Comment fonctionne Wably : les rendez-vous sur WhatsApp avec l'IA¶

Wably s'appuie sur deux outils que vous utilisez déjà : WhatsApp Business, le canal avec lequel vous parlez à vos clients, et Google Calendar, votre agenda. Une fois connectés, l'assistant fait le pont entre les deux : il lit les messages qui arrivent, comprend la demande, vérifie la disponibilité réelle et inscrit le rendez-vous dans le calendrier.

Vous n'avez rien à changer à votre façon de travailler. Vous continuez à utiliser votre numéro et votre agenda habituels.

Ce qu'il faut pour commencer¶

• Le numéro WhatsApp Business que vous utilisez déjà. Pas besoin d'en activer un nouveau et vos clients n'ont rien à télécharger : ils continuent à vous écrire là où ils l'ont toujours fait. Cette possibilité s'appelle coexistence et elle est expliquée sur la page votre numéro WhatsApp.
• Un compte Google avec Calendar pour l'agenda et Contacts pour le répertoire.
• Une dizaine de minutes pour la configuration guidée, où vous décrivez avec vos mots vos prestations, vos tarifs, vos horaires et les réponses aux questions les plus fréquentes.

Le parcours d'une réservation¶

1. Un client écrit à votre numéro WhatsApp : « Je voudrais un rendez-vous jeudi après-midi ».
2. Wably comprend la demande en langage naturel, donc même si la phrase est mal écrite, abrégée ou dans une autre langue.
3. Elle vérifie la disponibilité réelle dans votre agenda, en tenant compte des horaires de travail, des pauses, de la durée de la prestation demandée et de ce qui est déjà noté.
4. Elle propose un ou plusieurs créneaux libres. Si le client demande un moment occupé, l'assistant propose l'alternative libre la plus proche au lieu de répondre qu'il n'y a pas de place.
5. Le client confirme et le rendez-vous est inscrit automatiquement dans votre Google Calendar, avec le nom du client et la prestation demandée.
6. Wably confirme dans la conversation et, si le client est nouveau, enregistre le contact dans le répertoire.

Tout cela se passe en conversation, comme une discussion WhatsApp normale, sans que vous ayez à intervenir. Les créneaux proposés respectent toujours ce que vous avez défini dans vos horaires de travail et ce qui est déjà dans votre calendrier, donc aucun chevauchement n'est créé.

Reports et annulations¶

Les plans changent, et les gérer au téléphone vous fait perdre du temps, à vous comme au client. Wably s'en occupe en conversation.

• Report. Si un client demande à changer d'horaire, l'assistant vérifie la nouvelle disponibilité, propose une alternative et met à jour le rendez-vous dans le calendrier.
• Annulation. Si un client annule, le rendez-vous est retiré de l'agenda et le créneau redevient disponible pour quelqu'un d'autre.

Un créneau libéré à temps est un créneau que vous pouvez encore remplir. Moins de friction pour le client, moins d'interruptions pour vous.

Le rappel avant le rendez-vous¶

La veille du rendez-vous, Wably envoie un rappel au client. Vous pouvez choisir entre deux modes :

• Une simple alerte, qui rappelle le jour et l'heure.
• Une demande de confirmation avec les boutons Confirmer et Déplacer, pour que celui qui ne peut pas venir le dise à l'avance au lieu de disparaître.

Celui qui touche Déplacer entre directement en conversation avec l'assistant, qui propose les alternatives libres et met à jour le calendrier. Les détails sont sur la page rappels de rendez-vous automatiques.

Après le rendez-vous : la demande d'avis¶

Une fois le rendez-vous passé, Wably envoie toute seule la demande d'avis, par WhatsApp ou par e-mail, avec le lien que vous choisissez : votre profil Google, votre page ou toute autre adresse.

Le message part quelques heures après le rendez-vous, c'est-à-dire quand le client a encore l'expérience fraîche en tête et qu'il est plus enclin à répondre. C'est la partie que vous manquez d'habitude, parce que pendant que vous travaillez vous n'y pensez pas ou vous ne trouvez pas le bon moment pour la demander.

Les détails sont sur la page avis automatiques sur WhatsApp.

Ce qui se passe pendant que vous ne regardez pas¶

Wably travaille aussi le soir, le week-end et pendant que vous êtes avec un client. Pour ne pas perdre le fil, vous recevez chaque jour par e-mail un récapitulatif de ce que l'assistant a géré : rendez-vous pris, reportés et annulés.

Si le client écrit dans une autre langue, l'assistant répond dans la sienne : utile si vous travaillez dans une zone touristique ou avec une clientèle étrangère.

Vous gardez le contrôle¶

C'est vous qui décidez quand l'assistant est actif et pour quels contacts. Vous pouvez le mettre en pause à tout moment, même pour un seul client, et les messages continuent d'arriver normalement sur votre WhatsApp.

Pour toute situation particulière, vous pouvez intervenir directement dans la conversation : vous écrivez, et l'échange se poursuit comme d'habitude. Le calendrier reste la seule source de vérité, donc si vous créez ou déplacez un rendez-vous à la main, Wably le voit et en tient compte. Pour aller plus loin, voyez la page contacts et répertoire.

Essayez-la avant de l'activer¶

Vous pouvez voir comment l'assistant répond sans vous inscrire et sans rien connecter : ouvrez la démo de l'assistant WhatsApp et écrivez comme le ferait un de vos clients.