans le récapitulatif quotidien par e-mail du soir, qui arrive toutefois quand la marge pour agir s'est réduite.
L'alerte annulation est incluse dans le forfait Standard. Le détail des forfaits se trouve sur la page offres et tarifs.