Comment créer un événement manuellement dans Google Calendar¶

Tous les rendez-vous ne naissent pas sur WhatsApp. Certains, vous les écrivez à la main dans votre agenda, après un appel ou à la fin d'une séance. D'autres arrivent de votre page de réservation en ligne, si vous en utilisez une.

Ces rendez-vous aussi peuvent recevoir les rappels automatiques. Il suffit que l'événement contienne ce qu'il faut.

Rappels de rendez-vous depuis Google Calendar : il faut le numéro de téléphone¶

Le rappel arrive sur WhatsApp. Il faut donc le numéro de téléphone du client. Sans numéro, rien ne part, même si tout le reste est bien écrit.

Wably cherche le numéro dans les notes de l'événement (certains calendriers l'appellent description). Toutes les façons de l'écrire conviennent :

+33 6 12 34 56 78
0033 6 12 34 56 78
06 12 34 56 78
06-12-34-56-78
0612345678

Si vous écrivez le numéro sans l'indicatif international, Wably regarde d'abord si ce numéro est celui d'un client que vous avez déjà : dans ce cas il utilise son numéro complet. Si c'est une personne nouvelle, il utilise le pays de votre cabinet, celui que vous avez indiqué dans Profil.

Si vous écrivez plusieurs numéros, mettez le mobile en premier : Wably n'utilise que le premier qu'il trouve.

Comment écrire un événement dans Google Calendar : deux façons qui marchent toujours¶

Pas besoin de retenir toutes les règles. Choisissez l'une de ces deux façons et utilisez-la toujours.

Méthode 1 : le nom dans le titre¶

Écrivez le prénom et le nom au début du titre. Si vous voulez aussi indiquer le type de rendez-vous, mettez-le après un tiret. Le numéro de téléphone va dans les notes.

Titre : Julien Moreau - première visite
Notes : +33 6 12 34 56 78

Julien Moreau, Julien Moreau | séance, Julien Moreau - contrôle genou conviennent aussi. L'important est que le nom vienne avant le tiret.

Méthode 2 : le nom dans les notes¶

Utilisez le titre pour décrire le rendez-vous et écrivez le nom dans les notes, précédé de Nom :. Client : et Patient : conviennent aussi.

Titre : Première visite genou droit
Notes : Nom : Julien Moreau
        +33 6 12 34 56 78

Avec cette méthode, le titre peut contenir n'importe quoi, même des notes pour vous-même : le nom, c'est vous qui l'avez écrit, et Wably n'a rien à interpréter.

Les trois choses à éviter¶

• Le numéro dans le titre. Il va toujours dans les notes.
• Le nom après le tiret, comme dans Contrôle - Julien Moreau. Wably ne lit que la partie avant le tiret : mettez le nom là, ou utilisez la méthode 2.
• Aucun nom, ni dans le titre ni dans les notes. Le numéro seul ne suffit pas : sans nom, votre client ne reçoit pas le rappel.

Quand vous écrivez le rendez-vous à la main¶

C'est le numéro qui déclenche le rappel. Le nom sert à savoir à qui appartient le rendez-vous.

Wably cherche le nom dans cet ordre, et s'arrête dès qu'il le trouve.

1. La personne invitée à l'événement. Si une seule personne en dehors de vous est invitée à l'événement, Wably y prend le nom et l'adresse e-mail.

2. Une étiquette dans les notes, écrite en début de ligne. Nom :, Nom complet :, Nom et prénom :, Client :, Patient :, Contact :, Invité : et Réservé par : fonctionnent, ainsi que les mêmes étiquettes en italien, espagnol, anglais et portugais. Vous pouvez les écrire avec ou sans accents, et remplacer les deux points par un tiret.

Nom : Claire Fabre
06 12 34 56 78
deuxième séance, genou droit

3. Le nom du titre, comparé à votre répertoire. Si le titre contient une personne que vous avez déjà dans votre répertoire, Wably la reconnaît. Cela fonctionne même si le titre contient autre chose, même avec le nom inversé, même tout en minuscules :

Julien Moreau - contrôle cheville
Moreau Julien
julien moreau

4. Le titre comme nom d'une personne nouvelle. Cela ne vaut que si le titre fait deux ou trois mots sans chiffres, et si aucun de ces mots ne décrit le rendez-vous.

Marie Le Gall convient. Première visite non : ce sont deux mots, mais ils parlent du rendez-vous et non d'une personne. Contrôle post-opératoire nouveau patient non plus : trop de mots, et ce n'est pas un nom.

