Activation guidée : configurer votre assistant IA WhatsApp pas à pas¶

En bref : l'activation guidée est la checklist qui fait passer Wably du compte vide à l'assistant opérationnel. Six étapes, avec une barre qui affiche le pourcentage d'avancement. Quand elle atteint 100 %, il ne reste qu'à allumer l'assistant depuis l'Accueil.

Comment fonctionne l'activation guidée¶

L'activation guidée, sous-titrée « Complétez toutes les étapes pour activer l'assistant IA », vous accompagne dans la mise en service de Wably.

En haut se trouve une barre affichant le pourcentage d'avancement, en dessous la liste des étapes. Touchez une étape pour l'ouvrir : celles déjà terminées sont marquées, vous savez donc toujours où vous en êtes sans avoir à vous souvenir de ce que vous aviez fait la fois précédente.

Il n'est pas nécessaire de tout terminer en une seule session. Vous pouvez interrompre et reprendre quand vous voulez : Wably conserve ce que vous avez saisi et la barre repart du point où vous l'aviez laissée.

Les six étapes de l'activation, dans l'ordre¶

1. Profil, les données de votre activité¶

Nom de l'activité, type d'activité, adresse, langue et fuseau horaire.

C'est la partie qui semble la plus administrative, et c'est en réalité celle qui conditionne tout le reste : le fuseau horaire est la donnée avec laquelle l'assistant calcule les créneaux libres à proposer, tandis que la langue détermine la façon dont il s'adresse à celui qui écrit quand la conversation ne suggère pas autre chose.

Guide complet : profil.

2. Horaires de travail, quand vous êtes disponible¶

Jours ouvrés, plages horaires, pause déjeuner et jours de fermeture.

C'est l'étape qui mérite le plus d'attention, car c'est sur ces horaires que l'assistant propose les rendez-vous. Wably part d'un horaire standard, mais le vôtre sera presque certainement différent : si vous travaillez le samedi matin, si vous faites la journée continue, si vous fermez à 14 h le mercredi, réglez-le maintenant et non après le premier rendez-vous fixé au mauvais moment.

C'est ici aussi que vous définissez la durée des séances et la pause entre deux clients, les deux paramètres qui évitent que l'agenda se remplisse sans respiration.

Guide complet : horaires de travail.

3. Infos & services, ce que l'assistant peut dire aux clients¶

L'étape qui fait la différence entre un assistant utile et un assistant qui vous renvoie tout. Vous y écrivez :

• la description de l'activité : qui vous êtes, ce que vous faites, comment vous travaillez ;
• la liste des prestations, avec la durée et le tarif de chacune ;
• les questions récurrentes des clients, avec la réponse que vous donneriez vous-même ;
• les informations pratiques : où se garer, comment accéder au cabinet, quoi apporter à la première séance, comment régler.

La règle la plus simple du produit s'applique : l'assistant ne sait dire que ce que vous lui avez écrit. Si une information manque, il ne l'invente pas mais vous la renvoie. Plus cette fiche est complète, moins vous êtes interrompu pendant les séances.

Si vous avez peu de temps, commencez par les trois prestations que vous réalisez le plus souvent et par les cinq questions qu'on vous pose le plus. Vous pourrez l'enrichir à tout moment, même avec l'assistant déjà allumé.

Guide complet : infos et services.

4. Connecter Google Calendar, votre agenda réel¶

La connexion qui transforme Wably de chatbot en secrétaire. À partir de là, l'assistant lit votre disponibilité effective avant de proposer un horaire, et chaque rendez-vous qu'il prend arrive directement dans votre agenda, sans recopie manuelle et sans double réservation.

Si vous avez plusieurs agendas, vous pouvez choisir lequel utiliser.

Guide complet : connecter Google Calendar.

5. Connecter Google Contacts, votre répertoire¶

Cela sert à reconnaître qui vous écrit : un message venant d'un contact enregistré n'est pas traité comme celui d'un numéro jamais vu. Si vous activez l'option, les nouveaux clients gérés par l'assistant sont aussi enregistrés automatiquement parmi vos contacts, si bien que le répertoire se construit tout seul.

Guide complet : importer les contacts.

6. Connecter WhatsApp, l'étape qui allume tout¶

C'est la connexion qui transforme la configuration en un assistant qui travaille : à partir de là, les messages qui arrivent sur votre numéro sont reçus et traités.

Deux choses à savoir avant de commencer.

Vous gardez votre numéro. Grâce à la fonction Coexistence, vous continuez d'utiliser le numéro que vos clients connaissent déjà, avec l'historique que vous avez, et vous continuez d'écrire depuis votre téléphone comme vous l'avez toujours fait. Vous n'avez à communiquer aucun nouveau numéro. Le détail se trouve sur la page votre numéro WhatsApp.

Meta vous demandera une carte de paiement. Elle sert à couvrir les conversations WhatsApp Business, elle reste enregistrée sur votre compte Meta et ce n'est pas un coût Wably. Nous avons choisi de ne pas passer par des intermédiaires : le coût des messages et des rappels est donc celui fixé par Meta, sans majoration ni commission de tiers.

Guide complet : configuration de WhatsApp Business.

Lorsque toutes les étapes sont terminées, la barre atteint 100 % et Wably est prêt à travailler.

Combien de temps faut-il pour configurer Wably¶

Quelques minutes pour la partie technique. Les connexions à WhatsApp, à l'agenda et au répertoire ne demandent que quelques autorisations guidées, sans clé à copier ni paramètre à saisir à la main.

Le vrai temps, c'est la troisième étape qui le prend : la rédaction des prestations et des informations. Et c'est du temps bien employé : c'est la partie qui travaillera ensuite à votre place tous les jours, chaque fois que quelqu'un demande le tarif d'une séance ou l'endroit où se garer.

Comment vérifier que l'activation a réussi¶

Deux vérifications depuis le tableau de bord, une confirmation sur le terrain.

1. Dans l'Accueil, vérifiez que l'état des intégrations est bien « connecté » sur toutes les entrées.
2. Toujours dans l'Accueil, vérifiez que l'interrupteur général de l'assistant est allumé.
3. Faites envoyer un message à votre numéro WhatsApp depuis un autre téléphone et observez la réponse.

La troisième vérification est celle qui compte vraiment, et c'est aussi le meilleur moyen de savoir si les informations saisies à l'étape 3 sont aussi complètes que vous le pensiez. Si l'assistant répond de façon vague sur une prestation, c'est la fiche qu'il faut enrichir, ce n'est pas l'assistant qui se trompe.

Modifier la configuration après l'activation¶

Rien de ce que vous réglez n'est définitif. Horaires, prestations, ton et automatisations se modifient à tout moment depuis le tableau de bord, sans refaire la checklist et sans interrompre le service. Les modifications prennent effet sur les conversations suivantes.

Cela vaut aussi pour les intégrations : vous pouvez déconnecter et reconnecter Google Calendar, ou changer l'agenda de destination, quand vous en avez besoin.

Après l'activation : quoi paramétrer¶

Une fois l'assistant allumé, l'étape suivante consiste à décider comment il doit se comporter au quotidien :

• réglez les rappels automatiques pour réduire les rendez-vous manqués ;
• activez l'alerte annulations et créneaux libérés pour ne pas perdre les horaires qui se libèrent au dernier moment ;
• activez le récapitulatif quotidien par e-mail pour savoir chaque soir ce que l'assistant a géré ;
• revoyez ton et contrôles pour décider comment il parle et à qui il répond.