Wably connaît les mots qui décrivent un rendez-vous dans les langues où il travaille : visite, séance, contrôle, traitement, massage, entraînement, devis, réunion, pause et bien d'autres. Si le titre en contient un, il n'est pas utilisé comme nom.

Quand un nouveau contact est créé¶

Un nouveau contact naît uniquement si l'événement contient à la fois le nom et le numéro de téléphone, et qu'aucun de vos contacts ne correspond. Le nom est pris avec les règles ci-dessus.

S'il manque le nom, Wably n'enregistre pas le rendez-vous et votre client ne reçoit pas le rappel. C'est un choix voulu : un contact avec le seul numéro, sans nom, ne vous servirait à rien et resterait ainsi dans votre répertoire aussi.

Quand il reconnaît quelqu'un que vous avez déjà¶

Wably reconnaît un client existant par le numéro, par l'e-mail ou par le nom du titre.

La reconnaissance par le nom n'a lieu que si le résultat est certain. Si vous avez dans votre répertoire deux personnes différentes portant le même nom avec des numéros différents, Wably ne devine pas et n'en rattache aucune. C'est un choix voulu : un rappel envoyé à la mauvaise personne est pire qu'un rappel non envoyé.

La note qui vous demande de vérifier le nom¶

Quand le nom vient du titre de l'événement (le cas 4), Wably n'a aucun moyen de savoir s'il s'agit vraiment d'un nom. Il enregistre donc le contact avec une note qui vous invite à le vérifier.

Si vous avez activé l'enregistrement des contacts dans Google Contacts, vous trouvez le contact et la note directement dans le répertoire du téléphone, et vous y corrigez le nom. La correction revient dans Wably toute seule.

Si vous utilisez une page de réservation en ligne¶

Google Calendar Rendez-vous, Calendly et Cal.com demandent toujours le nom et l'e-mail, et ajoutent le client comme invité de l'événement. Le nom est donc reconnu tout seul, sans rien à régler.

Le téléphone, non : ils ne le demandent pas automatiquement.

Quand Wably regarde l'agenda¶

Wably contrôle le calendrier toutes les 30 minutes et lit les deux mois qui suivent.

Le premier rappel part la veille du rendez-vous, à l'heure que vous avez choisie dans Accueil entre 9h00, 11h00 et 17h00, heure de votre cabinet. Si vous avez aussi activé le second rappel, celui-ci part le jour même, 2, 3 ou 4 heures avant le rendez-vous.

Un rendez-vous ajouté après l'heure d'envoi de la veille n'arrive plus à temps pour ce rappel. Avec le second rappel activé, en revanche, il reçoit quand même celui du jour même.

Tous les cas en un coup d'œil¶

Le rappel n'est pas parti, pourquoi ?¶

Rouvrez l'événement et vérifiez dans cet ordre.

• Il n'y a pas de numéro de téléphone dans les notes. C'est la raison la plus fréquente.
• Il manque le nom du client. Le numéro seul ne suffit pas : le nom va dans le titre, ou dans les notes après Nom :.
• L'événement est « toute la journée ». Donnez-lui un horaire.
• Il n'y a ni numéro, ni e-mail, ni un nom que Wably retrouve au répertoire. Un titre comme « Première visite » ne suffit pas.
• Le titre est trop long pour être un nom, ou vous avez deux personnes qui portent le même nom.
• Vous avez saisi le rendez-vous après l'heure d'envoi de la veille. Ce rappel était déjà parti. Si vous avez activé le second rappel, le client reçoit quand même celui du jour même, sauf s'il reste moins d'une heure avant le rendez-vous.
• Vous réservez en ligne et le formulaire ne demande pas le téléphone. C'est le cas le plus courant chez ceux qui utilisent une page de réservation.
• Vous avez écrit plusieurs numéros dans les notes et le premier n'est pas le mobile. Wably n'utilise que le premier qu'il trouve.
• Le numéro est sans indicatif et il est identique à celui de deux clients différents. Dans ce cas Wably ne choisit pas : écrivez le numéro complet, avec l'indicatif international.

Pour choisir entre un rappel de simple alerte et un rappel avec demande de confirmation, pour changer l'heure d'envoi et pour activer le second rappel du jour même, voir l'écran Accueil. Pour connecter l'agenda, voir Google Calendar.